Tabela ve reklam üretim firmalarında bir müşteriden gelen talebin tamamlanması, çoğu zaman tek bir işlemden ibaret değildir. İlk görüşme, ölçü alınması, keşif yapılması, tasarım hazırlanması, fiyat teklifinin gönderilmesi, teklifin onaylanması, üretim planlaması, montaj ve ödeme takibi gibi birbirine bağlı birçok aşama bulunur. BasitCRM, tabela ve reklam firmalarının tüm bu süreçleri tek bir müşteri kaydı üzerinden takip etmesine yardımcı olan sade ve Türkçe bir müşteri takip programıdır.
BasitCRM sayesinde WhatsApp, telefon, e-posta, Instagram veya web sitesi üzerinden gelen müşteri talepleri kaybolmadan kayıt altına alınabilir. Müşterinin istediği tabela türü, iş yeri adresi, ölçüler, kullanılacak malzeme, teklif tutarı, üretim durumu, montaj tarihi ve ödeme bilgileri aynı sistem içerisinde saklanabilir. Böylece hem satış ekibi hem tasarımcılar hem üretim personeli hem de montaj ekibi güncel iş bilgilerine ulaşabilir.
Tabela ve Reklam Firmalarında Müşteri Takibi Neden Zordur?
Tabela üretimi yapan firmalar, genellikle birbirinden farklı özelliklere sahip özel siparişler üzerinde çalışır. Bir müşteri kutu harf tabela talep ederken başka bir müşteri araç giydirme, yönlendirme tabelası, ışıklı tabela, cephe kaplama veya dijital baskı isteyebilir.
Her işin ölçüsü, tasarımı, malzemesi, üretim süresi ve montaj koşulları farklıdır. Bu nedenle yalnızca müşterinin adını ve telefon numarasını kaydetmek yeterli olmaz. Görüşme sırasında alınan bütün ayrıntıların doğru biçimde saklanması gerekir.
Süreç Excel dosyaları, WhatsApp mesajları, telefon notları ve kâğıtlar üzerinden takip edildiğinde bilgiler farklı yerlerde dağılır. Müşteri tekrar aradığında son görüşmede ne konuşulduğu bulunamayabilir. Güncel olmayan ölçüler üretime gönderilebilir veya montaj tarihi unutulabilir.
Müşteri takip programı kullanıldığında ise müşteriyle ilgili bütün bilgiler tek bir kayıt altında tutulur. Böylece işin hangi aşamada olduğu daha kolay görülebilir.
Reklam ve Tabela Taleplerini Tek Merkezde Toplayın
Tabela firmalarına müşteri talepleri farklı kanallardan gelebilir. Bir müşteri Instagram üzerinden mesaj gönderirken başka bir müşteri doğrudan işletmeyi arayabilir. Mevcut bir müşteri ise WhatsApp üzerinden yeni şubesi için fiyat isteyebilir.
Bu taleplerin yalnızca mesaj kutularında kalması, satış fırsatlarının unutulmasına neden olabilir. Özellikle yoğun dönemlerde “sonra dönüş yaparız” denilen müşterilere zamanında geri dönüş yapılamayabilir.
BasitCRM üzerinde her talep için yeni bir müşteri veya potansiyel müşteri kaydı oluşturulabilir. Kayda şu bilgiler eklenebilir:
- Müşteri veya firma adı
- Telefon ve e-posta bilgileri
- Talep edilen ürün veya hizmet
- İş yeri ve montaj adresi
- Talebin geldiği kanal
- Tahmini bütçe
- Planlanan keşif tarihi
- Görüşme notları
- Müşteriyle ilgilenen personel
- Bir sonraki iletişim tarihi
Bu bilgiler sayesinde firma, hangi müşterinin hangi ürünle ilgilendiğini ve müşteriye ne zaman dönüş yapılması gerektiğini görebilir.
Keşif ve Ölçü Alma Sürecini Takip Edin
Tabela işlerinde doğru ölçü alınması, üretimin sorunsuz tamamlanması için kritik öneme sahiptir. Yanlış ölçü, eksik cephe bilgisi veya montaj alanının yeterince incelenmemesi hem maliyet hem de zaman kaybına yol açabilir.
Keşif yapılacak müşteriler BasitCRM içerisinde görev veya takvim kaydı olarak planlanabilir. Keşfe gidecek personel, tarih, saat, adres ve müşteri iletişim bilgileri sisteme eklenebilir.
Keşif tamamlandıktan sonra alınan ölçüler ve teknik bilgiler müşteri kaydına yazılabilir. Cephe fotoğrafları, taslak çizimler, müşteri tarafından gönderilen logolar ve ilgili belgeler de kayıt altında tutulabilir.
Keşif kaydında şu ayrıntılara yer verilebilir:
- Tabelanın genişliği ve yüksekliği
- Montaj yapılacak yüzeyin türü
- Elektrik hattının bulunup bulunmadığı
- Vinç veya iskele gereksinimi
- Zemin yüksekliği
- Kullanılacak malzeme
- Işıklı veya ışıksız üretim tercihi
- Renk ve tasarım talepleri
- Montaj bölgesiyle ilgili özel şartlar
Bu bilgiler satış, tasarım ve üretim ekipleri arasında oluşabilecek iletişim hatalarını azaltır.
Teklif Hazırlama ve Teklif Takibi
Tabela sektöründe müşteri çoğu zaman birden fazla firmadan fiyat alır. Bu nedenle teklifin hızlı hazırlanması kadar, teklif gönderildikten sonra düzenli takip yapılması da önemlidir.
BasitCRM üzerinden müşteriye sunulacak ürün ve hizmetler teklif kaydına eklenebilir. Kutu harf, pleksi tabela, kompozit cephe kaplama, vinil germe, dijital baskı, araç kaplama, montaj ve nakliye gibi kalemler ayrı ayrı belirtilebilir.
Teklif içerisinde ürün açıklaması, miktar, birim fiyat, vergi bilgisi, indirim ve toplam tutar gösterilebilir. Böylece müşteriye daha düzenli ve anlaşılır bir çalışma sunulabilir.
Teklif gönderildikten sonra teklif durumu takip edilebilir:
- Hazırlanıyor
- Müşteriye gönderildi
- Müşteri geri dönüşü bekleniyor
- Revize edilecek
- Onaylandı
- Reddedildi
- Siparişe dönüştürüldü
Bu yapı sayesinde açık teklifler arasında kaybolan satış fırsatları daha kolay fark edilir. Satış temsilcisi, belirli bir süre geri dönüş yapmayan müşteriler için görev oluşturabilir ve müşteriyi yeniden arayabilir.
Teklif Revizyonlarını Karıştırmadan Yönetin
Tabela ve reklam üretiminde ilk teklifin doğrudan onaylanması her zaman mümkün olmayabilir. Müşteri ölçüyü değiştirebilir, daha ekonomik bir malzeme isteyebilir veya tasarımda farklı bir uygulamaya geçmek isteyebilir.
Tekliflerin yalnızca PDF dosyaları ve WhatsApp konuşmaları üzerinden yönetilmesi, hangi fiyatın güncel olduğunun karışmasına yol açabilir. Özellikle aynı müşteri için birkaç farklı teklif hazırlandığında eski teklif yanlışlıkla üretime aktarılabilir.
BasitCRM üzerinde teklif kayıtları müşteriyle ilişkilendirildiği için yapılan görüşmeler ve fiyat değişiklikleri daha düzenli takip edilebilir. Revize edilen fiyatın nedeni müşteri notlarına eklenebilir. Böylece satış ekibi ile üretim ekibi arasında fiyat ve kapsam uyuşmazlığı oluşma ihtimali azalır.
Onaylanan Teklifleri Üretim Sürecine Aktarın
Müşteri teklifi kabul ettiğinde iş artık satış aşamasından üretim aşamasına geçer. Ancak bu geçişin doğru yönetilmemesi, üretim ekibine eksik bilgi verilmesine neden olabilir.
Onaylanan teklif, BasitCRM içerisinde sipariş veya proje kaydına dönüştürülebilir. Sipariş kaydına kullanılacak malzemeler, üretim ölçüleri, teslim tarihi, montaj tarihi ve özel müşteri talepleri eklenebilir.
Üretim süreci firma çalışma yapısına göre aşamalara ayrılabilir:
- Ölçüler kontrol ediliyor
- Tasarım hazırlanıyor
- Müşteri tasarım onayı bekleniyor
- Malzeme tedarik ediliyor
- Kesim yapılıyor
- Boyama veya kaplama yapılıyor
- Elektrik ve LED işlemleri tamamlanıyor
- Ürün montaja hazır
- Montaj planlandı
- İş tamamlandı
Her işin hangi aşamada olduğu sistem üzerinden görüldüğünde üretim planlaması daha kontrollü yapılabilir. Teslim tarihi yaklaşan ancak henüz üretimi tamamlanmamış işler daha erken fark edilebilir.
Tasarım Onaylarını Kayıt Altında Tutun
Tabela siparişlerinde müşteri onayı alınmadan üretime başlanması ciddi sorunlara neden olabilir. Yazım hatası, yanlış renk kullanımı, eski logo veya hatalı telefon numarası gibi problemler üretim tamamlandıktan sonra fark edildiğinde ürünün yeniden hazırlanması gerekebilir.
Bu nedenle müşteriye gönderilen tasarımın ve müşteriden alınan onayın kayıt altında tutulması önemlidir. Tasarım dosyasının gönderildiği tarih, müşterinin talep ettiği değişiklikler ve son onay bilgisi müşteri kaydına eklenebilir.
Örneğin müşteri, tabela üzerindeki telefon numarasının değiştirilmesini istediyse bu bilgi yalnızca WhatsApp konuşmasında bırakılmamalıdır. Güncel bilgi doğrudan sipariş veya proje kaydına yazılmalıdır.
Bu yöntem, özellikle birden fazla tasarımcı ve üretim personeli bulunan firmalarda yanlış dosyanın üretime gönderilmesini önlemeye yardımcı olur.
Üretim İşlerini Personellere Atayın
Tabela üretiminde tasarım, kesim, baskı, boya, elektrik, kaynak ve montaj gibi farklı işler farklı personeller tarafından gerçekleştirilebilir. İş dağılımının yalnızca sözlü olarak yapılması, bazı görevlerin unutulmasına veya gecikmesine neden olabilir.
BasitCRM görev yönetimi ile her iş ilgili personele atanabilir. Göreve başlangıç tarihi, bitiş tarihi, öncelik seviyesi ve açıklama eklenebilir.
Örneğin aşağıdaki görevler ayrı ayrı oluşturulabilir:
- Müşteriden güncel logo dosyasını isteme
- Cephe tasarımını hazırlama
- Tasarım onayını alma
- Pleksi kesimini tamamlama
- LED montajını yapma
- Aracı montaj için planlama
- Montaj sonrası fotoğraf çekme
- Kalan ödemeyi takip etme
Personel tamamladığı görevleri sistem üzerinden kapatabilir. Böylece işin ilerleyişi yalnızca firma sahibinin hafızasına bağlı kalmaz.
Montaj Takvimini Düzenleyin
Montaj aşaması, tabela üretim sürecinin en fazla koordinasyon gerektiren bölümlerinden biridir. Montaj ekibinin, aracın, gerekli ekipmanın ve müşterinin aynı zamanda hazır olması gerekir.
Montaj tarihleri BasitCRM takvimine eklenerek günlük veya haftalık plan oluşturulabilir. Montaj kaydında müşteri adresi, iletişim bilgileri, montaj ekibi, ürün türü ve gerekli ekipman belirtilebilir.
Vinç, iskele, merdiven, jeneratör veya özel bağlantı ekipmanı gerektiren işler için önceden not eklenebilir. Böylece montaj ekibinin adrese eksik ekipmanla gitme riski azaltılabilir.
Aynı gün içerisinde birden fazla montaj yapılacaksa işler lokasyona ve tahmini montaj süresine göre planlanabilir. Tamamlanan montajlar kapatılarak bekleyen işler daha net görülebilir.
Ödeme ve Tahsilat Takibini Unutmayın
Tabela ve reklam işlerinde ödeme genellikle kapora, üretim öncesi ödeme ve montaj sonrası kalan ödeme şeklinde bölünebilir. Birden fazla müşterinin ödemesi takip edildiğinde hangi müşteriden ne kadar tahsilat yapılacağı karışabilir.
BasitCRM finans yönetimiyle müşteriden alınan ve alınması gereken ödemeler kaydedilebilir. Teklif veya sipariş tutarı üzerinden tahsil edilen kapora, kalan bakiye ve ödeme tarihi takip edilebilir.
Müşteri kaydında şu bilgiler görülebilir:
- Toplam iş bedeli
- Alınan kapora
- Yapılan diğer ödemeler
- Kalan bakiye
- Planlanan ödeme tarihi
- Ödeme yöntemi
- Geciken tahsilatlar
Bu yapı sayesinde üretimi veya montajı tamamlanmış ancak ödemesi henüz alınmamış işler daha kolay belirlenebilir.
Eski Müşterilerden Yeni Siparişler Alın
Tabela müşterileri yalnızca bir defa hizmet alan müşteriler değildir. Bir işletme yeni şube açabilir, mevcut tabelasını yenileyebilir, kampanya afişi bastırabilir, araçlarını kaplatabilir veya iş yeri içerisindeki yönlendirme tabelalarını değiştirebilir.
Düzenli müşteri kaydı tutulmadığında geçmişte hizmet verilen işletmeler zamanla unutulur. BasitCRM üzerinde müşteri geçmişi korunduğu için eski müşterilere tekrar ulaşmak daha kolay hale gelir.
Müşterinin daha önce hangi ürünleri aldığı, hangi tarihte çalışma yapıldığı ve son görüşmede ne konuşulduğu görülebilir. Böylece yeni şube açan, tabelasını yenilemek isteyen veya dönemsel reklam çalışması yaptıran müşterilere daha hızlı teklif sunulabilir.
Tabela Firmaları İçin Raporlama
Bir reklam üretim firmasının yalnızca kaç iş tamamladığını değil, hangi hizmetlerden daha fazla talep aldığını ve hangi tekliflerin satışa dönüştüğünü de bilmesi gerekir.
BasitCRM içerisindeki kayıtlar kullanılarak şu sorulara daha kolay yanıt bulunabilir:
- Bu ay kaç yeni müşteri talebi geldi?
- Kaç keşif gerçekleştirildi?
- Kaç teklif gönderildi?
- Hangi teklifler onaylandı?
- En fazla hangi ürün veya hizmet satıldı?
- Hangi satış personeli daha fazla müşteriyle ilgilendi?
- Bekleyen montajlar hangileri?
- Tahsil edilmemiş toplam tutar ne kadar?
- Hangi reklam kanalı daha fazla müşteri getirdi?
Bu bilgiler, firmanın satış ve üretim planlamasını daha sağlıklı yapmasına yardımcı olur.
Excel Yerine Neden CRM Kullanılmalı?
Excel, temel müşteri listeleri için kullanılabilir. Ancak keşif, teklif, üretim, görev, montaj ve ödeme gibi birbirine bağlı süreçler arttıkça tek bir dosya yeterli olmayabilir.
CRM sisteminde müşteriler, teklifler, siparişler, görevler, takvim kayıtları ve finansal hareketler birbiriyle ilişkilidir. Müşteri kartı açıldığında o müşteri için yapılan görüşmeler, gönderilen teklifler, devam eden işler ve ödeme kayıtları birlikte görülebilir.
Ayrıca farklı personellerin ayrı Excel dosyaları tutması yerine ekip aynı sistem üzerinden çalışabilir. Bu sayede güncel olmayan dosya kullanılması, bilgilerin silinmesi veya aynı müşteriye iki farklı personelin habersiz şekilde dönüş yapması gibi sorunlar azaltılabilir.
BasitCRM Tabela ve Reklam Firmalarına Ne Sağlar?
BasitCRM, tabela ve reklam üretim firmalarının müşteri ilişkilerini ve iş süreçlerini daha düzenli yönetmesine yardımcı olur. Karmaşık ekranlar yerine günlük kullanıma uygun sade bir yapı sunar.
Firma, BasitCRM ile müşteri taleplerini kaydedebilir, keşifleri planlayabilir, teklifler hazırlayabilir, teklif durumlarını takip edebilir, onaylanan işleri siparişe dönüştürebilir ve üretim görevlerini personele atayabilir. Montaj tarihleri takvim üzerinden planlanabilir, alınan ödemeler ve kalan bakiyeler kayıt altında tutulabilir.
Özellikle aynı anda çok sayıda keşif, teklif ve üretim işi yöneten firmalarda merkezi bir sistem kullanmak önemli bir avantaj sağlar. Bilgilerin WhatsApp mesajları, kâğıt notlar ve farklı Excel dosyaları arasında dağılması yerine bütün süreç tek bir müşteri geçmişi içerisinde toplanır.
Sık Sorulan Sorular
Tabela firmaları için müşteri takip programı nedir?
Tabela firmaları için müşteri takip programı; müşteri taleplerinin, keşiflerin, ölçülerin, tekliflerin, üretim işlerinin, montaj tarihlerinin ve ödemelerin tek sistem üzerinden takip edilmesini sağlayan yazılımdır.
BasitCRM ile tabela teklifleri hazırlanabilir mi?
BasitCRM üzerinde ürün ve hizmet kalemleri kullanılarak teklifler hazırlanabilir. Tekliflerin müşteriye gönderilme, revize edilme, onaylanma veya reddedilme durumları takip edilebilir.
Montaj tarihleri nasıl takip edilir?
Montaj işleri takvim veya görev kaydı olarak oluşturulabilir. Montaj tarihi, müşteri adresi, sorumlu ekip ve gerekli ekipman bilgileri kayda eklenebilir.
Keşif sırasında alınan ölçüler kaydedilebilir mi?
Keşif sırasında alınan ölçüler, cephe bilgileri, montaj koşulları ve müşteri talepleri müşteri veya proje kaydına eklenebilir. İlgili fotoğraf ve belgeler de kayıt altında tutulabilir.
Kapora ve kalan ödeme takip edilebilir mi?
Müşteriden alınan kapora, yapılan diğer tahsilatlar ve kalan bakiye finans kayıtları üzerinden takip edilebilir. Böylece ödemesi geciken veya bakiyesi bulunan işler daha kolay görülebilir.
BasitCRM yalnızca tabela firmaları için mi kullanılabilir?
BasitCRM tabela üretimi, dijital baskı, araç kaplama, promosyon, cephe reklamı, yönlendirme sistemleri ve benzeri alanlarda çalışan reklam firmalarının süreçlerine uyarlanabilir.
Keşiften Montaja Kadar Tüm Süreci Tek Yerden Yönetin
Tabela ve reklam üretim firmalarında kârlı ve düzenli çalışmanın temel şartlarından biri, her işi doğru aşamada takip etmektir. Bir müşterinin talebi yalnızca teklif göndermekle bitmez. Ölçü alınması, tasarım onayı, malzeme seçimi, üretim, montaj ve tahsilat süreçlerinin tamamı birbirine bağlıdır.
BasitCRM, bu aşamaları tek bir müşteri kaydı etrafında birleştirir. Firma çalışanları hangi tekliflerin beklediğini, hangi işlerin üretimde olduğunu, hangi montajların planlandığını ve hangi müşterilerden ödeme alınması gerektiğini daha kolay görebilir.
Müşteri taleplerinin kaybolmasını önlemek, tekliflere zamanında dönüş yapmak, üretim hatalarını azaltmak ve montaj programını daha düzenli yönetmek isteyen tabela ve reklam firmaları BasitCRM’i 14 gün ücretsiz deneyebilir.
