Yazılım şirketlerinde müşteri ilişkileri yalnızca satış görüşmelerinden oluşmaz. Potansiyel müşterinin ilk demo talebinden ihtiyaç analizine, teklif hazırlamadan sözleşmeye, proje geliştirmeden canlıya geçişe ve satış sonrası destek süreçlerine kadar uzun bir iş akışı bulunur. BasitCRM, yazılım şirketlerinin müşteri, satış, proje, görev ve destek süreçlerini tek merkezden yönetmesine yardımcı olan sade ve Türkçe bir CRM programıdır.
BasitCRM sayesinde web sitesi, telefon, e-posta, WhatsApp veya referans üzerinden gelen talepler kayıt altına alınabilir. Müşterinin istediği yazılımın kapsamı, demo görüşmesi, gönderilen teklif, proje aşamaları, sorumlu çalışanlar, teslim tarihleri ve destek talepleri aynı sistem içerisinde takip edilebilir. Böylece satış ekibi, proje yöneticileri, yazılımcılar ve destek personeli farklı dosyalar yerine ortak ve güncel bilgiler üzerinden çalışabilir.
Yazılım Şirketlerinde CRM Neden Gereklidir?
Yazılım geliştirme süreçleri, standart ürün satışlarına göre daha fazla görüşme ve takip gerektirir. Müşterinin talebi çoğu zaman ilk görüşmede tamamen netleşmez. Proje kapsamı toplantılar, teknik analizler, revizyonlar ve bütçe değerlendirmeleri sonucunda belirlenir.
Örneğin bir müşteri yalnızca “stok takip programı istiyorum” diyerek başvuru yapabilir. Ancak detaylı görüşmede çoklu depo yönetimi, barkod sistemi, e-fatura entegrasyonu, kullanıcı yetkilendirmesi, mobil uygulama ve özel raporlama gibi ek ihtiyaçlar ortaya çıkabilir.
Bu süreç yalnızca WhatsApp konuşmaları, e-posta zincirleri ve Excel dosyaları üzerinden yürütüldüğünde önemli bilgiler farklı yerlerde dağılır. Satış personelinin aldığı notlar proje ekibine eksik aktarılabilir. Güncel olmayan teklif müşteriye gönderilebilir veya vaat edilen bir özellik proje kapsamına dahil edilmeyebilir.
Yazılım şirketleri için CRM kullanıldığında müşteriyle yapılan bütün görüşmeler, gönderilen teklifler, proje kayıtları, görevler ve destek talepleri aynı müşteri hesabıyla ilişkilendirilebilir.
Gelen Yazılım Taleplerini Tek Merkezde Toplayın
Yazılım şirketlerine müşteri talepleri farklı kanallardan gelebilir. Bir müşteri Google üzerinden web sitesini bulabilir, başka bir müşteri LinkedIn üzerinden mesaj gönderebilir. Mevcut bir müşteri yeni bir modül talep ederken referansla gelen başka bir firma demo görüşmesi isteyebilir.
Gelen taleplerin yalnızca iletişim kanallarında bırakılması, satış fırsatlarının unutulmasına neden olabilir. Özellikle yoğun dönemlerde müşteriye dönüş yapılması gecikebilir veya hangi personelin müşteriyle ilgileneceği belli olmayabilir.
BasitCRM üzerinde her talep potansiyel müşteri kaydı olarak oluşturulabilir. Müşteri kartına şu bilgiler eklenebilir:
- Firma veya müşteri adı
- Yetkili kişinin adı
- Telefon ve e-posta bilgileri
- Talep edilen yazılım türü
- Tahmini bütçe
- Projenin hedeflenen teslim tarihi
- Talebin geldiği kanal
- Kullanılacak kullanıcı sayısı
- İstenen entegrasyonlar
- Görüşme notları
- Müşteriyle ilgilenen satış temsilcisi
- Bir sonraki görüşme tarihi
Bu yapı sayesinde satış ekibi, hangi müşterinin ne istediğini ve müşteriye ne zaman yeniden ulaşılması gerektiğini daha kolay takip eder.
Demo Taleplerini ve Ön Görüşmeleri Planlayın
Hazır yazılım, SaaS ürünü veya kurumsal çözüm satan yazılım şirketlerinde demo süreci satışın en önemli aşamalarından biridir. Demo talebine geç dönüş yapılması veya toplantının hazırlıksız gerçekleştirilmesi satış ihtimalini azaltabilir.
BasitCRM üzerinde demo talebi için görev veya takvim kaydı oluşturulabilir. Görüşme tarihi, saat, toplantı bağlantısı, katılacak personel ve müşterinin öncelikli ihtiyaçları kayda eklenebilir.
Demo öncesinde müşteriye sorulacak sorular belirlenebilir:
- Şu anda hangi sistemi kullanıyorsunuz?
- Mevcut sistemde hangi sorunları yaşıyorsunuz?
- Yazılımı kaç kişi kullanacak?
- Hangi modüllere ihtiyaç duyuyorsunuz?
- Mobil kullanım gerekli mi?
- Başka yazılımlarla entegrasyon gerekiyor mu?
- Projeyi ne zaman kullanmaya başlamayı planlıyorsunuz?
- Karar sürecinde kimler yer alıyor?
Bu bilgilerin demo öncesinde kayıt altına alınması, sunumun müşterinin gerçek ihtiyaçlarına göre hazırlanmasını sağlar. Satış personeli genel bir ürün anlatımı yapmak yerine müşterinin sorunlarına doğrudan çözüm gösterebilir.
Demo tamamlandıktan sonra toplantı sonucu müşteri kaydına eklenebilir. Müşterinin ilgilendiği özellikler, talep ettiği geliştirmeler, itirazları ve sonraki adımlar not edilebilir.
İhtiyaç Analizi Sürecini Kayıt Altına Alın
Özel yazılım projelerinde doğru ihtiyaç analizi yapılmadan hazırlanan teklifler, proje sırasında kapsam sorunlarına yol açabilir. Müşteri ile yazılım şirketi aynı talebi farklı şekilde yorumlayabilir.
Örneğin müşteri “raporlama ekranı” istediğinde satış ekibi birkaç temel raporu düşünürken müşteri özel filtreler, Excel aktarımı, grafikler, departman bazlı yetkilendirme ve otomatik e-posta gönderimi bekleyebilir.
BasitCRM içerisinde ihtiyaç analizi görüşmeleri müşteri veya proje kaydı altında tutulabilir. Müşterinin mevcut iş akışı, yaşadığı problemler, istediği modüller ve teknik beklentiler ayrıntılı şekilde kaydedilebilir.
İhtiyaç analizi sırasında şu başlıklar değerlendirilebilir:
- Kullanıcı rolleri ve yetkiler
- Temel modüller
- Onay süreçleri
- Raporlama gereksinimleri
- Web ve mobil kullanım
- Dış sistem entegrasyonları
- Veri aktarımı
- Bildirim ve otomasyonlar
- Güvenlik gereksinimleri
- Sunucu ve barındırma tercihleri
- Bakım ve destek beklentileri
Bu bilgiler teklif hazırlanırken, sözleşme oluşturulurken ve proje ekibine iş aktarılırken kullanılabilir.
Yazılım Tekliflerini Düzenli Şekilde Hazırlayın
Yazılım projelerinde teklifler genellikle birçok ürün ve hizmet kaleminden oluşur. Analiz, tasarım, yazılım geliştirme, mobil uygulama, entegrasyon, veri aktarımı, eğitim, sunucu kurulumu ve bakım hizmetleri ayrı ayrı fiyatlandırılabilir.
BasitCRM üzerinden teklif kaydı oluşturularak ürün ve hizmet kalemleri müşteriye özel şekilde düzenlenebilir. Teklif içerisinde hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, vergi, indirim ve toplam tutar gösterilebilir.
Teklif aşamaları şu şekilde takip edilebilir:
- Ön değerlendirmede
- İhtiyaç analizi yapılıyor
- Teklif hazırlanıyor
- Teklif müşteriye gönderildi
- Müşteri geri dönüşü bekleniyor
- Revizyon talep edildi
- Yönetici onayı bekleniyor
- Teklif kabul edildi
- Teklif reddedildi
- Sözleşme aşamasında
- Projeye dönüştürüldü
Satış ekibi açık teklifleri düzenli olarak kontrol ederek uzun süredir dönüş alınamayan müşteriler için takip görevi oluşturabilir.
Teklif Revizyonlarını Karıştırmadan Yönetin
Yazılım teklifleri çoğu zaman birkaç kez revize edilir. Müşteri bazı modülleri tekliften çıkarabilir, farklı ödeme planı isteyebilir veya projeyi aşamalara bölmek isteyebilir.
Tekliflerin yalnızca e-posta ekleri veya bilgisayardaki dosyalar üzerinden takip edilmesi, hangi sürümün güncel olduğunun karışmasına neden olabilir. Eski fiyat veya eski proje kapsamı üzerinden anlaşmazlık yaşanabilir.
BasitCRM üzerinde müşteriyle yapılan görüşmeler ve teklif değişiklikleri kayıt altında tutulabilir. Revizyonun hangi nedenle yapıldığı ve hangi kalemlerin değiştirildiği müşteri notlarına eklenebilir.
Örneğin ilk teklifte web ve mobil uygulama birlikte sunulmuş olabilir. Müşteri bütçe nedeniyle yalnızca web uygulamasıyla başlamak isteyebilir. Bu değişiklik kayıt altına alındığında satış ve proje ekipleri güncel kapsamı daha kolay görebilir.
Kabul Edilen Teklifleri Projeye Dönüştürün
Teklif kabul edildiğinde satış süreci tamamlanmış sayılmaz. Müşteriye sunulan çözümün proje ekibine doğru ve eksiksiz aktarılması gerekir.
Onaylanan teklif BasitCRM içerisinde sipariş veya proje kaydına dönüştürülebilir. Proje kaydına kapsam, bütçe, başlangıç tarihi, hedef teslim tarihi, sorumlu proje yöneticisi ve ekip üyeleri eklenebilir.
Proje aşamaları şirketin çalışma biçimine göre düzenlenebilir:
- Sözleşme ve kapora bekleniyor
- Analiz toplantıları yapılıyor
- Teknik doküman hazırlanıyor
- Arayüz tasarımı hazırlanıyor
- Müşteri tasarım onayı bekleniyor
- Yazılım geliştirme başladı
- Entegrasyonlar yapılıyor
- Test sürecinde
- Müşteri kabul testinde
- Revizyonlar yapılıyor
- Canlıya geçiş planlandı
- Proje tamamlandı
- Bakım ve destek döneminde
Bu aşamalar sayesinde şirket yöneticileri devam eden projelerin durumunu tek ekrandan takip edebilir.
Proje Görevlerini Ekibe Dağıtın
Yazılım projelerinde analiz, tasarım, frontend, backend, mobil uygulama, test, DevOps ve müşteri iletişimi gibi farklı işler bulunur. Görevlerin yalnızca toplantılarda konuşulması veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşılması bazı işlerin unutulmasına neden olabilir.
BasitCRM görev yönetimi ile proje içerisindeki işler ilgili personele atanabilir. Göreve açıklama, öncelik, başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve sorumlu kişi eklenebilir.
Örnek görevler şunlar olabilir:
- Müşteriden logo ve kurumsal kimlik dosyalarını isteme
- Kullanıcı rollerini analiz etme
- Giriş ekranını tasarlama
- Müşteri listeleme API’sini geliştirme
- Ödeme entegrasyonunu tamamlama
- Test ortamını kurma
- Müşteri verilerini içe aktarma
- Kullanıcı eğitimini planlama
- Canlıya geçiş kontrol listesini tamamlama
- Proje teslim belgelerini hazırlama
Tamamlanan ve geciken görevlerin görülebilmesi, proje yöneticisinin ekip iş yükünü daha kontrollü yönetmesine yardımcı olur.
Müşteri Revizyonlarını Kontrol Altında Tutun
Yazılım projelerindeki en önemli sorunlardan biri kapsam dışı taleplerin kontrol edilememesidir. Müşteri proje başladıktan sonra yeni özellikler talep edebilir ve bu talepler ilk proje kapsamına dahilmiş gibi değerlendirilebilir.
Müşteriden gelen her revizyon veya ek geliştirme talebi kayıt altına alınmalıdır. Talebin ne olduğu, hangi tarihte geldiği, kim tarafından değerlendirileceği ve ücretli olup olmadığı belirtilmelidir.
Revizyon talepleri şu şekilde sınıflandırılabilir:
- Mevcut hatanın düzeltilmesi
- Tasarım değişikliği
- Mevcut özelliğin revize edilmesi
- Yeni özellik talebi
- Yeni entegrasyon talebi
- Ek rapor talebi
- Kullanıcı sayısı veya yetki değişikliği
- Kapsam dışı geliştirme
Bu ayrım, hata düzeltmeleri ile yeni geliştirmelerin birbirine karışmasını önler. Kapsam dışı talepler için ayrıca teklif hazırlanabilir.
Sözleşme ve Ödeme Süreçlerini Takip Edin
Yazılım projelerinde ödeme planları genellikle proje başlangıcı, ara teslimler ve canlıya geçiş gibi aşamalara bağlıdır. Kapora, analiz ödemesi, geliştirme ödemesi ve teslim sonrası kalan bakiye ayrı tarihlerde tahsil edilebilir.
BasitCRM finans yönetimi ile proje bedeli, alınan ödemeler ve kalan tutar kayıt altında tutulabilir.
Müşteri kartında şu bilgiler izlenebilir:
- Toplam proje bedeli
- Alınan kapora
- Ara ödeme tutarları
- Kalan bakiye
- Planlanan ödeme tarihleri
- Ödeme yöntemi
- Geciken tahsilatlar
- Bakım ve destek ücretleri
- Lisans veya abonelik yenileme tarihleri
Bu yapı sayesinde teslim yaklaşmasına rağmen ödemesi tamamlanmamış projeler daha erken fark edilebilir.
Canlıya Geçiş Sürecini Planlayın
Projenin geliştirme aşamasının tamamlanması, doğrudan canlıya geçiş yapılabileceği anlamına gelmez. Veri aktarımı, sunucu kurulumu, alan adı ayarları, SSL sertifikası, kullanıcı tanımları, eğitim ve yedekleme planları tamamlanmalıdır.
BasitCRM üzerinde canlıya geçiş için görev listesi oluşturulabilir:
- Testlerin tamamlanması
- Müşteri onayının alınması
- Sunucu kurulumunun yapılması
- Veritabanı aktarımının tamamlanması
- Alan adı yönlendirmelerinin yapılması
- SSL sertifikasının kurulması
- Kullanıcı hesaplarının açılması
- Yönetici eğitiminin verilmesi
- Yedekleme sisteminin kontrol edilmesi
- Canlıya geçiş tarihinin müşteriye bildirilmesi
Bu görevlerin tek tek tamamlanması, canlıya geçiş sırasında yaşanabilecek sorunları azaltır.
Destek Taleplerini Müşteriyle İlişkilendirin
Yazılım şirketleri için müşteri ilişkileri proje tesliminden sonra da devam eder. Kullanıcılar hata bildirimleri, kullanım soruları, yetki talepleri ve yeni özellik istekleri gönderebilir.
Destek taleplerinin yalnızca WhatsApp veya e-posta üzerinden takip edilmesi, bazı kayıtların unutulmasına neden olabilir. Aynı sorun farklı personele tekrar tekrar aktarılabilir.
BasitCRM destek yönetimi ile her talep kayıt altına alınabilir. Destek kaydına şu bilgiler eklenebilir:
- Müşteri ve proje adı
- Talebi ileten kullanıcı
- Sorunun açıklaması
- Öncelik seviyesi
- Ekran görüntüsü veya dosya
- İlgili modül
- Sorumlu personel
- Talep tarihi
- Çözüm tarihi
- Yapılan işlem
- Talep durumu
Destek talepleri açık, işlemde, müşteriden bilgi bekleniyor, çözüldü veya kapatıldı gibi durumlarla takip edilebilir.
Hata Bildirimi ile Yeni Özellik Talebini Ayırın
Müşteri tarafından iletilen her talep yazılım hatası değildir. Bazı talepler kullanım eksikliğinden, yanlış yetkilendirmeden veya müşterinin sonradan istediği yeni bir özellikten kaynaklanabilir.
Destek kayıtlarının doğru sınıflandırılması, ekip performansının daha doğru değerlendirilmesini sağlar.
Talepler şu kategorilere ayrılabilir:
- Yazılım hatası
- Kullanım desteği
- Şifre veya erişim sorunu
- Yetkilendirme talebi
- Veri düzeltme talebi
- Entegrasyon sorunu
- Performans sorunu
- Yeni özellik talebi
- Kapsam dışı geliştirme
- Eğitim talebi
Yeni özellik talepleri satış veya proje ekibine aktarılabilir. Gerekli analiz yapıldıktan sonra müşteriye ek teklif sunulabilir.
Bakım, Lisans ve Abonelik Yenilemelerini Takip Edin
SaaS hizmeti, yıllık lisans, sunucu yönetimi veya bakım sözleşmesi sunan yazılım şirketleri için yenileme tarihleri önemli bir gelir kaynağıdır.
Yenileme tarihleri Excel dosyalarında tutulduğunda müşteriye zamanında hatırlatma yapılmayabilir. Süresi dolan lisans, bakım paketi veya sunucu hizmeti geç fark edilebilir.
BasitCRM üzerinde müşterinin:
- Lisans başlangıç ve bitiş tarihi
- Abonelik dönemi
- Bakım sözleşmesi tarihi
- Sunucu yenileme tarihi
- Alan adı ve SSL yenileme tarihi
- Yıllık destek bedeli
- Son ödeme tarihi
gibi bilgileri kayıt altında tutulabilir.
Yenileme tarihi yaklaşan müşteriler için görev oluşturularak satış personelinin zamanında iletişime geçmesi sağlanabilir.
Yazılım Şirketleri İçin CRM Raporları
Yazılım şirketlerinin yalnızca kaç müşteriyle görüştüğünü değil, satış ve proje süreçlerinin ne kadar verimli çalıştığını da ölçmesi gerekir.
BasitCRM kayıtları kullanılarak şu sorulara yanıt bulunabilir:
- Bu ay kaç yeni demo talebi geldi?
- Kaç demo toplantısı yapıldı?
- Kaç teklif gönderildi?
- Tekliflerin kaçı projeye dönüştü?
- Ortalama satış süresi ne kadar?
- Hangi hizmetlere daha fazla talep geliyor?
- Devam eden projeler hangi aşamada?
- Hangi görevler gecikmiş durumda?
- Açık destek talebi sayısı kaç?
- En fazla destek talebi hangi projeden geliyor?
- Tahsil edilmemiş toplam tutar ne kadar?
- Yenileme tarihi yaklaşan müşteriler hangileri?
Bu raporlar sayesinde satış, proje ve destek ekiplerinde yaşanan sorunlar daha erken fark edilebilir.
Excel Yerine Neden CRM Kullanılmalı?
Excel, müşteri listesi veya temel proje takibi için kullanılabilir. Ancak demo, teklif, proje, görev, ödeme ve destek süreçleri büyüdükçe dosyalar yetersiz kalabilir.
Bir Excel dosyasında müşteriler, başka bir dosyada teklifler, farklı bir uygulamada görevler ve e-posta kutusunda destek talepleri tutulduğunda müşteri geçmişinin tamamını görmek zorlaşır.
CRM sistemi içerisinde müşteri, teklif, proje, görev, ödeme ve destek kayıtları birbiriyle ilişkilidir. Müşteri kartı açıldığında o müşteri için yapılan görüşmeler, gönderilen teklifler, devam eden projeler ve geçmiş destek talepleri birlikte görülebilir.
Ayrıca çalışan değişikliği olduğunda bilgiler personelin kişisel notlarında kalmaz. Yeni çalışan müşterinin geçmişini sistem üzerinden inceleyerek sürece daha hızlı dahil olabilir.
BasitCRM Yazılım Şirketlerine Ne Sağlar?
BasitCRM, yazılım şirketlerinin satış öncesi ve satış sonrası süreçlerini tek sistemde toplamasına yardımcı olur. Potansiyel müşteri talepleri kaydedilebilir, demo görüşmeleri planlanabilir, teklifler hazırlanabilir ve onaylanan işler projeye dönüştürülebilir.
Proje görevleri ekibe atanabilir, teslim tarihleri takip edilebilir, müşteri revizyonları kayıt altına alınabilir ve ödeme planları izlenebilir. Proje tesliminden sonra gelen destek talepleri de aynı müşteri ve proje geçmişiyle ilişkilendirilebilir.
Bu yapı sayesinde satış ekibinin müşteriye ne vaat ettiği, proje ekibinin ne geliştirdiği ve destek ekibinin hangi sorunları çözdüğü daha şeffaf hale gelir.
Sık Sorulan Sorular
Yazılım şirketleri için CRM nedir?
Yazılım şirketleri için CRM; müşteri taleplerini, demo görüşmelerini, teklifleri, projeleri, görevleri, ödemeleri ve destek kayıtlarını tek sistem üzerinden takip etmeyi sağlayan yazılımdır.
BasitCRM ile demo talepleri takip edilebilir mi?
Demo talepleri potansiyel müşteri kaydı olarak oluşturulabilir. Demo tarihi, toplantı bağlantısı, müşteri ihtiyaçları ve görüşme sonucu kaydedilebilir.
Yazılım teklifleri hazırlanabilir mi?
Ürün ve hizmet kalemleri kullanılarak müşteriye özel teklifler hazırlanabilir. Tekliflerin gönderilme, revize edilme, onaylanma ve reddedilme durumları takip edilebilir.
Teklif kabul edildiğinde proje oluşturulabilir mi?
Onaylanan teklif, proje veya sipariş kaydına dönüştürülebilir. Proje kapsamı, sorumlu çalışanlar, görevler, başlangıç ve teslim tarihleri kayıt altına alınabilir.
Destek talepleri takip edilebilir mi?
Müşteriden gelen hata bildirimleri, kullanım soruları ve geliştirme talepleri destek kaydı olarak oluşturulabilir. Talep ilgili personele atanabilir ve çözüm süreci takip edilebilir.
Abonelik ve bakım yenilemeleri izlenebilir mi?
Lisans, abonelik, bakım sözleşmesi ve sunucu hizmeti gibi yenileme tarihleri müşteri kaydında tutulabilir. Yaklaşan yenilemeler için görev oluşturulabilir.
Demo Talebinden Destek Sürecine Kadar Tek Sistem Kullanın
Yazılım şirketlerinde müşteri ilişkileri, ilk iletişimle başlayıp proje tesliminden çok sonra da devam eder. Demo görüşmesinde alınan bir not, teklif kapsamını; teklif kapsamı proje planını; proje planı ise destek sürecini doğrudan etkiler.
BasitCRM, bu birbirine bağlı aşamaların tek müşteri geçmişi altında yönetilmesini sağlar. Satış ekibi demo ve teklifleri, proje yöneticileri görev ve teslim tarihlerini, destek ekibi ise müşteri taleplerini aynı sistem üzerinden takip edebilir.
Müşteri bilgilerinin farklı uygulamalar arasında dağılmasını önlemek, tekliflere zamanında dönüş yapmak, proje kapsamını daha kontrollü yönetmek ve destek taleplerini kaybetmemek isteyen yazılım şirketleri BasitCRM’i 14 gün ücretsiz deneyebilir.
