Su arıtma cihazı satışı, kurulumu ve teknik servisi yapan işletmeler için geliştirilebilen BasitCRM; müşteri bilgilerini, cihaz kayıtlarını, filtre değişim tarihlerini, servis işlemlerini ve tahsilat durumlarını tek panel üzerinden takip etmeyi sağlayan su arıtma müşteri takip programıdır. Excel tabloları, telefon rehberi, WhatsApp mesajları ve kağıt servis formları arasında kaybolmadan tüm müşteri süreçlerinizi düzenli biçimde yönetebilirsiniz.
Su arıtma sektöründe müşteri ilişkisi, cihaz satışı veya ilk kurulum tamamlandığında sona ermez. Filtrelerin belirli aralıklarla değiştirilmesi, cihazın bakımının yapılması, arıza taleplerinin yanıtlanması ve yapılan işlemlerin tahsil edilmesi gerekir. Bu nedenle müşteri bilgilerini yalnızca bir telefon rehberinde saklamak yeterli değildir.
İyi yapılandırılmış bir takip sistemi sayesinde hangi müşterinin hangi cihazı kullandığını, son bakımın ne zaman yapıldığını, sıradaki filtre değişiminin hangi tarihte olduğunu ve müşteriden tahsilat yapılıp yapılmadığını kolayca görebilirsiniz.
Su Arıtma Firmaları Neden Müşteri Takip Programına İhtiyaç Duyar?
Su arıtma cihazlarında kullanılan filtrelerin kullanım süresi, cihaz modeline, su tüketimine, bölgedeki su kalitesine ve kullanılan filtre türüne göre değişebilir. Bir müşteri altı ayda bir servis ihtiyacı duyarken başka bir müşteri için bakım süresi daha uzun olabilir.
Müşteri sayısı arttıkça bu tarihleri manuel olarak takip etmek zorlaşır. Özellikle yüzlerce müşterisi bulunan bir işletmede aşağıdaki soruların hızlı şekilde yanıtlanması gerekir:
- Müşterinin cihazı hangi marka ve model?
- Cihaz ne zaman kuruldu?
- Son filtre değişimi hangi tarihte yapıldı?
- Bir sonraki bakım tarihi ne zaman?
- Hangi filtreler değiştirildi?
- Servis işleminden ne kadar ücret alındı?
- Ödeme nakit mi, kartla mı yapıldı?
- Müşterinin açık borcu bulunuyor mu?
- Daha önce hangi arızalar yaşandı?
- Müşteriyle en son kim görüştü?
Bu bilgiler farklı Excel dosyalarında, not defterlerinde veya çalışanların telefonlarında tutulduğunda önemli kayıtlar kaybolabilir. BasitCRM ile müşteri ve servis bilgileri merkezi bir yapıda tutulabilir.
Müşteri Bilgilerini Tek Panelde Toplayın
Su arıtma firmalarında aynı müşteriye zaman içinde birden fazla işlem yapılabilir. İlk görüşme, keşif, cihaz satışı, montaj, filtre değişimi, arıza servisi ve ödeme takibi gibi tüm süreçler müşteri kaydıyla ilişkilendirilebilir.
BasitCRM içerisinde müşteriler için şu bilgiler saklanabilir:
- Ad ve soyad
- Telefon numarası
- E-posta adresi
- Açık adres
- İl ve ilçe
- Cihaz marka ve modeli
- Montaj tarihi
- Garanti süresi
- Son servis tarihi
- Son filtre değişim tarihi
- Bir sonraki bakım tarihi
- Ödeme ve borç bilgileri
- Müşteri notları
Böylece müşteri aradığında yalnızca telefon numarası veya adı üzerinden arama yaparak geçmiş işlemlere ulaşabilirsiniz. Müşteriye daha önce hangi hizmetin verildiğini görmek için eski servis formlarını aramanız gerekmez.
Filtre Değişim Tarihlerini Düzenli Takip Edin
Su arıtma cihazı kullanıcılarının en sık ihtiyaç duyduğu hizmetlerden biri filtre değişimidir. Ancak müşteriler çoğu zaman filtre değişim zamanını hatırlamaz. Firma zamanında iletişime geçmezse müşteri farklı bir servis sağlayıcısından hizmet alabilir.
BasitCRM üzerinde her müşteri için son filtre değişim tarihi ve planlanan yeni değişim tarihi kaydedilebilir. Yaklaşan işlemler görev veya takvim kaydı olarak oluşturulabilir.
Örneğin bir müşterinin filtreleri 15 Ocak tarihinde değiştirildiyse, altı ay sonrası için otomatik veya manuel bir hatırlatma kaydı oluşturulabilir. Tarih yaklaştığında müşteri aranabilir, servis randevusu planlanabilir ve yapılan görüşme müşteri geçmişine eklenebilir.
Bu yöntem sayesinde yalnızca müşteri memnuniyeti artmaz. Düzenli filtre değişimleri, işletmenin tekrar eden servis gelirlerini de daha öngörülebilir hale getirir.
Cihaz ve Filtre Bilgilerini Müşteri Kaydıyla İlişkilendirin
Her su arıtma cihazında aynı filtre seti kullanılmayabilir. Cihaz modeli, filtre aşaması ve kullanılan parçalar farklılık gösterebilir. Servis personelinin müşteriye gitmeden önce doğru filtreleri hazırlaması gerekir.
Müşteri kaydında cihazla ilgili şu detaylar tutulabilir:
- Cihaz markası
- Cihaz modeli
- Seri numarası
- Montaj tarihi
- Garanti bitiş tarihi
- Filtre sayısı
- Kullanılan filtre türleri
- Membran modeli
- Pompa durumu
- Depo kapasitesi
- Önceki parça değişimleri
Bu bilgiler sayesinde servis personeli müşteriye gitmeden önce hangi filtre veya yedek parçaların gerekli olduğunu görebilir. Yanlış ürünle servise gitme, eksik malzeme nedeniyle ikinci kez ziyaret yapma ve zaman kaybetme ihtimali azalır.
Servis Taleplerini ve Arıza Kayıtlarını Yönetin
Su arıtma cihazlarında düşük su akışı, kötü tat, sesli çalışma, su sızıntısı, pompa arızası veya tank basıncı problemi gibi farklı teknik sorunlar yaşanabilir.
Müşteri telefonla veya WhatsApp üzerinden servis talebi oluşturduğunda bu talebin yalnızca bir çalışan tarafından bilinmesi risklidir. Çalışanın unutması, notu kaybetmesi veya izinli olması durumunda servis gecikebilir.
BasitCRM ile servis talepleri kayıt altına alınabilir. Her servis kaydında şu bilgiler yer alabilir:
- Talep tarihi
- Müşterinin bildirdiği sorun
- Servis adresi
- Atanan personel
- Randevu tarihi ve saati
- Kullanılacak ürün veya parça
- Yapılan işlem
- Servis sonucu
- Alınan ücret
- Ödeme durumu
- İşlem sonrası açıklama
Servis süreci “bekliyor”, “planlandı”, “servis yönlendirildi”, “tamamlandı” veya “ödeme bekliyor” gibi aşamalarla takip edilebilir. Böylece hangi taleplerin henüz sonuçlanmadığı kolayca görülebilir.
Teknik Servis Personelinin İşlerini Planlayın
Birden fazla servis personeli bulunan firmalarda görev dağılımı büyük önem taşır. Aynı saate birden fazla servis yazılması, uzak bölgelerdeki randevuların art arda planlanması veya servis personeline bilgi verilmemesi günlük operasyonu aksatabilir.
BasitCRM’in görev ve takvim özellikleri kullanılarak servis işlemleri çalışanlara atanabilir. Her çalışan, kendisine atanan işleri ve randevu saatlerini görebilir.
Servis planlamasında şu bilgiler kullanılabilir:
- Müşteri adı
- Servis adresi
- Telefon numarası
- Randevu tarihi
- İşlem türü
- Cihaz modeli
- Gerekli filtreler
- Servis notu
- Sorumlu çalışan
Bu yapı, özellikle yoğun filtre değişim dönemlerinde işlerin düzenli ilerlemesine yardımcı olur.
Tahsilat ve Ödeme Durumlarını Kontrol Edin
Su arıtma firmalarında cihaz satışı, filtre değişimi, bakım, arıza servisi ve yedek parça işlemleri için farklı tahsilatlar yapılabilir. Bazı müşteriler ödemeyi servis sırasında yaparken bazı müşteriler daha sonra ödeme yapabilir.
Ödeme bilgileri yalnızca servis personelinin notunda kalırsa açık hesapların takibi zorlaşır. BasitCRM ile yapılan işlem, işlem tutarı ve tahsilat durumu müşteri kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Aşağıdaki ödeme bilgileri takip edilebilir:
- İşlem tutarı
- Tahsil edilen tutar
- Kalan borç
- Ödeme tarihi
- Ödeme yöntemi
- Tahsilatı yapan çalışan
- Fatura veya makbuz açıklaması
- Ödeme notu
Ödeme bekleyen müşteriler filtrelenerek açık tahsilatlar görüntülenebilir. Böylece unutulan ödemelerin ve kayıt dışı kalan servis gelirlerinin önüne geçilebilir.
Eski Müşterilere Yeniden Ulaşın
Su arıtma sektöründe yeni müşteri kazanmak kadar mevcut müşteriyi korumak da önemlidir. Daha önce cihaz satın alan veya filtre değişimi yaptıran müşteriler, düzenli olarak yeniden hizmet alabilecek bir müşteri kitlesi oluşturur.
BasitCRM içerisinde müşteriler çeşitli kriterlere göre listelenebilir:
- Son altı aydır işlem yapılmayan müşteriler
- Filtre değişim tarihi yaklaşanlar
- Garanti süresi dolmak üzere olanlar
- Ödeme bekleyenler
- Yeni cihaz teklifi sunulabilecek müşteriler
- Bakım zamanı geçmiş müşteriler
- Belirli bir bölgede bulunan müşteriler
Bu listeler üzerinden planlı aramalar yapılabilir. Böylece müşteri sizi aramadan önce siz müşteriye ulaşabilirsiniz.
Örneğin “Filtre değişim tarihiniz yaklaştı, uygun olduğunuz gün için servis randevusu oluşturalım mı?” şeklinde bir iletişim kurulabilir. Bu yaklaşım hem satış fırsatı oluşturur hem de müşteriye düzenli hizmet verildiğini gösterir.
Teklif ve Cihaz Satış Süreçlerini Takip Edin
Su arıtma firmaları yalnızca teknik servis hizmeti vermez. Yeni cihaz satışı, cihaz yükseltme, iş yeri tipi arıtma sistemi, merkezi arıtma sistemi veya farklı filtre paketleri için teklif de hazırlayabilir.
Potansiyel müşteriler BasitCRM’e kaydedilerek satış süreci takip edilebilir. Müşterinin hangi ürünle ilgilendiği, görüşme tarihi, teklif tutarı ve son durum kayıt altına alınabilir.
Satış aşamaları şu şekilde düzenlenebilir:
- Yeni müşteri talebi
- İlk görüşme yapıldı
- Keşif planlandı
- Ürün önerildi
- Teklif gönderildi
- Müşteri değerlendirmede
- Satış tamamlandı
- Montaj planlandı
- Satış gerçekleşmedi
Bu sayede teklif verilen ancak geri dönüş alınmayan müşteriler unutulmaz. Satış ekibi, hangi müşteriyle yeniden iletişime geçmesi gerektiğini görebilir.
WhatsApp ve Telefon Görüşmelerini Daha Düzenli Yönetin
Su arıtma müşterileri genellikle telefon veya WhatsApp üzerinden iletişim kurar. Ancak müşteriyle yapılan görüşmeler yalnızca çalışanın kişisel telefonunda kaldığında diğer ekip üyeleri süreci göremez.
Müşteri görüşmelerinin özetleri BasitCRM’e not olarak eklenebilir. Örneğin:
- Müşteri filtre fiyatı sordu.
- Cumartesi günü servis talep etti.
- Adres bilgisi güncellendi.
- Membran değişimi önerildi.
- Teklif gönderildi.
- Ödeme için gelecek hafta aranacak.
Bu notlar sayesinde müşteri yeniden aradığında görüşmeye kaldığınız yerden devam edebilirsiniz. Müşterinin aynı bilgileri tekrar tekrar anlatmasına gerek kalmaz.
Servis Geçmişi Müşteri Memnuniyetini Artırır
Müşteri hizmet kalitesini yalnızca işlemin hızlı yapılmasıyla değerlendirmez. Firmanın kendisini tanımasını, cihaz geçmişini bilmesini ve önceki işlemlere hâkim olmasını da bekler.
Müşteri “Geçen bakımda hangi filtreler değişmişti?” diye sorduğunda geçmiş servis kaydını saniyeler içinde görüntüleyebilmek profesyonel bir izlenim oluşturur.
Ayrıca aynı arıza tekrar yaşandığında önceki müdahaleler incelenebilir. Böylece geçici çözümler yerine daha doğru teknik değerlendirmeler yapılabilir.
Excel ile Su Arıtma Müşteri Takibi Yeterli mi?
Az sayıda müşteriyle çalışan işletmeler ilk dönemde Excel kullanabilir. Ancak müşteri ve servis sayısı arttıkça Excel dosyaları yetersiz kalmaya başlar.
Excel kullanımında sık karşılaşılan sorunlar şunlardır:
- Aynı müşterinin birden fazla kez kaydedilmesi
- Filtre değişim tarihinin unutulması
- Çalışanların farklı dosyalar kullanması
- Güncel dosyanın hangisi olduğunun karışması
- Servis notlarının müşteriyle ilişkilendirilememesi
- Ödeme takibinin ayrı dosyada tutulması
- Mobil cihazdan kullanımın zor olması
- Yanlışlıkla veri silinmesi
- Yetkilendirme yapılamaması
- Müşteri geçmişine hızlı ulaşılamaması
BasitCRM ise müşteri, servis, görev, ürün, teklif ve finans kayıtlarını birbiriyle bağlantılı şekilde yönetmenize yardımcı olur.
BasitCRM Su Arıtma Firmalarına Nasıl Uyarlanır?
Her su arıtma firmasının çalışma şekli aynı değildir. Bazı firmalar ağırlıklı olarak cihaz satışı yaparken bazıları filtre değişimi ve teknik servis hizmetine odaklanır. Kurumsal müşterilere hizmet veren firmaların süreçleri de bireysel müşterilerle çalışan işletmelerden farklı olabilir.
BasitCRM, firmanın ihtiyacına göre özelleştirilebilir. Kullanılacak alanlar, durum seçenekleri, takip adımları ve raporlar iş modeline göre düzenlenebilir.
Örneğin sistem içerisinde şu özel alanlar oluşturulabilir:
- Cihaz modeli
- Cihaz seri numarası
- Montaj tarihi
- Filtre seti
- Son filtre değişimi
- Son membran değişimi
- Bir sonraki bakım tarihi
- Servis bölgesi
- Garanti durumu
- Bakım paketi
- Sözleşme bitiş tarihi
- Tahsilat durumu
İhtiyaç duyulmayan alanlar kaldırılabilir, yeni alanlar eklenebilir. Böylece genel amaçlı bir müşteri takip sistemi yerine su arıtma sektörünün çalışma biçimine uygun bir yapı oluşturulabilir.
Su Arıtma Müşteri Takip Programının Sağladığı Avantajlar
BasitCRM kullanarak müşteri ve servis süreçlerini dijital ortamda yönetmek işletmeye şu avantajları sağlayabilir:
- Filtre değişim tarihlerini kaçırmama
- Servis taleplerini daha hızlı sonuçlandırma
- Müşteri bilgilerine kolay ulaşma
- Teknik servis görevlerini çalışanlara atama
- Tahsilatları düzenli takip etme
- Eski müşterilere yeniden ulaşma
- Cihaz geçmişini kayıt altında tutma
- Teklif süreçlerini izleme
- Çalışanlar arasındaki bilgi kaybını azaltma
- Tekrarlayan servis gelirlerini artırma
- Müşteri memnuniyetini yükseltme
- Günlük iş yükünü daha düzenli planlama
Müşteri sayısı arttıkça düzenli bir sistem kullanmanın değeri daha net ortaya çıkar.
Su Arıtma Firmanız İçin BasitCRM’i Deneyin
Müşteri bilgileri farklı dosyalarda tutuluyor, filtre değişim tarihleri unutuluyor, servis talepleri çalışanların telefonlarında kalıyor veya tahsilatlar düzenli takip edilemiyorsa çalışma sisteminizi dijitalleştirmenin zamanı gelmiş olabilir.
BasitCRM su arıtma müşteri takip programı ile müşteri kayıtlarını, cihaz bilgilerini, filtre değişimlerini, servis randevularını, teknik işlemleri ve tahsilat süreçlerini tek panel üzerinden yönetebilirsiniz.
Firmanızın çalışma şekline uygun bir müşteri takip sistemi oluşturmak ve süreçlerinizi daha düzenli hale getirmek için BasitCRM ile iletişime geçebilir, sistemi ücretsiz deneyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Su arıtma müşteri takip programı nedir?
Su arıtma müşteri takip programı; müşteri bilgilerini, cihaz kayıtlarını, filtre değişim tarihlerini, servis taleplerini, bakım geçmişini ve ödeme durumlarını tek sistemde yönetmeyi sağlayan yazılımdır.
Filtre değişim zamanı nasıl takip edilir?
Her müşteri için son filtre değişim tarihi ve sonraki bakım tarihi kaydedilebilir. Yaklaşan tarihler için görev veya takvim kaydı oluşturularak müşteriye zamanında ulaşılabilir.
Servis personeline görev atanabilir mi?
BasitCRM üzerinde servis talepleri çalışanlara atanabilir. Randevu tarihi, müşteri adresi, yapılacak işlem ve gerekli ürün bilgileri görev kaydına eklenebilir.
Müşterinin kullandığı cihaz modeli kaydedilebilir mi?
Müşteri kartına cihaz markası, modeli, seri numarası, montaj tarihi, filtre türleri ve garanti bilgileri eklenebilir.
Tahsilat takibi yapılabilir mi?
Yapılan servis veya ürün satışı için işlem tutarı, tahsil edilen miktar, kalan borç, ödeme tarihi ve ödeme yöntemi kaydedilebilir.
BasitCRM yalnızca su arıtma firmaları için mi kullanılır?
BasitCRM farklı sektörlere uyarlanabilen bir müşteri takip programıdır. Su arıtma firmaları için cihaz, filtre, servis ve tahsilat süreçlerine uygun şekilde özelleştirilebilir.
Excel’deki müşteri bilgileri BasitCRM’e aktarılabilir mi?
Mevcut müşteri kayıtlarının yapısına bağlı olarak Excel dosyalarındaki bilgiler sisteme aktarılabilir. Böylece müşteri verilerini tek tek yeniden oluşturmak gerekmez.
