Mobilya mağazalarında müşteri süreci yalnızca ürünün seçilip satılmasıyla tamamlanmaz. Özellikle ölçüye özel mobilyalarda keşif, ölçü alma, model ve renk seçimi, teklif hazırlama, sipariş, üretim, teslimat ve montaj gibi birbirine bağlı birçok aşama bulunur. Mobilya mağazaları için sipariş ve müşteri takip programı BasitCRM, bütün bu süreçleri tek panel üzerinden düzenli biçimde yönetmenize yardımcı olur.
BasitCRM ile müşterilerinizi kaydedebilir, ölçü ve ürün tercihlerini not edebilir, teklif ve sipariş oluşturabilir, yapılacak işleri çalışanlarınıza atayabilir ve teslimat tarihlerini takvim üzerinden planlayabilirsiniz. Böylece sipariş ayrıntıları kâğıtlarda, WhatsApp konuşmalarında ve farklı Excel dosyalarında kaybolmaz.
Mobilya Mağazaları Neden Müşteri Takip Programına İhtiyaç Duyar?
Hazır mobilya satışı yapan mağazalarda bile ürün modeli, renk, kumaş, adet, teslimat adresi ve ödeme durumu gibi birçok bilginin takip edilmesi gerekir. Özel ölçü mobilya, mutfak dolabı, gardırop veya ofis mobilyası satışında ise süreç daha ayrıntılıdır.
Müşteri sayısı ve devam eden siparişler arttıkça şu soruların cevabını bulmak zorlaşabilir:
- Müşteri hangi ürünle ilgileniyor?
- Ölçü almak için randevu oluşturuldu mu?
- Ölçüyü hangi çalışan aldı?
- Müşteri hangi renk ve modeli seçti?
- Teklif gönderildi mi?
- Teklif onaylandı mı?
- Kapora alındı mı?
- Sipariş üretime iletildi mi?
- Ürün ne zaman hazır olacak?
- Teslimat ve montaj hangi gün yapılacak?
- Eksik veya hasarlı ürün var mı?
- Kalan ödeme tahsil edildi mi?
- Satış sonrasında servis talebi açıldı mı?
Mobilya mağazaları için kullanılan bir CRM programı, müşteriyle ilgili bütün bu bilgileri tek kayıt altında toplamayı kolaylaştırır.
Yeni Müşteri Taleplerini Tek Yerde Toplayın
Mobilya mağazalarına mağaza ziyareti, telefon, internet sitesi, WhatsApp, Instagram, reklamlar veya müşteri tavsiyeleri üzerinden yeni talepler gelebilir. Bu talepler yalnızca çalışanların kişisel telefonlarında tutulduğunda potansiyel müşterilere dönüş yapmak zorlaşabilir.
BasitCRM’de her yeni talep için müşteri veya potansiyel müşteri kaydı oluşturulabilir. Müşterinin iletişim bilgilerinin yanında ilgilendiği ürün ve özel talepleri de kaydedilebilir.
Müşteri kartında şu bilgilere yer verilebilir:
- Ad ve soyad
- Telefon numarası
- E-posta adresi
- Teslimat veya keşif adresi
- İlgilenilen mobilya türü
- Tercih edilen model
- Renk ve malzeme seçimi
- Yaklaşık bütçe
- Talep edilen teslim tarihi
- Görüşme notları
- Talebin geldiği kanal
- Sorumlu satış personeli
Örneğin müşteri kaydına şu not eklenebilir:
“Yatak odasına duvardan duvara sürgülü gardırop yaptırmak istiyor. Beyaz gövde, ahşap görünümlü kapak ve iç bölümde ek çekmece talep ediyor. Cumartesi öğleden sonra ölçü randevusu bekliyor.”
Böylece müşteri tekrar aradığında bütün taleplerini yeniden anlatmak zorunda kalmaz.
Ölçü Alma Randevularını Planlayın
Özel üretim mobilyalarda doğru ölçü alınması, teklifin ve üretimin temelini oluşturur. Ölçü randevusunun unutulması veya yanlış adrese gidilmesi müşterinin firmaya duyduğu güveni azaltabilir.
BasitCRM’in görev ve takvim özellikleriyle ölçü randevuları planlanabilir. Görev ilgili personele atanabilir ve müşterinin adresiyle birlikte özel notlar eklenebilir.
Ölçü görevi içerisinde şu bilgiler tutulabilir:
- Müşteri adı
- Ölçü alınacak adres
- Randevu tarihi ve saati
- İlgili oda veya alan
- Talep edilen mobilya
- Görevlendirilen personel
- Müşterinin tasarım beklentileri
- Dikkat edilmesi gereken tesisat veya yapı detayları
- Teklifin hazırlanacağı tarih
Ölçü alma işlemi tamamlandıktan sonra saha notları müşteri kaydına eklenebilir. Satış veya tasarım ekibi, bu bilgiler üzerinden teklif hazırlamaya başlayabilir.
Müşterinin Ölçü, Renk ve Model Tercihlerini Kaydedin
Mobilya siparişlerinde en sık yaşanan sorunlardan biri müşterinin seçtiği özelliklerin eksik veya yanlış aktarılmasıdır. Renk kodu, kumaş türü, kapak modeli, ölçü ve aksesuar seçimindeki küçük bir hata bile yeniden üretime neden olabilir.
Müşteriyle görüşme sırasında belirlenen özellikler ayrıntılı olarak kaydedilebilir:
- Ürünün genişlik, yükseklik ve derinlik ölçüleri
- Gövde ve kapak rengi
- Kumaş veya deri seçimi
- Ayak modeli ve rengi
- Kulplu veya kulpsuz tasarım
- Kapak açılış yönü
- Raf ve çekmece sayısı
- Kullanılacak mekanizmalar
- Ayna veya cam seçenekleri
- Özel aksesuarlar
- Montaj alanına ilişkin notlar
Bu bilgiler müşteri kaydına veya ilgili proje notlarına eklenebilir. Sipariş oluşturulmadan önce müşteriyle birlikte yeniden kontrol edilmesi, yanlış anlaşılma riskini azaltır.
BasitCRM teknik çizim veya mobilya tasarım programı değildir. Çizim dosyaları ayrı tasarım araçlarında hazırlanabilir; müşteri görüşmeleri, onaylar ve iş adımları ise CRM üzerinden takip edilebilir.
Mobilya Tekliflerini BasitCRM ile Hazırlayın
Mobilya teklifleri ürünün ölçüsüne, malzemesine, tasarımına ve montaj şartlarına göre değişebilir. Aynı ürün için farklı kumaş, aksesuar veya mekanizma seçenekleri sunulması gerekebilir.
BasitCRM’in ürün, hizmet ve teklif yönetimi özellikleri kullanılarak mağazanın sunduğu ürün ve hizmetler sisteme tanımlanabilir. Müşterinin tercihine göre ilgili kalemler seçilerek teklif hazırlanabilir.
Teklifte bulunabilecek başlıca kalemler şunlardır:
- Koltuk takımı
- Yemek odası takımı
- Yatak odası takımı
- Gardırop
- TV ünitesi
- Mutfak dolabı
- Banyo dolabı
- Genç odası mobilyaları
- Ofis mobilyaları
- Özel ölçü dolap
- Masa ve sandalye
- Tamamlayıcı mobilyalar
- Nakliye
- Montaj
- Keşif ve ölçü hizmeti
- Özel aksesuarlar
Müşteriye gönderilen teklifin durumu kayıt altında tutulabilir. Teklifin değerlendirmede, revizyonda, onaylandı veya iptal edildi gibi aşamaları takip edilebilir.
Teklif Sonrası Müşteri Takibini Aksatmayın
Müşteri mağazada ürünleri inceledikten veya özel üretim teklifi aldıktan sonra hemen karar vermeyebilir. Farklı mağazaları karşılaştırmak, aile üyelerine danışmak veya bütçesini planlamak isteyebilir.
Teklif gönderildikten sonra müşterinin tekrar aranması için BasitCRM’de görev oluşturulabilir. Görüşme sonucunda alınan bilgiler müşteri kartına yazılabilir.
Örneğin:
- Teklifi inceliyor
- Farklı kumaş seçeneği istiyor
- Ölçülerde değişiklik yapılacak
- İndirim talep etti
- Teslim süresini öğrenmek istiyor
- Eşiyle karar verecek
- Siparişi onayladı
- Satın almayı erteledi
- Başka mağazadan satın aldı
Bu kayıtlar hangi tekliflerin sıcak satış fırsatı olduğunu görmeyi kolaylaştırır. Kaybedilen siparişlerin nedenleri de incelenerek fiyat, teslim süresi veya ürün seçeneği gibi konularda iyileştirme yapılabilir.
Onaylanan Teklifleri Siparişe Dönüştürün
Müşteri teklifi kabul ettiğinde satış süreci sipariş aşamasına geçer. BasitCRM ile onaylanan teklif üzerinden sipariş oluşturulabilir ve ilgili iş adımları planlanabilir.
Sipariş kaydında şu bilgiler kontrol edilmelidir:
- Müşterinin adı ve iletişim bilgileri
- Sipariş edilen ürünler
- Ürünlerin ölçüleri
- Renk, kumaş ve malzeme bilgileri
- Ürün adedi
- Özel üretim notları
- Teslimat adresi
- Planlanan teslim tarihi
- Nakliye bilgisi
- Montaj durumu
- Ödeme ve kapora notları
- Siparişten sorumlu personel
Sipariş üretime veya tedarikçiye iletilmeden önce bu bilgilerin müşteriyle birlikte son kez doğrulanması, hatalı üretim ihtimalini azaltır.
Siparişten Üretime Kadar Olan Süreci Takip Edin
Özel üretim siparişlerde satış tamamlandıktan sonra mağaza ile atölye veya üretici arasında yeni bir iş süreci başlar. Hangi siparişin üretime gönderildiği, hangi ürünün hazır olduğu ve hangi işin geciktiği takip edilmelidir.
BasitCRM’in proje ve görev özellikleri kullanılarak siparişin aşamaları planlanabilir:
- Ölçü bilgileri kontrol edildi
- Müşteri onayı alındı
- Kapora işlemi tamamlandı
- Sipariş üretime iletildi
- Malzeme hazırlığı başladı
- Üretim devam ediyor
- Ürün kalite kontrolünde
- Ürün teslimata hazır
- Teslimat planlandı
- Montaj tamamlandı
- Müşteri onayı alındı
Her aşama için ilgili çalışana görev atanabilir. Geciken işler fark edildiğinde müşteri teslimat tarihinden önce bilgilendirilebilir.
BasitCRM kapsamlı bir üretim planlama veya MRP sistemi değildir. Üretim reçetesi, makine kapasitesi ve hammadde tüketimi gibi ayrıntılı işlemler için üretim yazılımı gerekebilir. BasitCRM ise müşteri, teklif, sipariş ve görev tarafındaki sürecin yönetilmesini sağlar.
Teslimat ve Montaj Tarihlerini Planlayın
Mobilya satışında müşteri memnuniyetini en fazla etkileyen aşamalardan biri teslimattır. Ürünün yanlış gün veya adrese gönderilmesi, montaj ekibinin eksik bilgiyle yola çıkması ciddi sorunlara neden olabilir.
Teslimat için takvim kaydı oluşturulabilir ve görev ilgili ekibe atanabilir. Teslimat kaydına şu bilgiler eklenebilir:
- Müşteri adı
- Teslimat adresi
- Telefon numarası
- Ürün listesi
- Kat ve bina bilgisi
- Asansör durumu
- Montaj gereksinimi
- Planlanan tarih ve saat
- Teslimatı yapacak ekip
- Eksik ürün veya özel notlar
- Kalan ödeme bilgisi
Teslimat tamamlandığında görev kapatılabilir. Eksik, yanlış veya hasarlı ürün bulunuyorsa yeni bir destek kaydı ya da görev oluşturularak süreç devam ettirilebilir.
Kapora ve Kalan Ödemeleri Takip Edin
Özel üretim mobilya siparişlerinde genellikle sipariş sırasında kapora, teslimat öncesinde veya teslimat gününde kalan ödeme alınır. Çok sayıda sipariş olduğunda hangi müşteriden ne kadar ödeme alındığını takip etmek zorlaşabilir.
BasitCRM’in finans özellikleriyle müşteriye bağlı ödeme ve gelir kayıtları tutulabilir. Kapora tarihi, alınan tutar ve kalan ödeme hakkında not eklenebilir.
Ödeme takibinde şu bilgiler kullanılabilir:
- Sipariş toplamı
- Alınan kapora
- Kalan tutar
- Ödeme yöntemi
- Planlanan ödeme tarihi
- Taksit bilgisi
- Tahsilat notları
Bu kayıtlar mağazanın operasyonel tahsilat takibini kolaylaştırır. Resmî muhasebe, e-fatura ve ayrıntılı finans işlemleri için kullanılan muhasebe programıyla birlikte değerlendirilebilir.
Satış Sonrası Servis Taleplerini Kayıt Altına Alın
Teslimat tamamlandıktan sonra ayar, eksik parça, kumaş sorunu, mekanizma arızası veya montaj hatası gibi talepler gelebilir. Bu taleplerin hızlı ve düzenli yönetilmesi müşteri memnuniyeti açısından önemlidir.
BasitCRM’in destek modülü kullanılarak satış sonrası talepler kaydedilebilir. Talebin açıklaması, ilgili sipariş, sorumlu çalışan ve planlanan servis tarihi belirlenebilir.
Servis kaydında şu bilgiler tutulabilir:
- Müşteri ve sipariş bilgisi
- Sorunun açıklaması
- Talebin geldiği tarih
- Fotoğraf veya belge notu
- Garanti durumu
- Görevlendirilen personel
- Servis randevusu
- Yapılan işlem
- Değiştirilen parça
- Talebin mevcut durumu
Müşteri tekrar iletişime geçtiğinde önceki servis işlemleri incelenebilir. Böylece aynı sorunun tekrarlanıp tekrarlanmadığı daha kolay anlaşılır.
Birden Fazla Şubesi Olan Mobilya Mağazaları İçin Ortak Takip
Birden fazla mağaza veya satış noktası bulunan mobilya firmalarında müşteri bilgilerinin şubeler arasında dağılması mümkündür. Bir mağazada teklif alan müşteri farklı bir mağazayı aradığında geçmiş bilgiler görülemeyebilir.
BasitCRM sayesinde müşteri kayıtları ortak sistemde tutulabilir. Yetkili çalışanlar müşterinin önceki görüşmelerini, aldığı teklifleri ve devam eden siparişini kontrol edebilir.
Bu yapı mağazalar, merkez ofis, üretim birimi ve teslimat ekibi arasındaki bilgi akışını kolaylaştırır. Müşteriye farklı çalışanlar tarafından çelişkili bilgi verilmesi riski azalır.
Excel ile Mobilya Siparişi Takip Etmek Yeterli mi?
Az sayıda sipariş bulunan mağazalarda Excel başlangıçta yeterli görünebilir. Ancak müşteri sayısı arttıkça ölçüler, ürün özellikleri, teklifler, siparişler, teslimatlar ve servis kayıtları farklı tablolara dağılabilir.
Excel’de yapılan değişikliklerin takibi, sorumlu personelin belirlenmesi ve yaklaşan teslimatların yönetilmesi için ek tablolar hazırlamak gerekir. Dosyanın farklı kopyalarının kullanılması güncel bilgilerin karışmasına neden olabilir.
BasitCRM’de ise müşteri bilgileri teklif, sipariş, görev, takvim ve destek kayıtlarıyla ilişkilendirilir. Böylece müşterinin ilk talebinden teslimat sonrasındaki servis işlemine kadar bütün süreç daha düzenli takip edilebilir.
BasitCRM Hangi Mobilya İşletmeleri İçin Uygundur?
BasitCRM aşağıdaki alanlarda faaliyet gösteren işletmeler tarafından kullanılabilir:
- Mobilya mağazaları
- Özel ölçü mobilya firmaları
- Mutfak dolabı üreticileri
- Gardırop ve gömme dolap firmaları
- Koltuk ve oturma grubu mağazaları
- Ofis mobilyası firmaları
- Otel ve proje mobilyası üreticileri
- Dekorasyon ve iç mimarlık firmaları
- Mobilya imalatçıları
- Ev tekstili ve mobilyayı birlikte satan mağazalar
- Online ve fiziksel satış yapan mobilya işletmeleri
Ölçüden Teslimata Kadar Siparişleri Kontrol Altına Alın
Mobilya satışında müşterinin istediği ürünün doğru özelliklerle, söz verilen tarihte ve sorunsuz biçimde teslim edilmesi gerekir. Bunun için satış, üretim, teslimat ve montaj ekiplerinin aynı bilgiler üzerinden çalışması önemlidir.
BasitCRM ile yeni müşteri taleplerini kaydedebilir, ölçü randevularını planlayabilir, teklif ve siparişlerinizi oluşturabilir, teslimat görevlerini çalışanlarınıza atayabilir ve satış sonrası servis taleplerini takip edebilirsiniz.
Sipariş bilgilerinin kâğıtlarda, telefon mesajlarında ve farklı Excel dosyalarında kalmasını istemiyorsanız BasitCRM ile mobilya mağazanız için daha düzenli ve takip edilebilir bir çalışma sistemi kurabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Mobilya mağazaları için müşteri takip programı ne işe yarar?
Müşteri bilgilerini, ölçü randevularını, ürün tercihlerini, teklifleri, siparişleri, teslimatları ve satış sonrası servis taleplerini tek yerden takip etmeyi sağlar.
BasitCRM ile mobilya siparişi oluşturulabilir mi?
Ürün ve hizmetler sisteme tanımlanarak teklif hazırlanabilir. Onaylanan teklifler siparişe dönüştürülebilir ve ilgili teslimat görevleri planlanabilir.
Ölçü bilgileri BasitCRM’de takip edilebilir mi?
Müşteriye ait ölçüler, renkler, modeller ve özel üretim talepleri müşteri veya proje notlarında saklanabilir. Teknik çizimler ise kullanılan tasarım programında hazırlanmalıdır.
Teslimat ve montaj tarihleri planlanabilir mi?
Teslimat ve montaj işlemleri için takvim kaydı oluşturulabilir, sorumlu ekip belirlenebilir ve teslimat adresiyle birlikte gerekli notlar eklenebilir.
Kapora ve kalan ödeme takip edilebilir mi?
Müşteriden alınan kapora ve bekleyen ödemeler finans kayıtları ve müşteri notları üzerinden takip edilebilir.
BasitCRM stok veya üretim programı mıdır?
Hayır. BasitCRM kapsamlı bir stok, teknik çizim veya üretim planlama yazılımı değildir. Müşteri, teklif, sipariş, görev, teslimat ve servis süreçlerini yöneten sade bir CRM programıdır.
