Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimleri için müşteri yönetimi yalnızca firma adı ve telefon numarası kaydetmekten ibaret değildir. Potansiyel firmaların takibi, yapılan görüşmeler, saha ziyaretleri, verilen teklifler, sözleşme süreçleri, yenileme tarihleri, tahsilatlar ve ekip görevleri aynı anda yönetilmek zorundadır. BasitCRM, bu ticari süreçleri tek bir müşteri yönetimi düzeninde toplamak isteyen OSGB’ler için kullanılabilecek sade bir OSGB müşteri takip programı olarak değerlendirilebilir.
BasitCRM ile potansiyel firmalar ayrı takip edilebilir, müşteri görüşmeleri kayıt altında tutulabilir, teklifler ilgili firmalarla ilişkilendirilebilir, görevler ekip üyelerine atanabilir ve yaklaşan takip tarihleri takvim üzerinden izlenebilir. Finans modülüyle tahsilat ve açık alacakların, raporlama araçlarıyla da satış sürecindeki genel durumun takip edilmesi mümkündür. BasitCRM’in mevcut özellikleri arasında müşteri ve potansiyel müşteri yönetimi, görüşme geçmişi, teklifler, görevler, takvim, finansal işlemler ve raporlar bulunur.
OSGB’lerde Müşteri ve Firma Takibi Neden Zorlaşır?
OSGB’lerin çalışma yapısında aynı anda hem mevcut müşterilerle hem de yeni müşteri adaylarıyla iletişim yürütülür. Bir tarafta düzenli hizmet verilen firmalar bulunurken diğer tarafta teklif bekleyen, yeniden aranması gereken veya karar aşamasında olan potansiyel firmalar vardır.
Firma sayısı arttıkça bilgiler farklı kanallara dağılmaya başlayabilir:
- Satış personelinin telefonundaki görüşme notları,
- Excel dosyalarındaki firma listeleri,
- WhatsApp konuşmaları,
- E-posta üzerinden gönderilen teklifler,
- Takvim uygulamalarındaki ziyaret kayıtları,
- Finans ekibindeki tahsilat listeleri,
- Personelin kendi tuttuğu hatırlatma notları.
Bu yapı başlangıçta yönetilebilir görünse de ekip büyüdükçe hangi firmayla kimin görüştüğü, son teklifin ne zaman gönderildiği veya hangi müşterinin sözleşme yenileme tarihinin yaklaştığı kolayca gözden kaçabilir.
Bir OSGB firma takip programı kullanılmasının temel amacı bu bilgileri tek bir kurumsal hafızada toplamaktır. Böylece müşteri ilişkileri yalnızca belirli bir satış personelinin hafızasına veya kişisel dosyasına bağlı kalmaz.
Potansiyel Firmalar Nasıl Takip Edilmeli?
OSGB’lerin yeni müşteri kazanımında en önemli aşamalardan biri lead, yani potansiyel firma yönetimidir.
Web sitesinden form dolduran bir işletme, telefonla fiyat isteyen bir firma, referans üzerinden gelen bir yetkili veya saha satış personelinin ziyaret ettiği işletme doğrudan aktif müşteri değildir. Bu firmaların ayrı bir potansiyel müşteri sürecinde takip edilmesi gerekir.
Örneğin potansiyel firmalar şu aşamalarda sınıflandırılabilir:
- Yeni firma,
- İlk görüşme yapılacak,
- Yetkili kişiye ulaşıldı,
- İhtiyaç bilgileri alındı,
- Ziyaret planlandı,
- Teklif hazırlanacak,
- Teklif gönderildi,
- Teklif değerlendiriliyor,
- Yeniden aranacak,
- Anlaşma sağlandı,
- Kaybedildi.
BasitCRM’in potansiyel müşteri ve müşteri yönetimi özellikleri kullanılarak bu sürecin daha görünür hale getirilmesi mümkündür. Böylece satış ekibi yalnızca firma listesine bakmak yerine hangi adayın satış sürecinin hangi aşamasında olduğunu görebilir.
Bu yapı aynı zamanda satış personelinin “bugün kimi aramam gerekiyor?” sorusuna da daha net cevap verir.
Firma Görüşmeleri ve Ziyaret Notları Nasıl Saklanır?
OSGB satışlarında tek görüşmede anlaşma sağlanması her zaman mümkün değildir. Bir firmayla telefon görüşmesi yapılabilir, ardından saha ziyareti gerçekleştirilebilir, yetkiliyle yeniden görüşülebilir ve daha sonra fiyat revizyonu istenebilir.
Bu sürecin kayıt altına alınmaması önemli bilgi kayıplarına neden olabilir.
Müşteri kartında örneğin şu bilgiler tutulabilir:
- Görüşme tarihi,
- Görüşülen kişi,
- Yetkilinin görevi,
- Görüşmenin konusu,
- Firmanın talep ettiği hizmetler,
- Teklif beklentisi,
- Fiyatla ilgili geri bildirim,
- Rakip firma bilgisi,
- Yeniden iletişime geçilecek tarih,
- Görüşmeyi yapan personel.
BasitCRM’de müşteri görüşmelerinin müşteri geçmişinde tutulabilmesi, satış ekibinin önceki iletişimleri görerek hareket etmesini sağlar.
Örneğin başka bir satış personeli firmayı devraldığında, daha önce yapılan görüşmeleri baştan öğrenmek zorunda kalmaz. Müşteri kartındaki geçmiş kayıtları inceleyerek iletişime kaldığı yerden devam edebilir.
OSGB Teklif Takip Programı Nasıl Kullanılmalı?
OSGB satış sürecinde en kritik bölümlerden biri teklif yönetimidir. Farklı çalışan sayılarına, hizmet kapsamlarına veya firma ihtiyaçlarına göre çok sayıda teklif hazırlanabilir.
Tekliflerin yalnızca Word veya PDF dosyası olarak bilgisayarda saklanması yeterli değildir. Teklifin ticari sürecinin de takip edilmesi gerekir.
Bir OSGB teklif takip programı içerisinde tekliflerin örneğin şu durumlarla sınıflandırılması faydalıdır:
- Hazırlanıyor,
- Gönderildi,
- Müşteriden cevap bekleniyor,
- Revizyon talep edildi,
- Güncel teklif gönderildi,
- Kabul edildi,
- Reddedildi,
- Süresi doldu.
BasitCRM’in teklif yönetimi özelliği, hazırlanan ve bekleyen tekliflerin müşteri kayıtlarıyla birlikte takip edilmesine olanak sağlar. Platform, müşteri, görüşme, teklif ve görev süreçlerini aynı takip düzeninde bir araya getirir.
Bu sayede yönetici örneğin onlarca firma arasından yalnızca “teklif gönderildi ancak henüz cevap alınmadı” durumundaki firmaları inceleyebilir.
Kabul Edilen ve Bekleyen Teklifler Nasıl İzlenir?
Teklif göndermek satış sürecinin tamamlandığı anlamına gelmez. Asıl önemli noktalardan biri teklif sonrasında yapılacak takiplerdir.
Bir firmaya teklif gönderildikten sonra CRM üzerinde bir sonraki aksiyon belirlenebilir:
“3 gün sonra satın alma yetkilisini ara.”
“Cuma günü teklif durumunu sor.”
“Çalışan sayısı güncellendikten sonra yeni fiyat gönder.”
“Yönetim onayından sonra yeniden iletişime geç.”
Bu görevlerin sorumlu personele atanması, tekliflerin cevapsız biçimde unutulmasını önlemeye yardımcı olur.
Kabul edilen teklifler ise potansiyel müşteri sürecinden aktif müşteri sürecine aktarılabilir. Böylece satış ekibi yeni fırsatlara odaklanırken mevcut müşteri ilişkileri ayrı bir düzende ilerletilebilir.
OSGB Sözleşme Takibi ve Yenileme Tarihleri
OSGB’ler açısından müşteri kazanmak kadar mevcut müşteriyi korumak da önemlidir. Bu nedenle sözleşme ve yenileme tarihleri müşteri ilişkileri yönetiminin önemli parçalarından biridir.
CRM üzerinde firma bazında ticari takip amacıyla şu bilgiler tutulabilir:
- Hizmet başlangıç tarihi,
- Sözleşme başlangıç tarihi,
- Ticari sözleşme bitiş tarihi,
- Yenileme görüşmesi yapılacak tarih,
- Mevcut hizmet bedeli,
- Yeni dönem teklif durumu,
- Sorumlu müşteri temsilcisi,
- Yenileme görüşme notları.
Örneğin sözleşmesinin bitmesine 30 veya 60 gün kalan firmalar önceden belirlenerek satış ekibine yenileme görevi oluşturulabilir. Böylece firma sözleşmesi sona erdikten sonra değil, sona ermeden önce görüşmeler başlatılabilir.
CRM, İSG-KATİP’in Yerine Geçer mi?
Hayır.
Buradaki ayrım özellikle önemlidir. BasitCRM gibi bir CRM sistemi; müşteri ilişkileri, satış fırsatları, ticari teklifler, ekip görevleri, hatırlatmalar ve finansal takip için kullanılır.
İSG-KATİP ise iş sağlığı ve güvenliği alanındaki yetkilendirme, sözleşme ve görevlendirmelerin yürütüldüğü resmi sistemdir. OSGB ile işveren arasındaki mevzuat kapsamındaki sözleşme ve görevlendirme işlemlerinin İSG-KATİP üzerinden yürütülmesine ilişkin düzenlemeler bulunmaktadır.
Dolayısıyla CRM üzerinde “sözleşme yenileme tarihi yaklaşıyor” şeklinde ticari takip yapılması, İSG-KATİP üzerinde yapılması gereken resmi işlemlerin gerçekleştirildiği anlamına gelmez.
Aynı şekilde BasitCRM; mevzuata özgü personel süre hesaplamaları, resmi İSG görevlendirmeleri veya OSGB operasyon yazılımlarının yerine geçen sektörel bir İSG uygulaması olarak değerlendirilmemelidir.
İki sistem farklı ihtiyaçlara hizmet eder:
CRM: Müşteri kazanımı, satış, teklif, ilişki yönetimi, görev ve tahsilat takibi.
İSG-KATİP ve sektörel İSG sistemleri: Mevzuat ve mesleki operasyonlara özgü işlemler.
Bu ayrım korunduğunda CRM, OSGB’nin özellikle ticari ve müşteri ilişkileri tarafında tamamlayıcı bir araç haline gelir.
Saha Ziyaretleri ve Ekip Görevleri Nasıl Planlanır?
OSGB’lerde işlerin önemli bir kısmı saha ile bağlantılıdır. Satış ziyareti, müşteri toplantısı, teklif görüşmesi veya yenileme görüşmesi gibi birçok etkinliğin farklı ekip üyeleri tarafından takip edilmesi gerekebilir.
BasitCRM’in görev ve takvim özellikleri kullanılarak örneğin şu işler planlanabilir:
- Firma ziyaretleri,
- Teklif sonrası aramalar,
- Yenileme görüşmeleri,
- Tahsilat hatırlatmaları,
- Müşteri toplantıları,
- Satış ekibi takip görevleri.
Görevin hangi personele ait olduğu, ne zaman yapılacağı ve tamamlanıp tamamlanmadığı görülebilir.
Burada da CRM üzerindeki görev yönetiminin, İSG mevzuatı kapsamındaki profesyonel görevlendirme kayıtlarıyla karıştırılmaması gerekir. CRM görevi ekip içi iş organizasyonudur; resmi görevlendirme işlemi değildir.
Tahsilat ve Ödeme Durumları Nasıl Takip Edilir?
OSGB müşteri yönetiminde satışın tamamlanması finansal takibin bittiği anlamına gelmez. Düzenli hizmet verilen firma sayısı arttıkça açık alacakların ve tahsilat görüşmelerinin takip edilmesi de zorlaşabilir.
BasitCRM’in finans özellikleriyle müşteri bazında tahsilat, masraf ve açık alacak gibi temel finansal bilgiler izlenebilir.
Örneğin müşteri kartıyla ilişkili olarak:
- Toplam hizmet bedeli,
- Yapılan tahsilat,
- Bekleyen ödeme,
- Ödeme tarihi,
- Tahsilat görüşmesi,
- Ödeme sözü verilen tarih
gibi ticari bilgiler takip edilebilir.
Bu yapı muhasebe veya e-fatura yazılımının yerine geçmez. Ama satış ve müşteri yönetimi açısından “hangi müşteriden ödeme bekleniyor?” sorusuna daha hızlı cevap verilmesini sağlar.
Kaybedilen Firmaların Nedenleri Nasıl Raporlanır?
CRM yalnızca kazanılan müşterileri takip etmek için kullanılmamalıdır. Kaybedilen satış fırsatları da önemli veriler içerir.
Kaybedilen firmalara neden alanı eklenerek örneğin şu sınıflandırmalar yapılabilir:
- Fiyat yüksek bulundu,
- Rakip firma tercih edildi,
- Karar ertelendi,
- Yetkiliye ulaşılamadı,
- Hizmet ihtiyacı ortadan kalktı,
- Teklife dönüş yapılmadı,
- Mevcut sağlayıcıyla devam edildi.
Belirli bir dönem sonunda bu veriler incelendiğinde satış ekibinin nerede zorlandığı daha net görülebilir.
Örneğin kaybedilen firmaların büyük kısmı fiyat nedeniyle gidiyorsa teklif stratejisi incelenebilir. Çok sayıda firma “takipsizlik” nedeniyle kaybediliyorsa satış sonrası geri dönüş düzeni geliştirilmelidir.
Bu nedenle iş güvenliği müşteri takip programı yalnızca kayıt tutan bir adres defteri değil, satış performansını ölçmeye yardımcı olan bir yönetim aracı olarak kullanılmalıdır.
BasitCRM OSGB’lerde Nasıl Kullanılabilir?
Bir OSGB, BasitCRM üzerinde basit bir müşteri yönetimi düzeni oluşturabilir.
Yeni gelen firmalar önce potansiyel müşteri olarak kaydedilir. Satış personeli yaptığı telefon görüşmelerini ve ziyaretleri firma kaydına ekler. Hizmet kapsamı netleştiğinde teklif hazırlanır ve teklif durumu takip edilir.
Tekliften sonra geri dönüş yapılması gerekiyorsa görev oluşturulur. Anlaşma sağlanan firma aktif müşteri sürecine alınır. Ticari yenileme tarihleri takvim ve görevlerle takip edilir. Ödeme ve açık alacak bilgileri finans bölümünden kontrol edilir.
Yönetici ise raporlar üzerinden yeni potansiyel firma sayısını, satış süreçlerini, bekleyen teklifleri ve genel müşteri durumunu değerlendirebilir.
Böylece OSGB’nin satış tarafında temel bir akış oluşur:
Potansiyel Firma → Görüşme → Ziyaret → Teklif → Takip → Anlaşma → Müşteri → Yenileme
CRM’in asıl değeri de burada ortaya çıkar. Bilgiler personelin telefonunda, Excel dosyasında ve mesaj geçmişinde ayrı ayrı kalmak yerine ekip tarafından erişilebilen ortak bir müşteri yönetimi düzeninde tutulur.
Sık Sorulan Sorular
1. OSGB müşteri takip programı nedir?
OSGB müşteri takip programı; potansiyel firmaların, müşteri görüşmelerinin, tekliflerin, görevlerin, ticari sözleşme yenilemelerinin ve tahsilat süreçlerinin daha düzenli takip edilmesini sağlayan CRM tabanlı bir sistemdir.
2. OSGB CRM programı İSG-KATİP yerine kullanılabilir mi?
Hayır. CRM programı müşteri ilişkileri ve ticari süreçleri yönetir. İSG-KATİP ise mevzuat kapsamında resmi sözleşme ve görevlendirme işlemlerinin yürütüldüğü sistemdir. CRM kullanılması İSG-KATİP üzerindeki yükümlülükleri ortadan kaldırmaz.
3. OSGB teklif takip programı ne işe yarar?
Teklif verilen firmaların hangi aşamada olduğunu, hangi tekliflerin beklediğini, hangi firmalara yeniden dönüş yapılması gerektiğini ve hangi tekliflerin kabul veya reddedildiğini takip etmeyi kolaylaştırır.
4. OSGB sözleşme yenilemeleri CRM ile takip edilebilir mi?
Ticari müşteri ilişkileri açısından sözleşme bitiş ve yenileme tarihleri CRM üzerinde takip edilebilir ve ilgili personele hatırlatma görevleri oluşturulabilir. Resmi işlemler ise ilgili mevzuat ve İSG-KATİP üzerinden ayrıca yürütülmelidir.
5. BasitCRM OSGB’ler için hangi özellikleri sunar?
BasitCRM; müşteri ve potansiyel müşteri yönetimi, görüşme notları, teklif takibi, görev yönetimi, takvim, temel finansal takip ve raporlama özellikleriyle OSGB’lerin müşteri ve satış süreçlerini daha düzenli yönetmesine yardımcı olabilir.
OSGB’nizde firma, teklif, görev, yenileme ve tahsilat takibini tek panelde düzenlemek istiyorsanız BasitCRM’i 14 gün ücretsiz deneyerek kendi çalışma düzeninize uygun olup olmadığını test edebilirsiniz.
