BasitCRM; reklam ajansları, dijital pazarlama ajansları, sosyal medya ajansları ve web tasarım firmalarının müşteri, proje, teklif, görev ve tahsilat süreçlerini tek panelden yönetmesini sağlayan özelleştirilebilir bir ajans CRM programıdır. Potansiyel müşteriden gelen ilk talebi kaydedebilir, teklif sürecini takip edebilir, kabul edilen işleri projeye dönüştürebilir ve ekip görevlerini düzenli biçimde yönetebilirsiniz.
Reklam ve dijital ajanslarda aynı anda çok sayıda müşteri, kampanya, tasarım, içerik, web sitesi ve reklam çalışması yürütülür. Bir müşteriden sosyal medya tasarımı beklenirken başka bir müşteri için Google Ads kampanyası hazırlanabilir. Aynı gün içinde teklif gönderilmesi, revize istenmesi, içerik onayı alınması ve ödeme takibi yapılması gerekebilir.
Bu süreçler yalnızca WhatsApp mesajları, e-postalar, Excel dosyaları ve ekip içi konuşmalar üzerinden yürütüldüğünde işlerin karışması kaçınılmaz hale gelir. BasitCRM, ajansın müşteri ilişkilerini ve operasyonel süreçlerini daha düzenli yönetmesine yardımcı olur.
Reklam ve Dijital Ajanslar Neden CRM Programına İhtiyaç Duyar?
Bir dijital ajansın işi yalnızca hizmet üretmek değildir. Yeni müşteri taleplerini değerlendirmek, ihtiyaç analizi yapmak, teklif hazırlamak, sözleşme sürecini takip etmek, görevleri ekibe dağıtmak ve tahsilatları kontrol etmek gerekir.
Ajans büyüdükçe şu soruların hızlı biçimde yanıtlanması önem kazanır:
- Yeni müşteri talebi hangi kanaldan geldi?
- Müşteri hangi hizmetlerle ilgileniyor?
- İlk görüşme ne zaman yapıldı?
- Teklif gönderildi mi?
- Teklif müşteri tarafından değerlendiriliyor mu?
- Müşteri revize talep etti mi?
- Proje hangi aşamada?
- Hangi görev hangi çalışan tarafından yürütülüyor?
- İçerik veya tasarım müşteri onayı bekliyor mu?
- Aylık hizmet bedeli tahsil edildi mi?
- Müşteriyle en son kim görüştü?
- Sözleşmenin yenilenme tarihi ne zaman?
Bu bilgilerin her biri farklı uygulamalarda tutulduğunda ajansın genel durumunu görmek zorlaşır. CRM programı sayesinde müşteriyle ilgili tüm satış ve hizmet süreci tek kayıt altında toplanabilir.
Yeni Müşteri Taleplerini Tek Panelde Toplayın
Reklam ajanslarına müşteri talepleri farklı kanallardan gelebilir. Web sitesi iletişim formu, Instagram mesajı, WhatsApp, telefon, e-posta veya referans aracılığıyla gelen potansiyel müşteriler ayrı ayrı takip edilmelidir.
BasitCRM üzerinde her yeni müşteri talebi için kayıt oluşturulabilir. Müşterinin iletişim bilgileriyle birlikte ihtiyaç duyduğu hizmetler ve görüşme notları sisteme eklenebilir.
Müşteri kartında şu bilgiler tutulabilir:
- Firma veya marka adı
- Yetkili kişi
- Telefon numarası
- E-posta adresi
- Web sitesi
- Sosyal medya hesapları
- İlgilendiği hizmet
- Aylık reklam bütçesi
- Talebin geldiği kanal
- Görüşme tarihi
- Satış sorumlusu
- Teklif durumu
- Müşteri notları
Böylece yeni müşteri talepleri çalışanların kişisel telefonlarında veya mesaj kutularında kaybolmaz. Her talep belirli bir satış süreci içinde takip edilebilir.
Ajans Hizmetlerine Göre Müşteri Kayıtları Oluşturun
Her müşterinin ajansla çalışma biçimi farklı olabilir. Bazı müşteriler yalnızca sosyal medya yönetimi alırken bazı müşteriler web tasarım, SEO, Google Ads ve içerik üretimi gibi birden fazla hizmet satın alabilir.
BasitCRM içerisinde müşteriler aldıkları hizmetlere göre sınıflandırılabilir:
- Sosyal medya yönetimi
- Google Ads yönetimi
- Meta reklam yönetimi
- SEO danışmanlığı
- Web sitesi tasarımı
- E-ticaret sitesi kurulumu
- Grafik tasarım
- Kurumsal kimlik
- İçerik üretimi
- Video ve Reels prodüksiyonu
- Marka danışmanlığı
- E-posta pazarlama
- Yazılım geliştirme
- Bakım ve destek hizmeti
Bu sınıflandırma sayesinde hangi müşterinin hangi hizmeti aldığını görebilir, benzer hizmetlerle ilgilenebilecek müşterileri filtreleyebilirsiniz.
Örneğin yalnızca web tasarım hizmeti alan bir müşteriye daha sonra SEO, reklam yönetimi veya bakım paketi sunulabilir.
Teklif Süreçlerini Düzenli Takip Edin
Dijital ajanslarda satış sürecinin en önemli aşamalarından biri teklif yönetimidir. Müşteriyle görüşme yapıldıktan sonra hizmet kapsamı belirlenir, fiyatlandırma hazırlanır ve teklif gönderilir.
Teklif gönderildikten sonra müşteri hemen dönüş yapmayabilir. Teklifin hangi tarihte gönderildiği, müşterinin ne cevap verdiği ve ne zaman tekrar aranması gerektiği takip edilmezse satış fırsatı kaybedilebilir.
BasitCRM ile teklif süreci aşamalara ayrılabilir:
- Yeni müşteri talebi
- İlk görüşme yapıldı
- İhtiyaç analizi tamamlandı
- Teklif hazırlanıyor
- Teklif gönderildi
- Müşteri değerlendiriyor
- Revize teklif gönderildi
- Teklif onaylandı
- Sözleşme bekleniyor
- Satış tamamlandı
- Teklif reddedildi
Her teklif kaydında hizmet kapsamı, teklif tutarı, geçerlilik tarihi ve müşteri notları bulunabilir.
Teklif verilen ancak geri dönüş alınmayan müşteriler filtrelenerek yeniden aranabilir. Böylece ajansın satış takibi kişisel hafızaya bağlı kalmaz.
Teklifleri Projeye Dönüştürün
Müşteri teklifi kabul ettiğinde satış süreci sona erer ancak operasyon süreci başlar. Yapılacak işin proje olarak açılması, sorumlu kişilerin belirlenmesi ve teslim tarihlerinin planlanması gerekir.
BasitCRM üzerinde onaylanan işler proje olarak takip edilebilir. Proje kartında şu bilgiler yer alabilir:
- Proje adı
- Müşteri
- Hizmet türü
- Başlangıç tarihi
- Planlanan teslim tarihi
- Proje sorumlusu
- Ekip üyeleri
- Proje bütçesi
- Proje aşaması
- Müşteri beklentileri
- Teslim edilecek çalışmalar
- Revize sayısı
- Ödeme planı
- Proje notları
Bu yapı sayesinde satış ekibinden operasyon ekibine bilgi aktarımı daha sağlıklı yapılabilir.
Müşteriyle ilk görüşmede konuşulan detayların proje ekibine eksik aktarılması nedeniyle yaşanan yanlış anlamalar azaltılabilir.
Ajans Projelerini Aşamalara Ayırın
Her ajans projesi aynı iş akışına sahip değildir. Web sitesi projesi ile sosyal medya yönetimi veya reklam kampanyasının aşamaları birbirinden farklı olabilir.
BasitCRM, ajansın çalışma biçimine göre özelleştirilebilir.
Bir web tasarım projesi için şu aşamalar kullanılabilir:
- Brief alındı
- İçerikler bekleniyor
- Tasarım hazırlanıyor
- Tasarım onayı bekleniyor
- Yazılım geliştirme başladı
- Mobil kontroller yapılıyor
- Müşteri testi
- Revize süreci
- Yayına hazır
- Proje tamamlandı
Sosyal medya yönetimi için ise şu süreç oluşturulabilir:
- İçerik planı hazırlanıyor
- Görseller tasarlanıyor
- Metinler hazırlanıyor
- Müşteri onayı bekleniyor
- Revize istendi
- Paylaşım planlandı
- Yayınlandı
- Aylık rapor hazırlandı
Ajans kendi hizmetlerine göre farklı proje ve görev durumları belirleyebilir.
Görevleri Ekip Üyelerine Atayın
Dijital ajanslarda bir proje üzerinde birden fazla kişi çalışabilir. Tasarımcı görsel hazırlarken metin yazarı açıklama metnini oluşturabilir. Reklam uzmanı kampanyayı kurarken müşteri yöneticisi onay sürecini takip edebilir.
Görevler yalnızca mesajlaşma uygulamaları üzerinden iletildiğinde unutulabilir veya teslim tarihi gözden kaçabilir.
BasitCRM ile görevler çalışanlara atanabilir. Görev kaydında şu bilgiler bulunabilir:
- Görev başlığı
- İlgili müşteri
- İlgili proje
- Sorumlu çalışan
- Başlangıç tarihi
- Teslim tarihi
- Öncelik seviyesi
- Görev durumu
- Açıklama
- Kontrol notu
- Tamamlanma tarihi
Görevler “bekliyor”, “devam ediyor”, “müşteri onayı bekliyor”, “revize ediliyor” ve “tamamlandı” gibi durumlarla takip edilebilir.
Bu sayede hangi çalışanın üzerinde hangi işlerin bulunduğu daha net görülebilir.
Müşteri Onay ve Revize Süreçlerini Takip Edin
Reklam ve dijital ajanslarda en çok zaman kaybettiren konulardan biri müşteri onaylarıdır. Hazırlanan tasarım, reklam metni, video veya web sitesi bölümü müşteriye gönderilir ancak geri dönüş gecikebilir.
Müşteri yanıt vermediğinde proje teslim tarihi uzar. Buna rağmen gecikmenin ajans kaynaklı olduğu düşünülebilir.
BasitCRM içerisinde müşteri onayı bekleyen görevler ayrıca işaretlenebilir. Tasarımın hangi tarihte gönderildiği, müşterinin ne zaman dönüş yaptığı ve hangi revizeleri istediği kayıt altına alınabilir.
Örneğin şu notlar eklenebilir:
- Ana sayfa tasarımı 12 Temmuz tarihinde gönderildi.
- Müşteri logo boyutunun büyütülmesini istedi.
- İkinci revize 14 Temmuz tarihinde tamamlandı.
- Son tasarım müşteri onayı bekliyor.
- Onay alınmadan yazılım aşamasına geçilmeyecek.
Bu kayıtlar hem ekip içi iletişimi kolaylaştırır hem de müşteriyle yaşanabilecek tarih ve revize anlaşmazlıklarında geçmişi görmenizi sağlar.
Sosyal Medya İçerik Süreçlerini Yönetin
Sosyal medya ajansları aynı anda çok sayıda marka için içerik üretir. Her markanın paylaşım dili, kampanya tarihleri, özel günleri ve onay süreçleri farklıdır.
BasitCRM, sosyal medya içeriklerinin görev veya proje bazlı takip edilmesine yardımcı olabilir.
İçerik sürecinde şu bilgiler kaydedilebilir:
- Marka adı
- İçerik konusu
- Platform
- Paylaşım türü
- Görsel sorumlusu
- Metin sorumlusu
- Planlanan yayın tarihi
- Tasarım durumu
- Müşteri onay durumu
- Revize notu
- Yayın durumu
Bu yapı, içeriklerin yalnızca WhatsApp gruplarında veya dağınık Excel tablolarında takip edilmesini önler.
Reklam Kampanyalarını Müşteri Bazında Takip Edin
Google Ads ve Meta reklam yönetimi yapan ajanslar için müşteri bütçelerinin ve kampanya süreçlerinin düzenli takip edilmesi önemlidir.
CRM sistemi reklam platformunun yerine geçmez. Ancak müşteri ilişkileri, bütçe bilgileri, raporlama tarihleri ve kampanya görevleri CRM içerisinde yönetilebilir.
Müşteri kartında veya proje kaydında şu bilgiler tutulabilir:
- Reklam platformu
- Aylık reklam bütçesi
- Hizmet bedeli
- Kampanya başlangıç tarihi
- Kampanya hedefi
- Raporlama tarihi
- Reklam hesabı durumu
- Müşteri onayı
- Gerekli görsel ve metinler
- Kampanya sorumlusu
- Aylık değerlendirme notu
Böylece reklam uzmanı ve müşteri yöneticisi aynı bilgiler üzerinden ilerleyebilir.
Aylık Hizmet ve Sözleşme Yenilemelerini Kontrol Edin
Dijital ajansların önemli bir bölümü aylık hizmet modeliyle çalışır. Sosyal medya yönetimi, reklam danışmanlığı, SEO, bakım ve destek gibi hizmetler belirli dönemlerle yenilenir.
Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri düzenli takip edilmezse yenileme görüşmeleri gecikebilir.
BasitCRM içerisinde şu bilgiler kaydedilebilir:
- Sözleşme başlangıç tarihi
- Sözleşme bitiş tarihi
- Aylık hizmet bedeli
- Yenileme dönemi
- Fiyat güncelleme tarihi
- Hizmet kapsamı
- İptal bildirimi süresi
- Yenileme görüşmesi tarihi
Sözleşme bitişi yaklaşan müşteriler listelenerek zamanında iletişime geçilebilir.
Tahsilat ve Ödeme Süreçlerini İzleyin
Ajans projelerinde tahsilat süreci farklı biçimlerde ilerleyebilir. Bazı projelerde işe başlamadan önce kapora alınır, bazı projelerde ödeme aşamalara bölünür. Aylık hizmetlerde ise düzenli faturalama yapılır.
BasitCRM içerisinde müşteriye ait ödeme ve tahsilat bilgileri takip edilebilir:
- Proje toplam tutarı
- Aylık hizmet bedeli
- Kapora tutarı
- Tahsil edilen miktar
- Kalan bakiye
- Son ödeme tarihi
- Ödeme yöntemi
- Fatura durumu
- Geciken ödeme
- Tahsilat notu
Ödeme bekleyen müşteriler filtrelenerek finansal takip daha düzenli hale getirilebilir.
Bu özellik özellikle çok sayıda aylık müşteriye hizmet veren ajanslarda ödeme kontrolünü kolaylaştırır.
Müşteri Görüşmelerini Kayıt Altına Alın
Bir müşteriyle farklı zamanlarda satış sorumlusu, proje yöneticisi, tasarımcı veya reklam uzmanı görüşebilir. Görüşme notları yalnızca çalışanların kişisel mesajlarında kalırsa ekip içinde bilgi kaybı yaşanabilir.
BasitCRM üzerinde müşteri görüşmelerinin kısa özetleri kaydedilebilir:
- Müşteri yeni kampanya talep etti.
- Web sitesinde revize istedi.
- Aylık bütçesini artırmayı düşünüyor.
- Teklif cuma günü gönderilecek.
- Ödeme için muhasebeyle görüşecek.
- Yeni ürün çekimi planlanacak.
- Sözleşme yenileme görüşmesi yapılacak.
Müşteri tekrar iletişime geçtiğinde önceki görüşmeler kolayca incelenebilir.
Müşteri Kaybını Azaltın
Ajanslar bazı müşterileri hizmet kalitesi nedeniyle değil, iletişim eksikliği nedeniyle kaybedebilir. Uzun süre aranmayan, rapor gönderilmeyen veya taleplerine geç dönüş yapılan müşteriler farklı bir ajansla çalışmayı tercih edebilir.
CRM sistemi sayesinde şu müşteri grupları belirlenebilir:
- Uzun süredir görüşme yapılmayan müşteriler
- Projesi bekleyen müşteriler
- Teklifi yanıtsız kalan müşteriler
- Onay bekleyen müşteriler
- Ödemesi geciken müşteriler
- Sözleşmesi bitmek üzere olan müşteriler
- Hizmet yenileme dönemi yaklaşan müşteriler
Bu kayıtlar üzerinden planlı müşteri iletişimi yapılabilir.
Eski Müşterilerden Yeni İş Fırsatları Oluşturun
Daha önce web sitesi yaptıran bir müşteri ilerleyen dönemde SEO, reklam yönetimi veya bakım hizmetine ihtiyaç duyabilir. Sosyal medya yönetimi alan bir marka kurumsal kimlik veya video prodüksiyonu talep edebilir.
BasitCRM içerisinde eski müşteriler aldıkları hizmetlere göre filtrelenebilir. Yeni hizmetler için yeniden iletişime geçilebilir.
Örneğin:
- Web sitesi yaptıran müşterilere bakım paketi sunulabilir.
- SEO hizmeti alan müşterilere Google Ads yönetimi önerilebilir.
- Logo tasarımı yapılan firmalara kurumsal web sitesi teklifi verilebilir.
- Sosyal medya müşterilerine video içerik üretimi sunulabilir.
- E-ticaret müşterilerine dönüşüm optimizasyonu hizmeti önerilebilir.
Bu yaklaşım, sürekli yeni müşteri aramak yerine mevcut müşteri portföyünden yeni satış fırsatları oluşturmanıza yardımcı olur.
Excel ile Ajans Müşteri Takibi Yeterli mi?
Ajanslar başlangıç aşamasında müşteri ve proje takibi için Excel kullanabilir. Ancak ekip ve müşteri sayısı arttıkça Excel dosyaları yetersiz kalabilir.
Excel kullanımında şu sorunlar yaşanabilir:
- Aynı müşterinin farklı dosyalarda bulunması
- Güncel dosyanın karışması
- Tekliflerin unutulması
- Görevlerin çalışanlara atanamaması
- Revize geçmişinin görülememesi
- Tahsilat bilgilerinin ayrı tutulması
- Müşteri görüşmelerinin kaybolması
- Yetkilendirme yapılamaması
- Proje durumlarının toplu görülememesi
- Çalışanların farklı takip yöntemleri kullanması
BasitCRM, müşteri, teklif, proje, görev ve finans kayıtlarını birbiriyle bağlantılı şekilde yönetmenize yardımcı olur.
BasitCRM Dijital Ajanslara Nasıl Uyarlanır?
Her ajansın işleyişi farklıdır. Bir ajans sosyal medya yönetimine odaklanırken başka bir ajans web tasarım ve özel yazılım geliştirme hizmeti verebilir.
BasitCRM, ajansın çalışma sistemine göre özelleştirilebilir. Müşteri alanları, teklif durumları, proje aşamaları ve görev süreçleri ihtiyaca göre düzenlenebilir.
Ajanslar için şu özel alanlar oluşturulabilir:
- Hizmet türü
- Müşteri kaynağı
- Aylık reklam bütçesi
- Ajans hizmet bedeli
- Sözleşme başlangıç tarihi
- Sözleşme bitiş tarihi
- İçerik onay durumu
- Revize sayısı
- Proje teslim tarihi
- Reklam platformu
- Raporlama günü
- Tahsilat günü
- Müşteri sorumlusu
- Proje sorumlusu
İhtiyaç duyulmayan alanlar kaldırılabilir, yeni alanlar eklenebilir. Böylece ajansın kendi iş akışına uygun bir CRM sistemi oluşturulabilir.
Ajanslar İçin CRM Programının Sağladığı Avantajlar
BasitCRM kullanımı reklam ve dijital ajanslara şu avantajları sağlayabilir:
- Yeni müşteri taleplerini düzenli takip etme
- Teklif verilen müşterileri unutmama
- Satış fırsatlarını aşamalara ayırma
- Onaylanan teklifleri projeye dönüştürme
- Görevleri ekip üyelerine atama
- Teslim tarihlerini takip etme
- Revize ve müşteri onay süreçlerini kaydetme
- Sözleşme yenilemelerini kontrol etme
- Aylık hizmet tahsilatlarını izleme
- Müşteri görüşmelerini kayıt altında tutma
- Eski müşterilere yeniden ulaşma
- Ekip içi bilgi kaybını azaltma
- Ajansın genel iş durumunu tek ekrandan görme
Ajans büyüdükçe düzenli müşteri ve proje yönetimi daha önemli hale gelir.
Dijital Ajansınız İçin BasitCRM’i Deneyin
Müşteri talepleri farklı mesaj kutularında kalıyor, teklifler unutuluyor, proje görevleri karışıyor veya tahsilatlar düzenli takip edilemiyorsa ajans süreçlerinizi merkezi bir sisteme taşıyabilirsiniz.
Reklam ve dijital ajanslar için CRM programı BasitCRM ile potansiyel müşterileri, teklifleri, projeleri, görevleri, müşteri görüşmelerini ve ödeme süreçlerini tek panel üzerinden yönetebilirsiniz.
Ajansınızın çalışma biçimine uygun bir takip sistemi oluşturmak, ekip içi koordinasyonu güçlendirmek ve müşteri süreçlerini daha düzenli hale getirmek için BasitCRM ile iletişime geçebilir, sistemi ücretsiz deneyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Dijital ajans CRM programı nedir?
Dijital ajans CRM programı; müşteri taleplerini, teklifleri, projeleri, görevleri, sözleşmeleri ve tahsilatları tek sistem üzerinden yönetmeye yardımcı olan yazılımdır.
BasitCRM ile proje takibi yapılabilir mi?
BasitCRM üzerinde müşteriyle ilişkili projeler oluşturulabilir. Proje sorumlusu, teslim tarihi, aşamalar, görevler ve proje notları takip edilebilir.
Teklif verilen müşteriler nasıl takip edilir?
Müşteriler satış aşamalarına göre sınıflandırılabilir. Teklif gönderilen, değerlendirmede olan veya yeniden aranması gereken müşteriler filtrelenebilir.
Ajans çalışanlarına görev atanabilir mi?
Görevler ilgili müşteri ve projeyle ilişkilendirilerek çalışanlara atanabilir. Teslim tarihi, öncelik ve görev durumu kaydedilebilir.
Müşteri onayları takip edilebilir mi?
Tasarım, içerik, reklam veya web sitesi çalışmalarının müşteriye gönderildiği tarih ve onay durumu görev notlarına eklenebilir.
Aylık hizmet tahsilatları kaydedilebilir mi?
Müşterinin aylık hizmet bedeli, ödeme tarihi, tahsil edilen miktar ve kalan bakiye kayıt altına alınabilir.
BasitCRM farklı ajans hizmetlerine uyarlanabilir mi?
BasitCRM; sosyal medya, reklam yönetimi, SEO, web tasarım, grafik tasarım ve yazılım hizmeti sunan ajansların süreçlerine göre özelleştirilebilir.
