Marka tescili için fiyat isteyen girişimciyle birden fazla tasarım başvurusu bulunan şirketin ihtiyaçları farklıdır. İlk görüşme, ön araştırma, evrak, başvuru ve yenileme görüşmeleri farklı tarihlerde ilerler. BasitCRM, patent ve marka danışmanlık firmalarının müşteri, teklif, görev, evrak, takvim ve tahsilat süreçlerini düzenlemesine yardımcı olan bir müşteri takip programıdır.
Telefonla gelen talep teklife, kabul edildiğinde ise sorumluları bulunan bir iş sürecine dönüşür. BasitCRM ile potansiyel müşteriler, görüşmeler, teklifler, belgeler ve ödeme kayıtları ilişkilendirilebilir. Danışmanlar resmî işlemleri yetkili kanallarından yürütürken müşteri iletişimini ve ekip içi işleri ayrıca izleyebilir.
Patent ve Marka Danışmanlık Firmalarında Müşteri Takibi Neden Önemlidir?
Bir firma aynı anda marka başvuruları, patent dosyaları, tasarım talepleri ve yenileme bekleyen müşterilerle ilgilenebilir. Her dosyada başvuru sahibi, iletişim kişisi, hizmet ve sıradaki işlem farklıdır. Ad ve telefon tutmak yeterli olmaz.
Patent ve marka danışmanlık müşteri takip programı arayan firmaların temel ihtiyacı, müşterinin ticari ilişki geçmişini başvuru dosyalarıyla bağlantılı şekilde görebilmektir. Ön araştırma yapıldı mı, teklif kabul edildi mi, hangi evrak bekleniyor, müşteriye en son ne bildirildi, tahsilatın durumu nedir? Bu soruların yanıtlarının düzenli tutulması, işlerin bir çalışanın e-posta kutusunda kalmasını önler.
Yeni Talepleri Kaynağına ve Müşteri Türüne Göre Ayırın
Marka sahibi telefonla arayabilir, şirket yetkilisi WhatsApp üzerinden bilgi sorabilir, girişimci web sitesi formu doldurabilir veya mevcut müşteri yeni bir firma yönlendirebilir. BasitCRM'de her talebi potansiyel müşteri olarak kaydedin; telefon, WhatsApp, web sitesi ve referans kaynaklarını not edin. Bu kanalların otomatik entegrasyonla bağlanması şart değildir; önemli olan gelen talebin kaybolmamasıdır.
Bireysel ve kurumsal müşterileri de ayrı sınıflandırın. Bireysel başvuruda başvuru sahibiyle görüşülen kişi genellikle aynıdır. Kurumsal işte ise hak sahibi şirket, yetkili imza sahibi, marka yöneticisi ve faturayla ilgilenen muhasebe birimi farklı kişiler olabilir. Müşteri kartında ticaret unvanı veya kişi adı, telefon, e-posta, adres, yetkili kişi, başvuru sahibi ve iletişim tercihi açıkça bulunmalıdır.
Marka, Patent, Faydalı Model ve Tasarım Taleplerini Karıştırmayın
Aynı danışmanlık firması dört farklı talep türüyle karşılaşabilir:
Marka tescili: Korunması istenen işaret, ürün veya hizmet alanı, düşünülen sınıflar ve hedef pazar konuşulur.
Patent: Teknik buluşun konusu, mevcut dokümanlar ve talep edilen danışmanlık kapsamı belirlenir.
Faydalı model: Buluşla ilgili bilgi ve belgeler ayrı bir hizmet talebi olarak değerlendirilir.
Tasarım: Korunması istenen görünüm, görseller ve varsa birden fazla tasarım bilgisi kaydedilir.
Başvuru türünü ve ihtiyaçları not etmek, yanlış teklif kalemini önler. Aynı şirketin bir marka ve iki tasarım talebi varsa ayrı teklif ve görevler kullanın. Marka patent müşteri takibi, her yeni talebin geçmişini korumayı gerektirir.
Bu ayrım, marka tescil müşteri takip programı arayan ofislerin açık taleplerle devam eden işleri karıştırmamasına yardımcı olur.
Patent Danışmanlık CRM Programı ile Ön Araştırma İsteklerini Atayın
Müşteri, düşündüğü markanın uygunluğunu veya teknik çözümünün başvuruya konu olup olamayacağını sorabilir. Ön araştırma değerlendirmesini danışmanlık firması ve ilgili uzman yürütür. BasitCRM, marka benzerlik araştırması veya patentlenebilirlik analizi yapan bir motor değildir.
Görev kaydında araştırılacak konu, müşterinin gönderdiği bilgiler, sorumlu personel, hedef iç teslim tarihi ve müşteriye dönüş adımı belirtilir. Uzman incelemesini tamamladığında değerlendirme notları müşteri geçmişine eklenebilir. Böylece araştırma sonucu telefonda konuşulup unutulmaz; sonraki teklifin hangi kapsam üzerinden hazırlandığı anlaşılır.
Hizmete Uygun Teklif Hazırlayın ve Geri Dönüşü Planlayın
Marka başvurusu danışmanlığı, ön araştırma, tasarım işlemleri, itiraz değerlendirmesi ve yurt dışı başvuru danışmanlığı aynı hizmet değildir. BasitCRM'in teklif özelliğinde verilen hizmetlerin kapsamını, adetlerini ve bedellerini ayrı kalemler olarak belirtebilirsiniz. Teklif PDF olarak paylaşılabilir.
Teklif gönderildiğinde durum güncellenmelidir: “Hazırlanıyor”, “Gönderildi”, “Müşteri değerlendiriyor”, “Revizyon istendi”, “Kabul edildi” veya “Reddedildi” gibi satış aşamaları kullanılabilir. Müşteri ek hizmet isterse revizyon nedeni kaydedilir.
En önemlisi, teklifin ardından sorumlu kişiye geri arama görevi oluşturulmasıdır. Patent firmaları için CRM bu noktada yalnızca fiyat hazırlamak için değil, açık satış fırsatlarını izlemek için de kullanılabilir. Bekleyen ve kabul edilen teklifler ayrıldığında ekip hangi müşteriyle görüşeceğini bilir.
Başvuru Öncesi Bilgi ve Evrakları Müşteri Bazında Toplayın
Teklif kabul edildiğinde danışmanlık firmasının müşteriden isteyeceği bilgiler netleştirilmelidir. Başvuru sahibi bilgileri, yetkili kişinin iletişimi, işaret örneği, ürün veya hizmet listesi, teknik açıklamalar, tasarım görselleri ve işin niteliğine göre gereken diğer belgeler ayrı ayrı kontrol edilir. Kesin belge listesi ilgili başvuru türünün güncel resmî gerekliliklerine göre yetkili uzman tarafından belirlenmelidir.
Tescil başvurusu evrak takibi için her eksik belgeyi müşteriyle bağlantılı bir görev olarak açabilirsiniz. Örneğin “Marka görselinin güncel dosyası bekleniyor” veya “Başvuru sahibi unvanı teyit edilecek” görevinin sorumlusu ve takip tarihi belirlenir. Gönderilen dosyalar ilgili kayıtta saklanır; teslim edilen ve hâlâ beklenen belgeler karışmaz.
Kurumsal müşteride belge gönderen kişiler ve beklenen teyitler not edilmelidir. Evrak tamamlandığında görev kapatılır, sonraki aşamaya geçilir.
Kabul Edilen İşleri Başvuru Aşamalarına Bölün
Bir patent başvuru takip programı arayan danışmanlık firması, teknik inceleme ve resmî başvuru işlemleri kadar ofis içindeki sorumlulukları da yönetmek ister. BasitCRM'de kabul edilen iş için şu tür görev aşamaları tanımlanabilir:
Ön araştırma veya ilk değerlendirme tamamlandı.
Teklif ve müşteri onayı alındı.
Başvuru sahibi bilgileri kontrol ediliyor.
Evraklar bekleniyor veya kontrol ediliyor.
Başvuru için hazırlık tamamlandı.
Yetkili kişi tarafından resmî işlem yürütülüyor.
Başvuru numarası ve tarihi kaydedildi.
Resmî bildirim ya da müşteri yanıtı bekleniyor.
İlgili işlem tamamlandı; müşteri bilgilendirildi.
Bu aşamalar kurumun resmî dosya durumları değildir. Başvurudan sonra numara, tarih, tür ve açıklama müşteri notuna eklenebilir. BasitCRM başvuruyu göndermez veya resmî durumu kendiliğinden güncellemez.
Resmî Yazışmaları, İtirazları ve Müşteri Bilgilendirmelerini İzleyin
Başvuru sonrasında ek belge isteği, kurum bildirimi, itiraz ya da başka bir işlem gereksinimi doğabilir. Danışmanlık firması resmî kanalları kontrol ederek bildirimin tarihini, içeriğini ve yapılması gereken işi belirler. BasitCRM'de bu işlem için görev oluşturulur; sorumlu uzman, iç kontrol tarihi ve müşteriden beklenen yanıt not edilir.
Resmî bir yazının alınma tarihiyle müşterinin bilgilendirildiği tarihi ayrı kaydetmek faydalıdır. “Bildirim incelendi”, “Müşteri onayı bekleniyor” veya “Ek işlem görevlendirildi” gibi açıklamalar ekip içi karışıklığı azaltır. İtiraz hazırlama, eksik evrak isteme ve ek işlem teklifi ayrı görevlere bölünebilir.
Hukuki sürelerin hesabı ve resmî işlemlerin yürütülmesi yetkili uzmanların sorumluluğundadır. Takvime girilecek tarihler güncel TÜRKPATENT kayıtları ve ilgili mevzuat üzerinden doğrulanmalıdır; CRM bu süreleri otomatik hesaplayan hukuki bir sistem olarak değerlendirilmemelidir.
Marka ve Tasarım Yenileme Tarihlerini Takvime Bağlayın
Marka tescil yenileme takibi, ilk başvuru dosyasının kapanmasından sonra da müşteriyle iletişimin sürmesini gerektirir. Danışmanlık firması, takip ettiği marka ve tasarımların resmî kayıtlardan doğrulanmış yenileme tarihlerini müşteri notlarında saklayabilir ve ön görüşme görevleri oluşturabilir.
Marka yenileme takip programı yaklaşımında tek bir “yenileme günü” kaydı yeterli olmayabilir. Önce dosyanın güncel durumunu kontrol etme, sonra müşteriye ulaşma, yenileme hizmet teklifini hazırlama, onay ve ödeme durumunu izleme gibi ayrı adımlar planlanmalıdır. Tasarım yenilemeleri de kendi resmî durumu ve tarihlerine göre ayrı takip edilir.
Bu takvim müşteriyle yapılan danışmanlık sözleşmesinin bitişinden farklıdır. Marka veya tasarım yenilemesi, ilgili sınai mülkiyet hakkına ilişkin bir işlemdir. BasitCRM'in görevi resmî yenileme yapma veya tarih hesaplama değil, firma tarafından doğrulanan tarihleri ve müşteriyle yapılacak işleri görünür tutmaktır.
Hizmet Bedeli ile Resmî Ücretleri Ayrı İzleyin
Teklifte belirtilen danışmanlık hizmet bedeli ile resmî kurum ücretleri aynı kalem gibi değerlendirilmemelidir. Müşteriye hangi tutarın hizmet karşılığı, hangisinin kurum işlemi için olduğu açıkça anlatılmalıdır. Resmî ücretler işlem türüne ve güncel tarifeye göre değişebileceğinden teklif hazırlanırken yetkili kaynak kontrol edilir.
BasitCRM'in finans kayıtlarında müşteriyle ilişkili tahsilatlar, beklenen ödemeler ve açık alacaklar izlenebilir. Açıklamalarda hizmet bedeli ile resmî ücret ayrımı korunur. Ödeme geciktiğinde müşteriye hatırlatma yapmak için görev oluşturulabilir; ödemeye ilişkin konuşma tarihi ve verilen yanıt kaydedilir. Bu takip, resmî ücretin kurum nezdinde ödendiğini doğrulama sorumluluğunun yerine geçmez.
Mevcut Müşterileri ve Kaybedilen Teklifleri Değerlendirin
Marka tescili hizmeti alan şirket daha sonra yeni bir marka, tasarım veya yurt dışı başvuru için danışmanlık isteyebilir. Müşteri görüşmelerinde yeni ürün, yeni pazar veya farklı marka kullanımına ilişkin ihtiyaçlar ortaya çıktığında uygun bir takip görevi açın. Böylece mevcut müşteri geçmişi yeni hizmet taleplerinin değerlendirilmesine yardımcı olur.
Teklif verilip müşteriye dönüşmeyen kayıtları da unutmayın. Ücret, zamanlama, hizmet kapsamı, kararın ertelenmesi veya başka bir firmayla çalışma gibi nedenleri not edin. BasitCRM'in müşteri ve satış raporlarıyla bu nedenleri birlikte incelemek, hangi talep türlerinde tekliflerin beklediğini ve geri dönüşlerin neden sonuçlanmadığını anlamayı kolaylaştırır.
BasitCRM ile Örnek Bir Marka Tescil Müşterisi Süreci
Yeni kurulan bir kahve markasının sahibi danışmanlık firmasına web sitesi üzerinden ulaşır. Örnek iş akışı şöyle ilerler:
Potansiyel müşteri kaydı açılır; marka adı, başvuru sahibi, iletişim bilgileri ve talep kaynağı not edilir.
Marka ön araştırması için ilgili uzmana görev atanır. Uzman değerlendirmesini tamamlayınca müşteriyle görüşme planlanır.
Hizmet kapsamı netleştirilir ve teklif hazırlanır. Gönderimden sonra geri dönüş görevi oluşturulur.
Teklif kabul edilince başvuru sahibi bilgileri ve gerekli dosyalar istenir; eksikler görev olarak takip edilir.
Yetkili kişi resmî işlemi ilgili sistemden yürütür. Başvuru numarası ve tarihi müşteri kaydına işlenir.
Sonraki bildirimler yetkili personelce kontrol edilir; müşteriye yapılacak açıklamalar ve gerekiyorsa ek işlemler planlanır.
Hizmet bedeli ve resmî ücretlerle ilgili ödeme kayıtları ayrı açıklamalarla izlenir.
İşin uygun aşamasında, doğrulanmış resmî kayıtlar esas alınarak ilerideki kontrol ve yenileme görüşmeleri takvime eklenir.
Bu örnekte BasitCRM başvuru sonucunu belirleyen bir araç değil, danışmanlık firmasının müşteri ilişkisini ve sorumluluklarını takip ettiği çalışma alanıdır.
Sık Sorulan Sorular
Patent firmaları için müşteri takip programı ne işe yarar?
Potansiyel müşterileri, ön araştırma taleplerini, teklifleri, beklenen evrakları, ekip görevlerini, başvuru bilgilerini ve tahsilatları düzenlemeye yardımcı olur. Resmî işlemlerin yerine geçmez.
Marka tescil başvuruları CRM ile takip edilebilir mi?
Evet. Başvuru numarası, tarihi, müşteriyle görüşmeler, dosyaya ilişkin iç işlem aşamaları ve bekleyen görevler kaydedilebilir. Resmî başvuru ve durum kontrolü yetkili kanallardan ayrıca yapılır.
Marka yenileme tarihleri nasıl takip edilir?
Yetkili uzman tarafından resmî kayıtlardan doğrulanan tarihler müşteri notlarına eklenir. Müşteriyi önceden aramak, teklif hazırlamak ve yanıtı takip etmek için takvim ve görev kayıtları açılır.
Müşteriden beklenen evraklar nasıl kaydedilir?
Her belge için müşteriyle ilişkili görev oluşturulur; hangi bilginin beklendiği, sorumlu kişi ve takip tarihi belirtilir. Gelen dosyalar eklenir, eksik kalanlar açık görev olarak izlenir.
BasitCRM patent ve marka danışmanlık firmaları tarafından kullanılabilir mi?
Evet. BasitCRM; müşteri, potansiyel müşteri, teklif, görev, evrak, takvim, finans ve raporlama süreçleri için kullanılabilir. TÜRKPATENT sistemleriyle otomatik işlem yapan veya vekillik yazılımının yerine geçen bir çözüm değildir.
Başvuru taleplerinizi, müşteriye dönüşlerinizi ve yenileme görüşmelerinizi düzenlemek için BasitCRM'i 14 gün ücretsiz deneyin.
