Asansör firmaları için bakım ve müşteri takip programı arıyorsanız BasitCRM; bina ve site yönetimi kayıtlarını, asansör bilgilerini, bakım sözleşmelerini, aylık servis planlarını, arıza taleplerini, teklifleri ve tahsilatları tek panelde yönetmenize yardımcı olur. Excel dosyaları, teknisyenlerin telefonları ve farklı WhatsApp konuşmaları arasında dağılan bilgiler daha düzenli bir yapıya kavuşur.
BasitCRM ile hangi binaya ne zaman bakım yapılacağını, sözleşmesi yaklaşan müşterileri, bekleyen servis taleplerini ve ödeme durumlarını görebilirsiniz. Görev ve takvim kayıtları oluşturarak teknisyenlerin günlük işlerini planlayabilir, müşteri geçmişine ulaşabilir ve sözleşme yenileme fırsatlarının unutulmasını önleyebilirsiniz.
Asansör Bakım Firmalarında Takip Neden Zordur?
Asansör bakım firmaları yalnızca müşteri adı ve telefon numarası tutmaz. Her müşterinin bağlı olduğu bina, bir veya birden fazla asansör, bakım sözleşmesi, aylık servis planı, arıza geçmişi, değiştirilen parçalar ve ödeme bilgileri bulunabilir.
Müşteri sayısı arttıkça aşağıdaki sorulara hızlı cevap vermek zorlaşır:
- Bu binanın son aylık bakımı ne zaman yapıldı?
- Bir sonraki bakım için hangi teknisyen görevlendirildi?
- Bakım sözleşmesi hangi tarihte sona erecek?
- Aynı binada kaç asansör bulunuyor?
- Müşteri en son hangi arıza nedeniyle servis talep etti?
- Önceki bakımda hangi parçalar değiştirildi?
- Revizyon teklifi gönderildi mi?
- Aylık bakım ücreti tahsil edildi mi?
- Sözleşme yenilemesi için bina yöneticisi arandı mı?
Bu bilgiler farklı Excel dosyalarında veya çalışanların kişisel notlarında tutulduğunda servisler gecikebilir, müşteriye eksik bilgi verilebilir ve yenilenebilecek sözleşmeler kaybedilebilir. Asansör bakım takip programı kullanmak, müşteri ve saha operasyonunu ortak bir sistemde birleştirir.
Müşteri, Bina ve Asansör Bilgilerini Düzenli Tutun
Asansör firmalarında bir müşteri kaydı çoğu zaman apartman, site, iş merkezi, hastane, otel, fabrika veya kamu binasını temsil eder. Ancak iletişim genellikle bina yöneticisi, site müdürü, teknik sorumlu ya da yönetim firmasıyla yürütülür.
BasitCRM’de müşteri kartına şu bilgiler eklenebilir:
- Bina veya site adı
- Açık adres ve servis bölgesi
- Bina yöneticisinin adı
- Telefon ve e-posta bilgileri
- Muhasebe veya ödeme yetkilisi
- Asansör sayısı
- Asansör kimlik numarası
- Marka ve model
- Kapasite ve durak sayısı
- Montaj veya devreye alma tarihi
- Bakım sözleşmesinin başlangıç ve bitiş tarihi
- Aylık bakım bedeli
- Sorumlu teknisyen
- Son bakım tarihi
- Sonraki planlanan bakım tarihi
- Periyodik kontrol ve etiket bilgisi
- Müşteriye özel teknik veya ticari notlar
Aynı bina içerisinde birden fazla asansör bulunuyorsa her asansöre ait bilgiler açıklama, özel alan, görev, proje veya ilişkili kayıtlar üzerinden ayrıştırılabilir. Böylece teknisyen sahaya gitmeden önce ilgili cihazın geçmişini inceleyebilir.
Asansör Bakım Sözleşmelerini Takip Edin
Asansör firmalarının düzenli gelir kaynaklarından biri bakım sözleşmeleridir. Fakat sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri yalnızca imzalanmış dosyalarda tutulduğunda yenileme zamanı kolayca gözden kaçabilir.
BasitCRM asansör sözleşme takip programı olarak kullanılarak her müşteri için şu bilgiler kaydedilebilir:
- Sözleşme numarası
- Başlangıç ve bitiş tarihi
- Sözleşme kapsamı
- Aylık veya yıllık bakım bedeli
- Faturalandırma dönemi
- Dahil olan hizmetler
- Parça dahil veya hariç bilgisi
- Ödeme şekli
- Fiyat güncelleme dönemi
- Sözleşmenin mevcut durumu
- Yenileme görüşmesi için planlanan tarih
Sözleşme bitişinden 90, 60 veya 30 gün önce görev oluşturulabilir. Satış ya da müşteri ilişkileri sorumlusu bina yöneticisini arayarak yeni dönem fiyatını iletebilir ve yenileme sürecini başlatabilir.
Bu yöntem, “Sözleşme geçen ay bitmiş, kimse fark etmemiş” gibi gelir kaybına yol açan durumları azaltır.
Aylık Bakım Planlarını Takvim Üzerinden Yönetin
Asansör bakım firmalarının en yoğun operasyonlarından biri aylık bakım planlamasıdır. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığının ilgili düzenlemeleri kapsamında bina sorumlusu, asansörün bakımını sözleşme imzaladığı asansör monte eden veya onun yetkili servisi aracılığıyla yaptırır. Bakım ve periyodik kontrol süreçleri birbirinden farklıdır; güncel yükümlülükler için her zaman resmî mevzuat esas alınmalıdır. Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği
BasitCRM’in görev ve takvim modülleri kullanılarak aylık bakım işleri şu bilgilerle planlanabilir:
- Müşteri ve bina adı
- Servis adresi
- Asansör bilgisi
- Planlanan bakım tarihi
- Bakım saati
- Sorumlu teknisyen
- Yapılacak işlem
- Önceki bakım notu
- Gerekli parça veya ekipman
- Görevin durumu
- Bakım sonrası açıklama
Teknisyenlere görev atandığında hangi çalışanın hangi binaya gideceği daha net görülebilir. Aynı bölgedeki müşterilerin aynı güne planlanması, servis rotalarının daha verimli oluşturulmasına da yardımcı olabilir.
Arıza ve Teknik Servis Taleplerini Kaydedin
Asansör arızaları genellikle telefon veya WhatsApp üzerinden bildirilir. Yoğun bir günde gelen talep yalnızca çalışanın telefonunda kalırsa müdahale gecikebilir ya da tamamlanan işlem hakkında yeterli kayıt tutulamayabilir.
BasitCRM’in destek ve görev modülleri kullanılarak arıza talebi için şu bilgiler kaydedilebilir:
- Arızayı bildiren kişi
- Bina ve asansör bilgisi
- Talebin geliş tarihi
- Arızanın açıklaması
- Öncelik seviyesi
- Atanan teknisyen
- Servise çıkış zamanı
- Yapılan müdahale
- Değiştirilen parça
- Ek ücret oluşup oluşmadığı
- Müşteriye verilen bilgi
- Talebin güncel durumu
Servis talebi açık, işlemde, parça bekliyor veya tamamlandı gibi aşamalarla takip edilebilir. Böylece ekip yöneticisi bekleyen arızaları görebilir ve unutulan servis kayıtlarının önüne geçebilir.
Asansör Servis Geçmişini Müşteriyle Birlikte Görüntüleyin
Müşteri “Bu arıza daha önce de yaşanmıştı” dediğinde teknisyenin önceki kayıtları görebilmesi önemlidir. Eski müdahaleler bilinmediğinde aynı kontroller tekrar yapılabilir veya geçici çözümler uygulanabilir.
BasitCRM üzerinde müşteriyle ilgili bakım, arıza, görüşme ve teklif notları saklanabilir. Böylece geçmiş kayıtlardan şu bilgilere ulaşılabilir:
- Önceki arıza tarihleri
- Arızaya müdahale eden teknisyen
- Yapılan işlemler
- Değiştirilen parçalar
- Daha önce verilen revizyon teklifleri
- Müşterinin onaylamadığı işlemler
- Tekrarlayan sorunlar
- Garanti kapsamında değerlendirilen parçalar
- Son görüşmede alınan kararlar
Servis geçmişinin düzenli tutulması hem teknik değerlendirmeyi kolaylaştırır hem de müşteriye daha profesyonel hizmet verilmesini sağlar.
Periyodik Kontrol ve Eksiklik Süreçlerini Planlayın
Aylık bakım ile yıllık periyodik kontrol aynı işlem değildir. Periyodik kontroller yetkili A tipi muayene kuruluşları tarafından gerçekleştirilir. Bakım firmasının görevi, kendi yetki ve sorumlulukları çerçevesinde müşteriyi bilgilendirmek, tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili işleri planlamak ve yapılan müdahaleleri kayıt altına almaktır.
BasitCRM’de aşağıdaki bilgiler takip edilebilir:
- Son periyodik kontrol tarihi
- Kontrol raporunun durumu
- Asansörün etiket bilgisi
- Tespit edilen eksiklikler
- Müşteriye bilgi verildiği tarih
- Hazırlanan revizyon teklifi
- Teklifin onay durumu
- İşin sorumlusu
- Planlanan tamamlama tarihi
- Yapılan işlem notları
BasitCRM resmî kontrol, teknik denetim veya zorunlu kayıt defterinin yerine geçmez. Ancak müşteri iletişimi, görev planlaması, teklif ve iş takibi tarafında firmanın operasyonunu düzenlemeye yardımcı olur.
Revizyon ve Parça Değişimi Tekliflerini Unutmayın
Bakım sırasında halat, kapı mekanizması, pano, motor, fotosel, buton, makara veya farklı bir bileşen için değişim ya da revizyon ihtiyacı ortaya çıkabilir. Teklif sözlü olarak iletildiğinde veya yalnızca mesajlaşma uygulamasında kaldığında satış fırsatı takip edilemeyebilir.
BasitCRM üzerinden:
- Teknik ihtiyaç kaydedilebilir.
- İlgili ürün veya hizmetler teklife eklenebilir.
- Teklif müşteriye gönderilebilir.
- Teklifin durumu takip edilebilir.
- Geri arama görevi oluşturulabilir.
- Onaylanan iş için teknisyen görevlendirilebilir.
- Yapılan işlem ve ödeme kaydedilebilir.
Bu akış sayesinde teklif verilen ancak geri dönüş yapmayan müşteriler görünür hale gelir. Firma yalnızca yeni taleplere odaklanmak yerine bekleyen revizyon tekliflerini de düzenli şekilde takip edebilir.
Tahsilat ve Bakım Ücretlerini Kontrol Altında Tutun
Asansör bakım sözleşmeleri aylık, üç aylık, altı aylık veya yıllık olarak ücretlendirilebilir. Çok sayıda bina ile çalışan firmalarda hangi müşterinin ödeme yaptığı, hangisinin geciktiği ayrı bir takip konusu haline gelir.
BasitCRM’in finans modülünde bakım, servis, parça değişimi veya revizyon işlemlerine ait ödeme kayıtları tutulabilir. İşlem tutarı, tahsil edilen miktar, kalan bakiye, ödeme tarihi ve açıklama bilgileri kaydedilebilir.
Bu sayede:
- Ödemesi geciken müşteriler görülebilir.
- Tahsilat görüşmeleri not alınabilir.
- Parça değişimi ile bakım ödemeleri ayrıştırılabilir.
- Müşterinin finansal geçmişine ulaşılabilir.
- Ödeme hatırlatma görevleri oluşturulabilir.
Teknik servis ile muhasebe arasındaki bilgi akışının düzenlenmesi, yapılan işin faturaya ve tahsilata dönüşmesini kolaylaştırır.
Excel ile Asansör Bakım Takibi Yeterli mi?
Az sayıda müşterisi olan firmalar başlangıçta Excel kullanabilir. Ancak müşteri, bina, asansör, bakım, arıza, sözleşme ve tahsilat sayısı arttıkça elektronik tablolar yetersiz kalabilir.
Excel kullanımında sık karşılaşılan problemler şunlardır:
- Aynı müşterinin birden fazla dosyada bulunması
- Güncel dosyanın hangisi olduğunun karışması
- Sözleşme bitiş tarihlerinin unutulması
- Servis geçmişinin müşteriyle ilişkilendirilememesi
- Teknisyen görevlerinin görünmemesi
- Arıza taleplerinin telefonlarda kalması
- Tekliflerin takip edilememesi
- Tahsilat bilgilerinin ayrı dosyada tutulması
- Çalışan değiştiğinde notların kaybolması
- Yöneticinin güncel durumu görememesi
BasitCRM; müşteri, görev, takvim, teklif, destek, ürün ve finans süreçlerini tek panelde bir araya getirerek bu dağınıklığı azaltır.
Asansör Firması İçin Örnek BasitCRM İş Akışı
BasitCRM’de uygulanabilecek örnek süreç şu şekilde olabilir:
- Bina veya site müşteri olarak kaydedilir.
- Bina yöneticisi ve iletişim bilgileri eklenir.
- Asansörlere ait teknik bilgiler kaydedilir.
- Bakım sözleşmesinin başlangıç ve bitiş tarihi girilir.
- Aylık bakımlar için görevler oluşturulur.
- Görevler ilgili teknisyenlere atanır.
- Bakım sonrası yapılan işlemler not edilir.
- Arıza talepleri destek kaydı olarak açılır.
- Parça veya revizyon ihtiyacı için teklif hazırlanır.
- Onaylanan iş teknisyene atanır.
- Ödeme ve tahsilat durumu kaydedilir.
- Sözleşme bitmeden önce yenileme görevi oluşturulur.
Bu yapı firmanın çalışma şekline göre sadeleştirilebilir veya yeni takip adımlarıyla genişletilebilir.
Asansör Firmanız İçin BasitCRM’i Deneyin
Bakım sözleşmeleri Excel’de, servis talepleri WhatsApp’ta, teknisyen görevleri telefon görüşmelerinde ve tahsilatlar farklı dosyalarda kalıyorsa işlerin gözden kaçması kaçınılmaz hale gelir.
BasitCRM, asansör firmalarının müşteri kayıtlarını, bakım sözleşmelerini, aylık servislerini, arıza taleplerini, teknisyen görevlerini, tekliflerini ve tahsilatlarını daha düzenli yönetmesine yardımcı olur. Türkçe ve sade arayüzü sayesinde ekiplerin uzun eğitim süreçleriyle uğraşmadan sistemi kullanmaya başlaması amaçlanır.
Asansör bakım ve müşteri takip sürecinizi tek panelde yönetmek için BasitCRM’e ücretsiz kayıt olabilir, sistemi 14 gün boyunca kredi kartı gerekmeden deneyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Asansör bakım takip programı nedir?
Asansör bakım takip programı; müşteri, bina, asansör, sözleşme, aylık bakım, arıza, teknisyen, teklif ve tahsilat bilgilerinin ortak bir sistemde yönetilmesini sağlayan yazılımdır.
Bakım sözleşmelerinin bitiş tarihi takip edilebilir mi?
Evet. Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri müşteri kaydına eklenebilir. Yenileme dönemi yaklaşırken ilgili çalışan için görev veya takvim kaydı oluşturulabilir.
Aylık bakım işleri teknisyenlere atanabilir mi?
BasitCRM’de bakım ve servis işleri görev olarak oluşturularak çalışanlara atanabilir. Tarih, adres, yapılacak işlem ve servis notları görev kaydına eklenebilir.
Aynı binadaki birden fazla asansör takip edilebilir mi?
Bina müşteri olarak kaydedildikten sonra asansörlerin kimlik numarası, marka, model, kapasite, durak sayısı ve bakım bilgileri ayrı alanlar veya ilişkili kayıtlar üzerinden tutulabilir.
Arıza ve parça değişimleri kaydedilebilir mi?
Arıza açıklaması, müdahale eden teknisyen, yapılan işlem, değiştirilen parça ve servis sonucu müşteri geçmişine eklenebilir. Parça değişimi için ayrıca teklif ve ödeme kaydı oluşturulabilir.
BasitCRM resmî asansör bakım defterinin yerine geçer mi?
Hayır. BasitCRM müşteri, görev, teklif, servis ve finans süreçlerini yönetmek için kullanılan bir CRM sistemidir. Mevzuatın gerektirdiği resmî belgeler ve teknik kayıtlar ayrıca usulüne uygun şekilde tutulmalıdır.
