Güneş enerjisi firmaları için CRM ve müşteri takip programı arıyorsanız BasitCRM; yeni müşteri taleplerini, saha keşiflerini, GES tekliflerini, kurulum görevlerini, ödeme süreçlerini ve satış sonrası servis kayıtlarını tek panelde yönetmenize yardımcı olur. Web sitesinden, reklamlardan, telefonla veya referansla gelen potansiyel müşteriler kaydedilerek satış sürecinin her aşaması takip edilebilir.
BasitCRM ile hangi müşteri için keşif planlandığını, kime teklif gönderildiğini, hangi projenin onay beklediğini ve kurulum sonrasında hangi servis talebinin açık olduğunu görebilirsiniz. Böylece müşteri bilgileri çalışanların telefonlarında, Excel dosyalarında ve WhatsApp konuşmalarında dağınık kalmaz.
Güneş Enerjisi Firmalarında Müşteri Takibi Neden Önemlidir?
Güneş enerjisi sistemlerinde satış süreci genellikle tek telefon görüşmesinde tamamlanmaz. Müşterinin ihtiyacının anlaşılması, tüketim bilgilerinin incelenmesi, keşif yapılması, sistemin belirlenmesi, fiyat teklifinin hazırlanması ve teklifin takip edilmesi gerekir.
Bir güneş enerjisi firmasında aynı anda şu süreçler devam edebilir:
- Yeni gelen fiyat talepleri
- Aranmayı bekleyen potansiyel müşteriler
- Keşif randevuları
- Teklif hazırlanacak projeler
- Teklif gönderilen müşteriler
- Fiyat veya ürün karşılaştırması yapan müşteriler
- Sözleşmesi onaylanan işler
- Kurulum sırası bekleyen projeler
- Tahsilatı tamamlanmayan müşteriler
- Garanti ve teknik servis talepleri
- Bakım zamanı yaklaşan sistemler
Bu süreçler ortak bir sistemde yönetilmediğinde bazı müşteriler geç aranabilir, keşif notları kaybolabilir veya teklif gönderildikten sonra geri dönüş yapılması unutulabilir. CRM programı, satış ile operasyon arasındaki bilgi akışını düzenler.
Farklı Kanallardan Gelen Müşteri Taleplerini Kaydedin
Güneş enerjisi firmalarına müşteri talepleri Google reklamları, web sitesi formları, sosyal medya, telefon görüşmeleri, WhatsApp, saha ekibi veya mevcut müşteri referansları üzerinden gelebilir.
Talep geldiği anda aşağıdaki bilgiler BasitCRM’e kaydedilebilir:
- Müşteri veya firma adı
- Telefon ve e-posta adresi
- İl ve ilçe
- Proje adresi
- Müşteri türü
- Talebin geldiği kanal
- İlgilenilen sistem
- Tahmini tüketim bilgisi
- Çatı veya arazi durumu
- İlk görüşme notları
- Müşteriyle yeniden iletişim kurulacak tarih
- İlgilenen satış temsilcisi
Her başvurunun kaynağını kaydetmek, hangi reklam kanalının veya satış yönteminin daha fazla müşteri getirdiğini anlamaya da yardımcı olur. Böylece yalnızca müşteri sayısı değil, satışa dönüşen taleplerin kaynağı da izlenebilir.
Potansiyel Müşterileri Satış Aşamalarına Ayırın
Güneş enerjisi sektöründe fiyat soran herkes hemen satın alma kararı vermez. Bazı müşterilerin bütçe oluşturması, ortaklarından onay alması veya farklı firmaların tekliflerini karşılaştırması gerekebilir.
BasitCRM’de potansiyel müşteriler satış aşamalarına göre takip edilebilir. Örnek bir satış süreci şu şekilde düzenlenebilir:
- Yeni talep geldi
- İlk görüşme yapılacak
- Ön bilgiler alındı
- Keşif planlanacak
- Keşif tamamlandı
- Teklif hazırlanıyor
- Teklif gönderildi
- Müşteri değerlendiriyor
- Revize teklif istendi
- Sözleşme aşamasında
- Satış tamamlandı
- Proje ve kurulum başladı
- Satış gerçekleşmedi
Bu yapı sayesinde satış ekibi, hangi müşterinin hangi aşamada olduğunu görebilir. Uzun süredir işlem yapılmayan potansiyel müşteriler belirlenerek yeniden arama görevleri oluşturulabilir.
Saha Keşiflerini Planlayın ve Notları Kaydedin
Doğru teklif hazırlanabilmesi için müşterinin tüketimi, kurulum alanı ve beklentileri hakkında yeterli bilgi alınması gerekir. Bazı projelerde ön görüşme yeterli olabilirken bazı projeler için saha keşfi yapılması gerekebilir.
BasitCRM’in görev ve takvim modülleri kullanılarak keşif randevuları planlanabilir. Keşif kaydına şu bilgiler eklenebilir:
- Müşteri ve proje adresi
- Keşif tarihi ve saati
- Keşfe gidecek çalışan
- İletişim kurulacak kişi
- Kurulum alanının türü
- Çatı, arazi veya işletme bilgisi
- Mevcut elektrik tüketimi
- Müşterinin sistemden beklentisi
- Özel teknik talepler
- Keşif sonrasında yapılacak işler
- Teklif hazırlama için son tarih
Keşfi yapan çalışan, saha ziyaretinden sonra aldığı notları müşteri kaydına ekleyebilir. Böylece teklifi hazırlayan ekip, müşteriyi tekrar arayıp aynı bilgileri istemek zorunda kalmaz.
Müşteri ve Proje Bilgilerini Tek Kartta Toplayın
Güneş enerjisi projelerinde yalnızca müşterinin iletişim bilgilerini kaydetmek yeterli değildir. Projenin türü, kurulum alanı, tüketim yapısı ve talep edilen ürünler de satış sürecini doğrudan etkiler.
Müşteri kartına veya ilgili proje kaydına şu alanlar eklenebilir:
- Proje türü
- Konut, iş yeri, fabrika veya tarımsal kullanım bilgisi
- Kurulum adresi
- Çatı veya arazi tipi
- Yaklaşık kurulum alanı
- Aylık veya yıllık tüketim bilgisi
- Talep edilen sistem gücü
- Şebekeli veya şebekeden bağımsız sistem tercihi
- Panel ve inverter tercihi
- Akü veya enerji depolama talebi
- Proje sorumlusu
- Teklif tarihi
- Planlanan kurulum tarihi
- Garanti başlangıç tarihi
- Son servis veya bakım tarihi
Firma ihtiyacına göre yeni özel alanlar oluşturulabilir ve kullanılmayan alanlar kaldırılabilir. Böylece genel amaçlı bir müşteri listesi yerine güneş enerjisi satış sürecine uygun bir takip sistemi kurulabilir.
GES Tekliflerini Daha Düzenli Hazırlayın ve Takip Edin
Güneş enerjisi teklifleri birçok ürün ve hizmet kaleminden oluşabilir. Panel, inverter, taşıyıcı konstrüksiyon, kablolama, koruma ekipmanları, montaj hizmeti ve farklı ek çalışmalar teklifte yer alabilir.
BasitCRM’in ürün, hizmet ve teklif modülleri kullanılarak teklif süreci yönetilebilir. Teklife şu bilgiler eklenebilir:
- Ürün veya hizmet açıklaması
- Miktar
- Birim fiyat
- Vergi bilgisi
- İndirim
- Teklifin geçerlilik süresi
- Ödeme planı
- Teslim ve kurulum şartları
- Garantiyle ilgili açıklamalar
- Müşteriye özel notlar
Teklif gönderildikten sonra sürecin tamamlandığını düşünmek önemli bir satış kaybına neden olabilir. Müşteri teklifi incelemek, diğer firmalarla karşılaştırmak veya finansman seçeneğini değerlendirmek için zamana ihtiyaç duyabilir.
BasitCRM’de teklif gönderildikten sonra geri arama görevi oluşturulabilir. Böylece satış temsilcisi müşteriye zamanında ulaşarak teklif hakkındaki soruları cevaplayabilir.
Revize Teklifleri ve Müşteri Taleplerini Kaybetmeyin
Güneş enerjisi satışlarında ilk teklif her zaman son teklif olmayabilir. Müşteri sistem gücünü değiştirmek, farklı panel markası kullanmak, enerji depolama eklemek veya ödeme planını yeniden düzenlemek isteyebilir.
Revize teklif sürecinde şu notlar tutulabilir:
- Müşterinin değişiklik talebi
- Önceki teklifin tutarı
- Yeni ürün veya hizmet seçimi
- Güncellenen sistem kapasitesi
- Yeni ödeme planı
- Revize teklif tarihi
- Müşterinin karar vereceği tarih
- Son görüşmede konuşulan konular
Görüşme geçmişinin kayıt altında olması, farklı satış temsilcilerinin müşteriye çelişkili bilgiler vermesini engeller. Çalışan değişse bile müşterinin hangi aşamada olduğu anlaşılabilir.
Onaylanan Satışı Kurulum Projesine Dönüştürün
Müşteri teklifi onayladığında satış süreci sona ermez. Bu aşamadan sonra ürün temini, proje çalışmaları, saha planlaması, kurulum, test ve teslim gibi operasyonel adımlar başlar.
BasitCRM’in proje ve görev modülleri kullanılarak her kurulum işi için ayrı bir süreç oluşturulabilir. Proje içerisindeki görevler ilgili çalışanlara atanabilir.
Örnek kurulum görevleri şunlardır:
- Sözleşmenin hazırlanması
- Müşteri evraklarının alınması
- Teknik proje çalışmalarının planlanması
- Ürün ve malzeme listesinin belirlenmesi
- Saha ekibinin görevlendirilmesi
- Kurulum tarihinin müşteriyle netleştirilmesi
- Panel montajının yapılması
- İnverter ve elektrik bağlantılarının tamamlanması
- Sistem kontrollerinin gerçekleştirilmesi
- Müşteriye teslim ve bilgilendirme yapılması
- Garanti bilgilerinin kaydedilmesi
- Son ödemenin takip edilmesi
Yönetici, görevlerin durumuna bakarak projenin hangi aşamada olduğunu görebilir. Geciken veya sorumlusu belirlenmemiş işler daha erken fark edilebilir.
Satış, Kurulum ve Tahsilat Süreçlerini Birbirine Bağlayın
Güneş enerjisi projelerinde tahsilatlar sözleşme, malzeme temini, kurulum başlangıcı veya teslim gibi farklı aşamalara bölünebilir. Bu nedenle ödeme takibinin satış ve proje kayıtlarıyla birlikte yürütülmesi önemlidir.
BasitCRM’in finans modülünde şu bilgiler kaydedilebilir:
- Toplam proje bedeli
- Alınan kapora
- Ara ödeme tutarı
- Kalan bakiye
- Ödeme tarihi
- Ödeme yöntemi
- Geciken ödeme
- Tahsilat görüşmesi notu
- Ödeme için aranacak tarih
Bu bilgiler sayesinde satış temsilcisi, saha ekibi ve finans sorumlusu aynı müşteri hakkında güncel bilgilere ulaşabilir. Kurulum tamamlandığı halde tahsilatı unutulan veya ödeme tarihi geçen projeler daha kolay belirlenebilir.
Kurulum Sonrası Servis Taleplerini Takip Edin
Müşteri ilişkisi sistem kurulduktan sonra da devam eder. İnverter uyarıları, bağlantı kontrolleri, üretim düşüşü şikâyetleri, panel temizliği talepleri veya farklı teknik sorular için müşteri firmaya yeniden ulaşabilir.
BasitCRM’in destek modülü üzerinden servis talebi oluşturularak şu bilgiler kaydedilebilir:
- Müşteri ve proje bilgisi
- Talebin açıldığı tarih
- Sorunun açıklaması
- Sistem veya ürün bilgisi
- Öncelik durumu
- Atanan teknik personel
- Planlanan servis tarihi
- Yapılan kontroller
- Uygulanan çözüm
- Değiştirilen ürün veya parça
- Garanti durumu
- Talebin güncel durumu
Servis kayıtları açık, işlemde, müşteri bekleniyor, parça bekleniyor veya tamamlandı gibi aşamalarla takip edilebilir. Böylece müşteri talepleri telefon konuşmaları arasında kaybolmaz.
Sistem ve Servis Geçmişini Koruyun
Güneş enerjisi sistemleri uzun süre kullanılan yatırımlardır. Müşteri birkaç yıl sonra teknik destek talep ettiğinde kurulan sistemin özelliklerine ve geçmiş işlemlerine ulaşılması gerekir.
Müşteri kaydında şu bilgiler saklanabilir:
- Kurulum tarihi
- Kullanılan panel bilgileri
- İnverter marka ve modeli
- Sistem kapasitesi
- Garanti başlangıç ve bitiş tarihleri
- Önceki servis talepleri
- Değiştirilen ürünler
- Yapılan bakım işlemleri
- Müşteriye verilen teklifler
- Son görüşme notları
Bu kayıtlar, müşterinin aynı bilgileri tekrar tekrar anlatmasını önler. Teknik ekip daha önce yapılan işlemleri inceleyerek servis ziyaretine daha hazırlıklı gidebilir.
Bakım ve Yeniden Satış Fırsatları Oluşturun
Mevcut müşteriler yalnızca servis talebi geldiğinde aranmak zorunda değildir. Belirli dönemlerde sistem kontrolü, panel temizliği, kapasite artırımı, inverter değişimi veya enerji depolama çözümleri için tekrar iletişim kurulabilir.
BasitCRM’de aşağıdaki müşteri grupları belirlenerek görevler oluşturulabilir:
- Uzun süredir iletişim kurulmayan müşteriler
- Bakım zamanı yaklaşan sistemler
- Garanti süresi dolmak üzere olanlar
- Daha önce enerji depolama teklifi alanlar
- Kapasite artırımıyla ilgilenen müşteriler
- Revize teklif bekleyenler
- Servis sonrası tekrar aranacak müşteriler
- Ödemesi tamamlanmayan projeler
Bu yaklaşım, firmanın yalnızca yeni müşteri aramasına bağlı kalmadan mevcut müşterilerden yeni satış fırsatları oluşturmasına yardımcı olur.
Excel ile Güneş Enerjisi Müşteri Takibi Yeterli mi?
Az sayıda müşteriyle çalışan firmalar başlangıçta Excel kullanabilir. Ancak teklif ve proje sayısı arttıkça Excel dosyaları yetersiz kalmaya başlayabilir.
Sık karşılaşılan sorunlar şunlardır:
- Aynı müşterinin farklı dosyalarda bulunması
- Keşif notlarının kaybolması
- Teklif verilen müşterilerin unutulması
- Güncel teklif dosyasının karışması
- Satış ve saha ekiplerinin farklı bilgiler kullanması
- Kurulum görevlerinin kişisel notlarda tutulması
- Servis geçmişine hızlı ulaşılamaması
- Tahsilatların ayrı dosyada takip edilmesi
- Çalışan değiştiğinde müşteri bilgilerinin kaybolması
- Yöneticinin projelerin güncel durumunu görememesi
BasitCRM; müşteri, satış, teklif, görev, proje, finans ve destek kayıtlarını birbiriyle bağlantılı şekilde yöneterek bu dağınıklığı azaltır.
Güneş Enerjisi Firması İçin Örnek CRM Akışı
BasitCRM üzerinde uygulanabilecek örnek müşteri ve proje süreci şu şekilde olabilir:
- Potansiyel müşteri sisteme kaydedilir.
- İhtiyaç ve tüketim bilgileri alınır.
- Keşif görevi oluşturulur.
- Keşif notları müşteri kaydına eklenir.
- Ürün ve hizmetlerden teklif hazırlanır.
- Teklif müşteriye gönderilir.
- Geri arama tarihi belirlenir.
- Revize talepler kaydedilir.
- Onaylanan satış projeye dönüştürülür.
- Kurulum görevleri çalışanlara atanır.
- Ödeme ve tahsilatlar takip edilir.
- Sistem teslim bilgileri kaydedilir.
- Garanti ve servis talepleri destek modülünde yönetilir.
- Gelecek bakım veya müşteri görüşmesi planlanır.
Güneş Enerjisi Firmanız İçin BasitCRM’i Deneyin
Potansiyel müşteri talepleri çalışanların telefonlarında kalıyor, keşif randevuları karışıyor, gönderilen teklifler düzenli takip edilemiyor veya kurulum sonrasında müşteri geçmişine ulaşılamıyorsa firmanızın ortak bir CRM sistemine ihtiyacı olabilir.
BasitCRM, güneş enerjisi firmalarının müşterilerini ilk talepten keşfe, tekliften kuruluma ve satış sonrası servise kadar takip etmesine yardımcı olur. Türkçe ve kolay kullanılabilen yapısı sayesinde satış, saha ve finans ekiplerinin aynı bilgiler üzerinden çalışmasını sağlar.
Müşteri ve proje süreçlerinizi daha düzenli yönetmek için BasitCRM’e ücretsiz kayıt olabilir, sistemi 14 gün boyunca kredi kartı gerekmeden deneyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Güneş enerjisi firmaları için CRM nedir?
Güneş enerjisi CRM programı; potansiyel müşterileri, keşifleri, teklifleri, satış görüşmelerini, kurulum projelerini, tahsilatları ve servis taleplerini tek sistemde yönetmeye yarayan yazılımdır.
Saha keşifleri teknisyenlere atanabilir mi?
BasitCRM’de saha keşfi görev olarak oluşturulabilir ve ilgili çalışana atanabilir. Proje adresi, randevu tarihi, müşteri bilgileri ve keşif notları görev kaydına eklenebilir.
GES teklifleri takip edilebilir mi?
Ürün ve hizmetler kullanılarak müşteri adına teklif hazırlanabilir. Teklifin durumu ve müşteriden beklenen geri dönüş takip edilebilir.
Kurulum süreci nasıl yönetilir?
Onaylanan satış için proje oluşturulabilir. Kurulumla ilgili işler görevlere ayrılarak çalışanlara atanabilir ve tamamlanma durumları izlenebilir.
Tahsilat takibi yapılabilir mi?
Proje bedeli, alınan kapora, ara ödemeler, kalan bakiye ve ödeme tarihleri finans kayıtlarında takip edilebilir.
Teknik servis talepleri kaydedilebilir mi?
Kurulum sonrasında gelen teknik destek ve servis talepleri müşteriyle ilişkilendirilerek kaydedilebilir. Talebin sorumlusu, durumu ve yapılan işlem takip edilebilir.
