İnsan kaynakları danışmanlık firmalarında iş yalnızca uygun adayı bulmakla bitmez. Bir tarafta personel arayan şirketler, diğer tarafta farklı pozisyonlara başvuran veya danışmanlık firması tarafından ulaşılan adaylar bulunur. Aynı anda onlarca açık pozisyon, yüzlerce aday, müşteri görüşmeleri, mülakatlar ve geri dönüş tarihleri takip edilmeye başladığında süreç kısa sürede karmaşık hale gelebilir.
BasitCRM, insan kaynakları danışmanlık firmalarının aday ve müşteri ilişkilerini tek merkezden takip edebilmesine yardımcı olur. Şirketlerle yapılan görüşmeler, açık pozisyonlar, aday kayıtları, mülakat notları, takip görevleri ve satış süreçleri düzenli bir yapıya dönüştürülebilir.
Özellikle işe alım danışmanlığı, seçme ve yerleştirme, headhunter hizmetleri veya kurumsal insan kaynakları danışmanlığı sunan firmalar için CRM kullanımı operasyonun daha kontrollü yürütülmesini sağlar.
İnsan Kaynakları Danışmanlık Firmalarında CRM Neden Gereklidir?
Bir insan kaynakları danışmanlık firmasında iki farklı ilişki aynı anda yönetilir.
Bunlardan ilki müşteridir.
Müşteri tarafında:
- Personel arayan şirketler
- İnsan kaynakları yöneticileri
- Departman yöneticileri
- Firma sahipleri
- Satın alma veya yönetim ekipleri
bulunabilir.
İkinci tarafta ise adaylar vardır.
Aday tarafında:
- İş başvurusu yapan kişiler
- Kariyer platformlarından bulunan adaylar
- LinkedIn üzerinden ulaşılan profesyoneller
- Daha önce görüşülen adaylar
- Mevcut aday havuzundaki kişiler
yer alabilir.
Her iki grubun da farklı süreçleri vardır.
Müşteriye teklif gönderilirken adayla mülakat yapılabilir. Aynı anda başka bir şirket yeni pozisyon talebi iletebilir.
Bu nedenle yalnızca Excel veya e-posta üzerinden ilerlemek bir süre sonra yetersiz kalabilir.
İnsan Kaynakları Danışmanlık Firmalarında Müşteri Takibi Nasıl Yapılır?
İşe alım danışmanlığı sunan firmalar için müşteri takibi satış sürecinin temel parçalarından biridir.
Potansiyel bir şirketle ilk temas kurulduğunda aşağıdaki bilgilerin kayıt altına alınması faydalıdır:
- Firma adı
- Yetkili kişi
- Telefon
- E-posta
- Sektör
- Şehir
- Çalışan sayısı
- Talep edilen hizmet
- Açık pozisyonlar
- Görüşme notları
- Teklif durumu
- Sonraki görüşme tarihi
Örneğin bir firma:
“Satış Müdürü ve iki Satış Uzmanı arıyoruz.”
şeklinde talepte bulunabilir.
Bu bilgi yalnızca e-posta kutusunda kaldığında ilerleyen günlerde gözden kaçabilir.
CRM içerisinde müşteri kaydı oluşturulduğunda şirketle yapılan tüm görüşmeler aynı kayıt altında tutulabilir.
Potansiyel Müşterileri Satış Aşamalarına Ayırın
İnsan kaynakları danışmanlık şirketlerinin önemli bir kısmı yeni müşterilere aktif olarak ulaşır.
Bu nedenle klasik CRM satış süreci, işe alım danışmanlığı firmalarında oldukça kullanışlıdır.
Örneğin müşteri süreci şu şekilde olabilir:
Yeni Firma → İlk Görüşme → İhtiyaç Analizi → Teklif Gönderildi → Görüşme → Anlaşma → Aktif Müşteri
Her firma bulunduğu aşamaya göre takip edilir.
Yeni Firma
Henüz görüşme yapılmamış potansiyel müşteriler.
İlk Görüşme
Telefon, e-posta veya toplantı yoluyla ilk iletişim kurulmuş firmalar.
İhtiyaç Analizi
Şirketin hangi pozisyonlarda personel aradığı ve nasıl bir danışmanlık hizmetine ihtiyaç duyduğu belirlenen müşteriler.
Teklif Gönderildi
Hizmet kapsamı ve ücretlendirme teklifinin iletildiği şirketler.
Anlaşma
Hizmet şartlarının kabul edildiği müşteriler.
Aktif Müşteri
Aday arama veya işe alım danışmanlığı sürecinin başladığı firmalar.
Bu yapı sayesinde satış ekibinin hangi firmayla ne aşamada olduğu daha kolay görülebilir.
Aday Takip Programı Neden Önemlidir?
İnsan kaynakları danışmanlık firmalarında aday havuzu zaman içerisinde ciddi şekilde büyüyebilir.
Bugün bir pozisyon için uygun olmayan aday, üç ay sonra açılacak başka bir pozisyon için oldukça uygun olabilir.
Bu nedenle adayların yalnızca CV dosyaları şeklinde saklanması yerine aranabilir ve düzenli bir veri yapısında tutulması önemlidir.
Aday kaydında örneğin şu bilgiler bulunabilir:
- Ad soyad
- Telefon
- E-posta
- Şehir
- Mevcut pozisyon
- Uzmanlık alanı
- Deneyim süresi
- Maaş beklentisi
- Çalışma şekli tercihi
- İş değişikliği durumu
- Görüşme notları
- İlgilendiği pozisyon
- Son görüşme tarihi
Bu bilgiler sayesinde daha önce görüşülmüş adaylara tekrar ulaşmak kolaylaşır.
Excel ile Aday Takibinin Zorlukları
Başlangıçta adayları Excel ile takip etmek oldukça pratik görünebilir.
Örneğin:
| Aday | Pozisyon | Şehir | Deneyim | Durum |
|---|---|---|---|---|
| Ahmet K. | PHP Developer | İstanbul | 5 yıl | Görüşüldü |
| Ayşe T. | Muhasebe Uzmanı | Ankara | 4 yıl | Mülakat |
| Mehmet A. | Satış Müdürü | Bursa | 8 yıl | Müşteriye Sunuldu |
Fakat aday sayısı arttıkça tabloyu yönetmek zorlaşır.
Örneğin bir danışman adayla görüşmüş ve:
“Şu anda iş değiştirmeyi düşünmüyor ancak Ekim ayında tekrar görüşülebilir.”
notunu almış olabilir.
Bu bilginin Excel hücresinde kalması durumunda Ekim ayında adayın tekrar aranması kolaylıkla unutulabilir.
CRM sisteminde ise aday kaydına not eklenebilir ve ileri tarihli görev oluşturulabilir.
Aday Görüşmelerini Kayıt Altına Alın
Bir adayla yapılan ilk telefon görüşmesinde oldukça değerli bilgiler elde edilir.
Örneğin:
- İş değişikliğine açık mı?
- Mevcut maaşı nedir?
- Maaş beklentisi nedir?
- Hibrit veya uzaktan çalışmaya açık mı?
- Hangi şehirlerde çalışabilir?
- İhbar süresi ne kadar?
- Hangi teknolojileri veya sistemleri kullanıyor?
- Hangi sektörlerde deneyimi bulunuyor?
Bu bilgilerin yalnızca danışmanın hafızasında kalması ciddi bir operasyon riski oluşturur.
Örnek görüşme notu:
“Aday şu anda İstanbul'da çalışıyor. Hibrit pozisyonlara açık. 6 yıllık yazılım geliştirme deneyimi bulunuyor. PHP ve Laravel ağırlıklı çalışıyor. İş değişikliğine sıcak bakıyor ancak mevcut şirketinde 4 haftalık ihbar süresi var.”
Bu şekilde kaydedilmiş bir görüşme notu daha sonra farklı bir danışman tarafından da kullanılabilir.
Adayları İşe Alım Sürecine Göre Aşamalara Ayırın
Adayların hangi aşamada olduğunu görmek işe alım danışmanlığı sürecini ciddi şekilde kolaylaştırır.
Örnek aday süreci şöyle olabilir:
Yeni Aday → Ön Görüşme → Uygun Aday → Müşteriye Sunuldu → Mülakat → Teklif → İşe Yerleşti
Yeni Aday
Henüz görüşülmemiş veya yeni eklenmiş aday.
Ön Görüşme
Danışman tarafından telefon veya çevrim içi görüşme yapılmış aday.
Uygun Aday
Pozisyonun kriterlerini karşılayan kişi.
Müşteriye Sunuldu
CV'si veya aday profili müşteriye iletilmiş kişi.
Mülakat
Müşteri şirket tarafından görüşmeye çağrılan aday.
Teklif
İş teklifi alan aday.
İşe Yerleşti
İşe alım süreci başarıyla sonuçlanan aday.
Bunun yanında:
Uygun Değil,
Aday Vazgeçti,
Müşteri Olumsuz,
Gelecekte Değerlendirilebilir
gibi ek durumlar da kullanılabilir.
Açık Pozisyonları Müşterilerle Birlikte Takip Edin
İnsan kaynakları danışmanlık firmalarının en önemli operasyonlarından biri açık pozisyon takibidir.
Örneğin bir müşterinin aynı anda şu pozisyonları açık olabilir:
- Finans Müdürü
- Muhasebe Uzmanı
- İnsan Kaynakları Uzmanı
- Satış Müdürü
- Bölge Satış Temsilcisi
Her pozisyonun farklı adayları, mülakatları ve geri dönüş tarihleri bulunabilir.
Bu nedenle müşteri kaydı ile açık pozisyon süreci birbiriyle ilişkilendirilerek takip edilmelidir.
Pozisyon kaydında örneğin:
Müşteri: ABC Teknoloji
Pozisyon: Senior Backend Developer
Lokasyon: İstanbul
Çalışma Şekli: Hibrit
Deneyim: Minimum 5 yıl
Durum: Aday aranıyor
Sorumlu Danışman: Ahmet
gibi bilgiler tutulabilir.
Görev ve Hatırlatmalarla Süreci Kontrol Altında Tutun
İnsan kaynakları danışmanlığında zamanlama oldukça önemlidir.
Bir müşteri:
“Teklifi yönetimle görüşeceğim, cuma günü tekrar arayın.”
diyebilir.
Bir aday:
“Şu anda toplantıdayım, yarın saat 11.00'de görüşelim.”
diyebilir.
Başka bir müşteri:
“Adaylarla önümüzdeki hafta mülakat yapacağız.”
şeklinde bilgi verebilir.
Bu işlemlerin yalnızca not olarak kaydedilmesi yeterli değildir.
CRM sisteminde sonraki aksiyon için görev oluşturulabilir.
Örneğin:
Görev: ABC Teknoloji teklif takibi
Tarih: 14 Ağustos
Açıklama: İK Müdürü ile hizmet teklifinin durumunu görüş.
Ya da:
Görev: Mehmet Yılmaz aday görüşmesi
Tarih: 12 Ağustos
Açıklama: Satış Müdürü pozisyonu hakkında görüş.
Bu yaklaşım danışmanların günlük iş planını daha düzenli hale getirir.
Aday Havuzu Oluşturmanın Avantajı
İnsan kaynakları danışmanlık firmalarının en değerli varlıklarından biri geçmişte ulaştıkları aday havuzudur.
Her yeni pozisyonda sıfırdan aday aramak zaman kaybettirebilir.
Örneğin altı ay önce Satış Müdürü pozisyonu için görüştüğünüz ancak o dönemde iş değiştirmeyen bir aday, bugün yeni bir fırsata açık olabilir.
Aday kayıtları düzenli tutulduğunda geçmiş adaylara tekrar ulaşılabilir.
Örneğin:
Pozisyon: Satış Müdürü
Şehir: İstanbul
Deneyim: 8+ yıl
kriterleriyle daha önce görüşülen kişilerin incelenmesi, yeni bir işe alım sürecini hızlandırabilir.
Müşteri Görüşme Geçmişini Saklayın
Bir insan kaynakları danışmanlık şirketinde müşteri ilişkisi bazen yıllarca devam eder.
Aynı firmayla farklı dönemlerde farklı pozisyonlar çalışılabilir.
Örneğin geçmiş kayıt şöyle olabilir:
Ocak: Finans Müdürü pozisyonu açıldı.
Şubat: Aday yerleştirildi.
Nisan: İki Muhasebe Uzmanı talebi geldi.
Mayıs: Adaylar müşteriye sunuldu.
Ağustos: Yeni Satış Müdürü pozisyonu görüşüldü.
Bu geçmişin tek müşteri kaydı altında görülebilmesi danışmanın firma hakkında daha fazla bilgi sahibi olmasını sağlar.
Aynı zamanda müşteri temsilcisi değiştiğinde de geçmiş bilgiler kaybolmaz.
İnsan Kaynakları Danışmanlık CRM'i ile Hangi Veriler Takip Edilebilir?
Doğru yapılandırılmış bir CRM sistemi aşağıdaki soruların cevaplanmasını kolaylaştırabilir:
- Bu ay kaç yeni müşteri adayı eklendi?
- Kaç firmaya teklif gönderildi?
- Kaç yeni pozisyon açıldı?
- Kaç adayla görüşüldü?
- Kaç aday müşterilere sunuldu?
- Kaç aday mülakata geçti?
- Kaç işe yerleştirme gerçekleşti?
- Hangi müşterilerin açık pozisyonları bulunuyor?
- Hangi adayların tekrar aranması gerekiyor?
- Hangi danışman hangi müşterilerle ilgileniyor?
Bu veriler yalnızca operasyonun takibini değil, danışmanlık firmasının performansının değerlendirilmesini de kolaylaştırır.
İnsan Kaynakları Danışmanlık Firmalarında En Sık Yapılan Takip Hataları
İşe alım süreçlerinde en sık görülen sorunlardan biri bilgilerin farklı yerlerde tutulmasıdır.
Bir danışman adayları Excel'de takip ederken başka bir danışman kişisel notlarını kullanabilir. Müşteri görüşmeleri e-postada, adayların CV'leri bilgisayardaki klasörlerde, takip tarihleri ise çalışanların kişisel takvimlerinde bulunabilir.
Bu yapı şirket büyüdükçe sürdürülebilir olmaktan çıkar.
Bir başka sorun takip tarihlerinin belirlenmemesidir.
CRM'e yalnızca:
“Müşteriyle görüşüldü.”
yazmak yeterli değildir.
Bunun yerine:
“Müşteriyle görüşüldü. Teklif yönetim tarafından değerlendirilecek. 18 Ağustos'ta yeniden aranacak.”
şeklinde net bir sonraki adım belirlemek daha etkilidir.
BasitCRM İnsan Kaynakları Danışmanlık Firmalarında Nasıl Kullanılabilir?
BasitCRM, insan kaynakları danışmanlık şirketlerinin müşteri ilişkilerini, aday kayıtlarını, görüşmeleri ve yapılacak işleri daha düzenli takip etmesine yardımcı olabilir.
Potansiyel müşteriler CRM'e kaydedilebilir, firmalarla yapılan görüşmeler not olarak tutulabilir ve teklif süreçleri aşamalar üzerinden izlenebilir.
Aynı şekilde aday kayıtlarında iletişim bilgileri, görüşme notları ve süreç durumu saklanabilir.
Örneğin müşteri süreci:
Yeni Firma → Görüşme → Teklif → Anlaşma → Aktif Müşteri
şeklinde ilerlerken aday süreci:
Yeni Aday → Görüşme → Müşteriye Sunuldu → Mülakat → İşe Yerleşti
şeklinde takip edilebilir.
Danışmanlar yapılacak görüşmeler için görev oluşturabilir, geçmiş müşteri ve aday kayıtlarına ulaşabilir ve süreç boyunca oluşan bilgileri tek sistemde tutabilir.
Aday ve Müşteri Takibini Tek Merkezde Toplayın
İnsan kaynakları danışmanlık firmalarında müşteri ve aday yönetimi birbirinden ayrı düşünülemez.
Müşteriden gelen her yeni pozisyon yeni bir aday arama sürecini başlatır. Adaylarla yapılan her görüşme ise mevcut veya gelecekteki müşteri ihtiyaçları için değerli bir veri oluşturur.
Bu nedenle bilgilerin kişisel Excel dosyalarında, e-posta kutularında veya çalışanların bilgisayarlarında dağınık şekilde tutulması yerine merkezi bir sistem kullanılması operasyonel süreklilik sağlar.
İşe alım danışmanlığı firmanızda müşteri görüşmelerini, adayları, teklifleri ve takip görevlerini daha düzenli yönetmek istiyorsanız BasitCRM'i aday ve müşteri takip programı olarak kullanabilirsiniz.
