Matbaa ve promosyon sektöründe bir siparişin tamamlanması, müşteriden yalnızca ürün adedi ve teslim tarihi almakla sınırlı değildir. Ürün özelliklerinin belirlenmesi, baskı tekniğinin seçilmesi, fiyat teklifi hazırlanması, tasarım dosyasının alınması, numune oluşturulması, müşteri onayı, üretim, ödeme ve teslimat gibi birçok aşamanın düzenli biçimde takip edilmesi gerekir. BasitCRM, matbaa ve promosyon firmalarının bütün bu süreçleri tek bir merkezden yönetmesine yardımcı olan sade bir müşteri takip programıdır.
BasitCRM ile müşteri iletişim bilgilerini, verilen teklifleri, talep edilen ürünleri, numune durumunu, baskı onaylarını, sipariş adetlerini, ödeme bilgilerini ve teslim tarihlerini müşteri bazında kayıt altına alabilirsiniz. Böylece sipariş bilgileri WhatsApp konuşmaları, e-postalar, Excel dosyaları, kağıt notlar ve çalışanların kişisel telefonları arasında dağılmaz.
Matbaa ve Promosyon Firmalarında Müşteri Takibi Neden Önemlidir?
Matbaa ve promosyon firmaları genellikle aynı anda çok sayıda farklı ürün ve müşteriyle çalışır. Bir müşterinin kartvizit siparişi baskıda olabilirken başka bir müşterinin kurumsal ajanda numunesi hazırlanıyor olabilir. Aynı gün içerisinde bez çanta, kalem, kupa, katalog, broşür, tişört, defter ve tabela için farklı talepler gelebilir.
Sipariş sayısı arttıkça aşağıdaki soruların yanıtlarını takip etmek zorlaşır:
- Müşteri hangi üründen kaç adet istedi?
- Hangi baskı tekniği kullanılacak?
- Teklif müşteriye ne zaman gönderildi?
- Fiyat teklifine geri dönüş yapıldı mı?
- Logo ve tasarım dosyaları alındı mı?
- Numune hazırlandı mı?
- Müşteri baskı öncesi onay verdi mi?
- Üretim başladı mı?
- Siparişin ne kadarı tamamlandı?
- Kapora veya ödeme alındı mı?
- Teslim tarihi ne zaman?
- Ürünler kargo ile mi yoksa elden mi teslim edilecek?
Bu bilgilerin farklı yerlerde tutulması, yanlış baskı yapılmasına, adetlerin karışmasına, teslim tarihlerinin kaçırılmasına veya ödeme takibinin aksamasına neden olabilir.
Bir matbaa müşteri takip programı kullanıldığında ise müşteriyle ilgili bütün bilgiler tek bir kayıt altında toplanır.
Matbaa Müşteri Takip Programı Nedir?
Matbaa müşteri takip programı; müşteri taleplerini, teklifleri, ürünleri, numuneleri, tasarım onaylarını, baskı süreçlerini, ödemeleri ve teslimatları dijital ortamda takip etmeye yarayan bir sistemdir.
Program yalnızca müşteri adı ve telefon numarası saklamak için kullanılmaz. Müşterinin ilk fiyat talebinden siparişin tamamlanmasına kadar geçen bütün süreç kayıt altına alınabilir.
Örnek bir promosyon ürün siparişi şu aşamalardan geçebilir:
- Müşteri talebi alındı.
- Ürün ve adet bilgileri kaydedildi.
- Baskı özellikleri belirlendi.
- Tedarikçi fiyatları kontrol edildi.
- Müşteriye teklif gönderildi.
- Teklif kabul edildi.
- Kapora alındı.
- Logo veya tasarım dosyası teslim alındı.
- Dijital çalışma hazırlandı.
- Müşteri onayı alındı.
- Numune üretildi.
- Numune onaylandı.
- Seri üretim başladı.
- Kalite kontrol yapıldı.
- Kalan ödeme tahsil edildi.
- Ürünler teslim edildi.
Her siparişin hangi aşamada olduğu sistem üzerinde görülebildiğinde ekip içi karışıklık azalır ve müşterilere daha hızlı bilgi verilebilir.
Müşteri Taleplerini Ayrıntılı Kaydedin
Matbaa ve promosyon siparişlerinde küçük bir ayrıntının yanlış anlaşılması, bütün üretimin hatalı yapılmasına neden olabilir. Bu nedenle müşteri taleplerinin yalnızca kısa bir mesajla değil, ayrıntılı biçimde kayıt altına alınması gerekir.
Bir sipariş kaydında şu bilgiler tutulabilir:
- Müşteri veya firma adı
- Yetkili kişi
- Telefon ve e-posta bilgileri
- Talep edilen ürün
- Sipariş adedi
- Ürün ölçüsü
- Malzeme türü
- Renk bilgisi
- Baskı alanı
- Baskı tekniği
- Tek yön veya çift yön baskı
- Tasarım durumu
- Özel paketleme talebi
- Teslim tarihi
- Teslimat adresi
- Kargo veya nakliye yöntemi
- Özel müşteri notları
Örneğin bir kartvizit siparişi için kağıt gramajı, selefon türü, köşe kesimi, baskı yönü ve adet bilgileri kaydedilebilir. Bir promosyon kalemi siparişinde ise gövde rengi, baskı yöntemi, logo konumu ve ambalaj talebi belirtilebilir.
Bu kayıtlar, üretime geçmeden önce sipariş detaylarının yeniden kontrol edilmesini sağlar.
Teklif Süreçlerini Düzenli Yönetin
Matbaa ve promosyon firmalarında en yoğun işlerden biri teklif hazırlamaktır. Müşteriler genellikle aynı ürün için farklı adetlerde fiyat ister. Ayrıca ürün maliyetleri; baskı tekniğine, malzemeye, teslim süresine ve sipariş adedine göre değişebilir.
BasitCRM ile müşteriye verilen teklifler kayıt altına alınabilir. Böylece daha önce hangi ürün için ne kadar fiyat verildiği kolayca görülebilir.
Teklif kaydında şu bilgiler yer alabilir:
- Teklif tarihi
- Ürün veya hizmet adı
- Ürün adedi
- Birim fiyat
- Toplam tutar
- Baskı maliyeti
- Tasarım ücreti
- Kargo veya nakliye bedeli
- Vergi durumu
- Ödeme şartları
- Teklif geçerlilik süresi
- Tahmini teslim tarihi
- İndirim bilgisi
- Teklif durumu
Teklifler şu aşamalara ayrılabilir:
- Hazırlanıyor
- Müşteriye gönderildi
- Müşteri dönüşü bekleniyor
- Revize edilmesi istendi
- Kabul edildi
- Reddedildi
- Siparişe dönüştü
Bu yapı sayesinde fiyat alan ancak henüz sipariş vermeyen müşteriler unutulmaz. Teklif gönderildikten birkaç gün sonra geri dönüş görevi oluşturularak satış fırsatları daha düzenli takip edilebilir.
Teklif Revizyonlarını Kayıt Altına Alın
Matbaa ve promosyon sektöründe müşteriler çoğu zaman ilk teklifi doğrudan kabul etmez. Adet değişikliği, farklı malzeme kullanımı, ürün modelinin değiştirilmesi veya teslim tarihinin öne çekilmesi nedeniyle yeni fiyat çalışması istenebilir.
Örneğin müşteri ilk olarak 1.000 adet bez çanta fiyatı isteyebilir, daha sonra adedi 2.500’e çıkarabilir. Bir başka müşteri metal kalem yerine plastik kalem için yeni teklif talep edebilir.
Revize edilen tekliflerin kayıt altında tutulması şu avantajları sağlar:
- Eski ve yeni fiyatlar karşılaştırılabilir.
- Hangi değişikliğin fiyatı etkilediği görülebilir.
- Müşteriye yanlış teklif gönderilmesi önlenir.
- Önceki görüşmeler kolayca hatırlanır.
- Satış temsilcileri güncel fiyat üzerinden işlem yapar.
BasitCRM’de müşteri görüşme notları kullanılarak teklif revizyonlarının nedeni ve müşteri beklentileri kaydedilebilir.
Numune Süreçlerini Takip Edin
Promosyon ürünlerinde ve özel baskı işlerinde müşteri genellikle seri üretimden önce numune görmek ister. Numune süreci düzgün yönetilmezse üretim gecikebilir veya müşteri onayı alınmadan yüksek adetli baskıya geçilebilir.
Numune takibi için şu aşamalar kullanılabilir:
- Numune talebi alındı
- Ham ürün temin ediliyor
- Baskı çalışması hazırlanıyor
- Numune üretime alındı
- Numune hazırlandı
- Müşteriye gönderildi
- Müşteri incelemesi bekleniyor
- Revizyon istendi
- Numune onaylandı
- Seri üretime geçildi
Numunenin müşteriye gönderildiği tarih, kargo takip numarası, numune bedeli ve müşteri geri bildirimi de kayıt altına alınabilir.
Örneğin kurumsal bir müşteriye logolu termos numunesi gönderildiyse ürün modeli, renk tonu, baskı ölçüsü ve onay durumu müşteri kartında tutulabilir. Müşteri baskı rengini veya logo konumunu değiştirmek istediğinde bu talep ilgili sipariş kaydına eklenebilir.
Tasarım ve Baskı Onaylarını Kontrol Edin
Matbaa işlerinde en önemli aşamalardan biri baskı öncesi müşteri onayıdır. Yazım hatası, yanlış telefon numarası, düşük çözünürlüklü logo veya hatalı renk kullanımı gibi problemler seri üretimden sonra fark edilirse hem maddi kayıp hem de müşteri memnuniyetsizliği oluşabilir.
Bu nedenle tasarım ve baskı onayları açık şekilde kayıt altına alınmalıdır.
Takip edilebilecek aşamalar şunlardır:
- Müşteriden dosya bekleniyor
- Logo veya tasarım dosyası alındı
- Dosya kontrol edildi
- Tasarım hazırlanıyor
- Dijital çalışma müşteriye gönderildi
- Müşteri revizyon istedi
- Revizyon tamamlandı
- Baskı onayı bekleniyor
- Yazılı onay alındı
- Üretime gönderildi
Müşteri tarafından verilen onayın tarihi ve onaylanan tasarımın hangi sürüm olduğu kaydedilebilir. Böylece eski bir tasarım dosyasının yanlışlıkla baskıya gönderilme riski azalır.
Siparişleri Üretim Aşamalarına Göre Takip Edin
Teklif kabul edildikten ve tasarım onayı alındıktan sonra sipariş üretim aşamasına geçer. Ancak her ürünün üretim süreci aynı değildir.
Bir katalog siparişi baskı, kesim, katlama ve ciltleme aşamalarından geçebilir. Promosyon tişört siparişi ise ürün tedariki, baskı, kurutma, kalite kontrol ve paketleme süreçlerinden oluşabilir.
Siparişler aşağıdaki aşamalarla takip edilebilir:
- Sipariş alındı
- Ürün veya malzeme bekleniyor
- Baskı hazırlığı yapılıyor
- Üretime alındı
- Baskı tamamlandı
- Kesim veya işleme aşamasında
- Montaj veya birleştirme yapılıyor
- Paketleniyor
- Kalite kontrolde
- Teslime hazır
- Kargoya verildi
- Teslim edildi
Bu durumlar sayesinde satış ekibi, üretim ekibine sürekli olarak siparişin durumunu sormak zorunda kalmaz. Müşteri aradığında siparişin hangi aşamada olduğu daha hızlı kontrol edilebilir.
Tedarikçi ve Dış Üretim Süreçlerini Düzenleyin
Birçok matbaa ve promosyon firması bazı ürünleri kendi bünyesinde üretirken bazı ürünleri dış tedarikçilerden temin eder. Kalem, ajanda, kupa, tekstil ürünü veya özel kutu gibi ürünlerde farklı tedarikçilerle çalışılabilir.
Siparişe bağlı olarak şu bilgiler takip edilebilir:
- Çalışılan tedarikçi
- Tedarikçiye verilen sipariş tarihi
- Alış fiyatı
- Beklenen geliş tarihi
- Ürün adedi
- Tedarikçinin teslim durumu
- Eksik veya hatalı ürün bilgisi
- İade veya değişim durumu
- Tedarikçiye yapılacak ödeme
Tedarik edilen ürünlerin zamanında gelmemesi, müşteriye verilen teslim tarihini doğrudan etkileyebilir. Bu nedenle tedarikçi siparişleri de müşteri siparişiyle bağlantılı biçimde takip edilmelidir.
Kapora ve Ödeme Takibini Kolaylaştırın
Matbaa ve promosyon siparişlerinde özellikle yüksek adetli üretimlerde kapora alınması yaygındır. Kalan ödeme ise üretim öncesinde, kargo sırasında veya teslimatta tahsil edilebilir.
Müşteri bazında şu finansal bilgiler kaydedilebilir:
- Toplam sipariş tutarı
- Ürün bedeli
- Tasarım bedeli
- Baskı bedeli
- Nakliye veya kargo ücreti
- Uygulanan indirim
- Alınan kapora
- Ara ödeme
- Kalan tutar
- Ödeme yöntemi
- Ödeme tarihi
- Son ödeme tarihi
- Geciken ödeme notu
Örneğin toplam sipariş tutarı 60.000 TL olan bir iş için 30.000 TL kapora alınmışsa, kalan 30.000 TL sipariş kaydı üzerinden kontrol edilebilir.
Teslime hazır siparişlerde ödeme durumunun kontrol edilmesi, tahsilat unutulmalarının önüne geçer.
Teslim Tarihlerini ve Kargo Bilgilerini Takip Edin
Matbaa ve promosyon sektöründe müşteriler için teslim tarihi büyük önem taşır. Ürünler fuar, açılış, toplantı, etkinlik, düğün veya kampanya öncesinde kullanılacaksa birkaç günlük gecikme bile siparişin değerini kaybetmesine neden olabilir.
BasitCRM üzerinde siparişin planlanan teslim tarihi, üretim bitiş tarihi ve gerçek teslim tarihi ayrı ayrı takip edilebilir.
Teslimat kaydında şu bilgiler yer alabilir:
- Planlanan teslim tarihi
- Üretim tamamlanma tarihi
- Teslime hazır olduğu tarih
- Teslimat yöntemi
- Kargo firması
- Kargo takip numarası
- Teslimat adresi
- Teslim alan kişi
- Gerçek teslim tarihi
- Eksik veya hasarlı ürün bildirimi
- Müşteri teslim onayı
Kargo ile gönderilen siparişlerde takip numarası müşteri notlarına eklenebilir. Elden teslim edilen işlerde ise teslim alan kişinin adı kaydedilebilir.
Ekip İçindeki Görevleri Paylaştırın
Matbaa ve promosyon firmalarında satış, tasarım, satın alma, üretim, muhasebe ve sevkiyat ekipleri aynı sipariş üzerinde birlikte çalışabilir.
Görevlerin yalnızca sözlü olarak aktarılması şu problemlere yol açabilir:
- Tasarım dosyasının hazırlanmasının unutulması
- Tedarikçiye sipariş verilmemesi
- Müşteri onayının alınmadan üretime geçilmesi
- Kargo çıkışının gecikmesi
- Ödeme bilgisinin satış ekibine ulaşmaması
- Aynı işin birden fazla kişi tarafından yapılması
BasitCRM ile siparişe bağlı görevler oluşturulabilir ve sorumlu çalışan belirlenebilir.
Örnek görevler:
- Müşteriden yüksek çözünürlüklü logo dosyasını iste.
- 1.000 adet ajanda için tedarikçi fiyatı al.
- Kupa baskı çalışmasını müşteriye gönder.
- Numune kargo takip numarasını paylaş.
- Baskı onayını yazılı olarak al.
- Siparişin kalite kontrolünü tamamla.
- Kalan ödeme için müşteriyi bilgilendir.
- Ürünleri sevkiyata hazırla.
Her göreve son tarih eklenmesi, işlerin zamanında tamamlanmasını kolaylaştırır.
WhatsApp ve Excel ile Sipariş Takibi Neden Yetersiz Kalabilir?
Matbaa ve promosyon firmaları müşterilerle yoğun olarak WhatsApp üzerinden görüşür. Ancak WhatsApp, sipariş yönetimi için tasarlanmış bir sistem değildir.
Bir siparişle ilgili ürün bilgisi, logo dosyası, fiyat, onay ve teslim tarihi farklı mesajlarda kalabilir. Eski görüşmeleri bulmak zaman alabilir. Çalışan değiştiğinde veya telefon erişilemez olduğunda müşteri geçmişine ulaşmak zorlaşabilir.
Excel dosyaları ise başlangıçta kullanışlı görünse de müşteri ve sipariş sayısı arttıkça karışık hale gelebilir. Aynı dosyanın farklı kopyaları oluşabilir, hangi kaydın güncel olduğu anlaşılamayabilir ve yaklaşan görevler gözden kaçabilir.
Matbaa CRM programı ise müşteri, teklif, görev, ödeme ve sipariş bilgilerini birbiriyle bağlantılı şekilde yönetmeye yardımcı olur.
BasitCRM Hangi Matbaa ve Promosyon Firmaları İçin Uygundur?
BasitCRM aşağıdaki alanlarda faaliyet gösteren işletmeler tarafından kullanılabilir:
- Ofset matbaalar
- Dijital baskı merkezleri
- Promosyon ürün firmaları
- Kurumsal hediye firmaları
- Kartvizit ve broşür basan işletmeler
- Katalog ve kitap basımı yapan firmalar
- Etiket ve ambalaj üreticileri
- Kutu ve paketleme firmaları
- Tabela ve reklam üreticileri
- Tekstil baskı firmaları
- Serigrafi baskı işletmeleri
- UV baskı merkezleri
- Lazer kazıma hizmeti veren firmalar
- Kurumsal ajanda ve defter tedarikçileri
- Fuar ve etkinlik promosyon firmaları
- Kupa, kalem ve anahtarlık baskısı yapan işletmeler
Tek kişilik küçük işletmelerden satış ve üretim ekipleri bulunan firmalara kadar farklı ölçekteki şirketler müşteri süreçlerini düzenlemek için BasitCRM’den yararlanabilir.
Tekrarlayan Siparişleri ve Eski Müşterileri Değerlendirin
Matbaa ve promosyon sektöründe birçok sipariş dönemsel olarak tekrar eder. Firmalar her yıl ajanda, takvim, katalog veya personel hediyesi siparişi verebilir. Restoranlar menülerini yenileyebilir, mağazalar yeni kampanyalar için afiş ve broşür bastırabilir.
Müşteri geçmişi düzenli tutulduğunda daha önce verilen siparişler kolayca görülebilir.
Örneğin:
- Geçen yıl kaç adet ürün sipariş edildi?
- Hangi ürün modeli tercih edildi?
- Hangi fiyat üzerinden çalışıldı?
- Hangi baskı tekniği kullanıldı?
- Teslimatta sorun yaşandı mı?
- Müşteri hangi dönemde yeniden sipariş veriyor?
Bu bilgiler, müşteriye doğru zamanda yeniden ulaşmayı ve yeni satış fırsatları oluşturmayı kolaylaştırır.
Sipariş tesliminden sonra müşteri memnuniyeti için arama görevi oluşturulabilir. Belirli bir süre sonra aynı müşteriye yeni ürün seçenekleri veya tekrar sipariş hatırlatması sunulabilir.
BasitCRM ile Tekliften Teslimata Kadar Süreci Yönetin
Matbaa ve promosyon firmalarında müşteri memnuniyeti; doğru ürünün, doğru baskıyla, doğru adette ve zamanında teslim edilmesine bağlıdır. Bu süreçte teklif, numune, tasarım onayı, üretim, ödeme ve teslimat adımlarından herhangi birinin atlanması ciddi sorunlara neden olabilir.
BasitCRM ile potansiyel müşteriden tamamlanan siparişe kadar bütün aşamaları tek merkezde takip edebilirsiniz. Müşteri bilgilerini düzenleyebilir, teklifleri kaydedebilir, numune süreçlerini kontrol edebilir, tasarım onaylarını izleyebilir, ekibinize görev atayabilir ve teslim tarihlerini planlayabilirsiniz.
Dağınık mesajlar, unutulan teklifler, karışan numuneler ve geciken siparişler yerine daha kontrollü bir iş düzeni kurmak isteyen matbaa ve promosyon firmaları BasitCRM’in sade müşteri takip yapısından yararlanabilir.
Sık Sorulan Sorular
Matbaa müşteri takip programı ne işe yarar?
Müşteri taleplerini, ürün bilgilerini, teklifleri, tasarım onaylarını, üretim aşamalarını, ödemeleri ve teslimatları tek merkezden takip etmeye yardımcı olur.
Promosyon firmaları BasitCRM kullanabilir mi?
Evet. Promosyon firmaları müşteri tekliflerini, ürün adetlerini, tedarikçi süreçlerini, numune çalışmalarını, siparişleri ve teslim tarihlerini BasitCRM üzerinden takip edebilir.
Numune süreçleri nasıl takip edilir?
Numune talebi, üretim, müşteriye gönderim, revizyon ve onay aşamaları görev ve müşteri notlarıyla kayıt altına alınabilir.
Teklif verilen müşteriler tekrar aranabilir mi?
Teklif gönderilen müşteriler için geri dönüş görevleri oluşturulabilir. Böylece henüz sipariş vermeyen potansiyel müşteriler unutulmaz.
Baskı onayları kaydedilebilir mi?
Müşteriye gönderilen tasarım, istenen revizyonlar, onay tarihi ve baskıya gönderilen son dosya müşteri kaydında tutulabilir.
Siparişlerin ödeme durumu takip edilebilir mi?
Toplam sipariş tutarı, kapora, ara ödeme ve kalan bakiye müşteri bazında kaydedilerek ödeme süreci izlenebilir.
Kargo ve teslimat bilgileri tutulabilir mi?
Kargo firması, takip numarası, teslimat adresi, planlanan teslim tarihi ve gerçek teslim tarihi sipariş kaydına eklenebilir.
BasitCRM küçük matbaalar için uygun mudur?
Evet. Tek başına çalışan matbaacılar, küçük baskı merkezleri ve birden fazla departmanı bulunan promosyon firmaları tarafından kullanılabilir.
