PVC doğrama, pimapen ve cam balkon sektöründe müşteri süreci çoğu zaman tek bir telefon görüşmesiyle tamamlanmaz. Müşteriden ilk talebin alınması, keşif planlanması, ölçülerin kaydedilmesi, teklif hazırlanması, teklif revizyonlarının takip edilmesi, siparişin onaylanması, montajın planlanması ve tahsilatın tamamlanması gerekir. BasitCRM, bu sürecin müşteri ve satış tarafını tek panelde toplamak isteyen firmalar için kullanılabilecek sade bir PVC doğrama müşteri takip programı olarak değerlendirilebilir.
Özellikle aynı anda çok sayıda keşif, teklif ve montaj işi yöneten firmalarda bilgiler telefon görüşmelerinde, WhatsApp mesajlarında, Excel dosyalarında veya personelin kişisel notlarında dağılabilir. BasitCRM ile müşteri ve potansiyel müşteri kayıtları, görüşme notları, teklifler, görevler, takvim, satış süreçleri ve tahsilat bilgileri daha düzenli takip edilebilir. Ancak sistemin teknik PVC çizimi yaptığı, profil kesim hesabı çıkardığı veya üretim hattını optimize ettiği düşünülmemelidir. BasitCRM’in odağı müşteri ilişkileri, satış ve iş takibidir.
PVC ve Cam Balkon Firmalarında Müşteri Takibi Neden Zorlaşır?
PVC doğrama ve cam balkon sektöründe bir müşteri talebinin satışa dönüşmesi birkaç farklı aşamadan geçebilir.
Müşteri önce telefonla fiyat sorabilir. Daha sonra keşif talep edebilir. Keşif sırasında ölçüler alınabilir. Ardından teklif hazırlanır. Müşteri farklı renk, profil, cam veya uygulama seçeneği istediğinde teklif yeniden düzenlenebilir. Teklif kabul edildikten sonra sipariş, üretim hazırlığı, montaj ve ödeme süreçleri başlar.
Firma aynı anda onlarca müşteriyle ilgileniyorsa şu soruların cevaplarını takip etmek zorlaşabilir:
- Hangi müşterinin keşfi yapılacak?
- Hangi müşterinin ölçüsü alındı?
- Kim teklif bekliyor?
- Hangi teklif revize edildi?
- Son gönderilen teklif hangisi?
- Hangi müşteri kapora ödedi?
- Hangi iş montaj bekliyor?
- Kalan ödemesi olan müşteri kim?
- Montaj sonrası servis talebi açılan müşteri var mı?
Bu nedenle iyi kullanılan bir cam balkon müşteri takip programı veya pimapen müşteri takip programı, firmanın ticari sürecini daha görünür hale getirir.
Telefon, WhatsApp ve Web Sitesinden Gelen Taleplerin Kaydedilmesi
PVC ve cam balkon firmalarına müşteri talepleri farklı kanallardan gelebilir.
En sık kullanılan kanallar şunlardır:
- Telefon,
- WhatsApp,
- Web sitesi formu,
- Instagram,
- Facebook,
- Google üzerinden gelen aramalar,
- Referans,
- Mağaza veya ofis ziyareti.
Sorun, bu taleplerin farklı yerlerde kalmasıdır.
Örneğin satış personelinin WhatsApp hesabına yazan bir müşteri CRM’e kaydedilmezse birkaç gün sonra unutulabilir. Web sitesinden gelen form kaydı başka bir personelde kalabilir. Telefonla fiyat soran bir müşteri ise yalnızca çalışanların telefon rehberinde yer alabilir.
Daha düzenli bir yapı için her yeni talep potansiyel müşteri olarak sisteme eklenebilir.
Kayıtta şu bilgiler tutulabilir:
- Ad soyad veya firma adı,
- Telefon numarası,
- E-posta,
- İl ve ilçe,
- Adres,
- Talep türü,
- Talebin geldiği kanal,
- İlgilendiği ürün veya hizmet,
- İlk görüşme notu.
Böylece müşteri henüz teklif almamış olsa bile satış sürecine dahil edilmiş olur.
Ücretsiz Keşif Talepleri Nasıl Planlanır?
PVC doğrama ve cam balkon işlerinde fiyatlandırmanın önemli bölümü keşif sonrasında netleşir.
Müşterinin balkonunun, pencere alanının veya uygulama yapılacak bölümün görülmesi gerekebilir. Bu nedenle ücretsiz keşif taleplerinin düzenli planlanması önemlidir.
CRM üzerinde müşteriye bağlı bir görev oluşturulabilir:
Görev: Keşif yapılacak
Tarih: 12 Eylül
Sorumlu: Ahmet
Adres: Müşteri adresi
Not: Cam balkon için ölçü alınacak
Takvim üzerinden hangi gün kaç keşif olduğu görülebilir.
Bu sistem GPS rota optimizasyonu yapmaz; ancak hangi personelin hangi müşteriye hangi gün gitmesi gerektiğini planlamak için kullanılabilir.
Özellikle günlük çok sayıda keşif yapan firmalarda bu yapı, sözlü görev dağıtımına göre daha kontrollüdür.
Müşteri Adresi ve Ölçü Bilgileri Nasıl Saklanır?
Keşif sonrasında müşterinin adresiyle birlikte ölçü bilgilerinin de kaybolmadan saklanması gerekir.
CRM üzerinde müşteri kartına veya ilgili görüşme notuna şu tür bilgiler eklenebilir:
- Uygulama adresi,
- Balkon veya pencere tipi,
- Genişlik,
- Yükseklik,
- Bölüm sayısı,
- Talep edilen renk,
- Cam tercihi,
- Profil tercihi,
- Özel müşteri talepleri,
- Keşif sırasında alınan notlar.
Burada BasitCRM’in teknik çizim veya üretim hesabı yaptığı düşünülmemelidir.
Ölçüler ve teknik notlar müşteri kaydının yanında referans bilgi olarak tutulabilir. Asıl teknik hesaplamalar ve üretim planlaması, firmanın kullandığı sektörel yazılımlar veya kendi üretim yöntemleri üzerinden yürütülür.
Keşif Sonrası Teklif Hazırlanması
Keşif tamamlandıktan sonra satış sürecinin en önemli aşamalarından biri teklif hazırlamaktır.
Bir PVC teklif takip programı kullanıldığında teklif yalnızca PDF veya Word dosyası olarak kalmaz; teklifin hangi müşteriye ait olduğu ve hangi aşamada bulunduğu da takip edilebilir.
Teklifler örneğin şu durumlarla sınıflandırılabilir:
- Hazırlanıyor,
- Gönderildi,
- Müşteri inceliyor,
- Revizyon istendi,
- Güncel teklif gönderildi,
- Onaylandı,
- Reddedildi,
- Beklemede.
Bu durumlar satış ekibinin hangi tekliflere odaklanması gerektiğini gösterir.
Örneğin 40 farklı müşteriye teklif verildiyse, bunların tamamını tek tek hatırlamak yerine yalnızca “müşteri dönüşü bekleniyor” durumundaki teklifler incelenebilir.
Teklif Revizyonlarının Karışması Nasıl Önlenir?
PVC ve cam balkon sektöründe müşterilerin teklif üzerinde değişiklik istemesi oldukça yaygındır.
Örneğin müşteri:
- Beyaz yerine antrasit renk isteyebilir,
- Standart cam yerine farklı cam seçebilir,
- Balkonun bir bölümünden vazgeçebilir,
- Ek pencere talep edebilir,
- Fiyat indirimi isteyebilir.
Bu durumda teklif birkaç kez revize edilebilir.
En büyük problemlerden biri hangi teklifin son sürüm olduğunun karışmasıdır.
CRM üzerinde her teklif müşteriye bağlı tutulduğunda önceki ve güncel teklifler daha düzenli izlenebilir.
Örneğin:
Teklif 1: İlk keşif sonrası
Teklif 2: Antrasit profil revizyonu
Teklif 3: Son fiyat indirimi sonrası
şeklinde açıklamalar kullanılabilir.
Böylece satış personeli müşteriyi aradığında yanlış fiyat veya eski teklif üzerinden konuşmaz.
Onaylanan Tekliflerin Siparişe Dönüştürülmesi
Müşteri teklif verdiğinde değil, teklifi onayladığında satış süreci bir sonraki aşamaya geçer.
Onaylanan tekliflerin sipariş veya satış kaydına dönüştürülmesi işin durumunu daha net hale getirir.
Örneğin müşteri süreci şu şekilde ilerleyebilir:
Potansiyel Müşteri → Keşif → Teklif → Revizyon → Onay → Sipariş → Montaj
Bu yapı sayesinde bekleyen fırsatlar ile kazanılmış işler birbirinden ayrılır.
Satış yöneticisi kaç teklif verildiğini, kaç teklifin onaylandığını ve kaç işin montaj beklediğini daha kolay takip edebilir.
Üretim ve Montaj Görevlerinin Planlanması
Teklif onaylandıktan sonra saha ve montaj süreci başlar.
CRM bu noktada üretim makinesini veya profil kesim planını yönetmez. Ancak üretim ve montaj sürecinde takip edilmesi gereken görevlerin ekip üyelerine atanmasına yardımcı olabilir.
Örneğin:
- Ölçüleri üretime ilet,
- Malzeme hazır olduğunda müşteriyi ara,
- Montaj tarihi belirle,
- Montaj ekibine görev ata,
- Montaj öncesi müşteriyi bilgilendir,
- Montaj tamamlandıktan sonra kontrol et.
Bir cam balkon iş takip programı veya montaj takip programı mantığında görevlerin müşteri kaydına bağlı olması bilgi kopukluğunu azaltır.
Montaj personeli için görev oluşturulduğunda müşterinin adresi, telefon numarası ve iş notları aynı kayıt üzerinden görülebilir.
Kapora, Kalan Ödeme ve Tahsilat Takibi
PVC doğrama ve cam balkon işlerinde ödeme çoğu zaman tek seferde yapılmaz.
Örneğin:
Toplam iş bedeli: 80.000 TL
Kapora: 30.000 TL
Kalan ödeme: 50.000 TL
CRM üzerinde satış ve finans tarafında bu bilgiler takip edilebilir.
Müşteriye ilişkin:
- Toplam teklif tutarı,
- Kapora,
- Yapılan tahsilatlar,
- Kalan bakiye,
- Ödeme tarihi,
- Ödeme notu
gibi bilgiler kaydedilebilir.
Kalan ödeme montaj sonrasında alınacaksa görev oluşturulabilir:
“Montaj tamamlandıktan sonra kalan ödemeyi takip et.”
Bu yapı muhasebe yazılımının yerine geçmez. CRM’in amacı müşteri bazındaki ticari ödeme sürecini satış ekibi açısından görünür hale getirmektir.
Montaj Sonrası Garanti ve Servis Talepleri
Müşteri ilişkisi montaj tamamlandığında bitmez.
Daha sonra:
- Ayar problemi,
- Fitil değişimi,
- Cam sorunu,
- Mekanizma problemi,
- Su alma şikâyeti,
- Ek uygulama talebi
gibi servis talepleri oluşabilir.
Bu taleplerin de müşteri kartında tutulması önemlidir.
Örneğin müşteri aradığında geçmişte hangi işin yapıldığı ve ne zaman montaj gerçekleştirildiği görülebilir.
Servis talebi için görev açılarak ilgili personele atanabilir.
Bu yaklaşım, satış sonrası müşteri deneyimini de daha düzenli hale getirir.
Bekleyen Tekliflerin Yeniden Aranması
PVC ve cam balkon firmalarının önemli satış kayıplarından biri teklif gönderildikten sonra müşterinin unutulmasıdır.
Teklif gönderilen müşteri hemen karar vermeyebilir.
Bazı müşteriler birkaç gün, bazıları birkaç hafta düşünebilir.
Bu nedenle CRM’de teklif sonrasına görev bırakmak faydalıdır:
- 2 gün sonra ara,
- Hafta sonu yeniden dönüş yap,
- Ay sonunda fiyatı tekrar görüş,
- Müşteri tadilat tamamlandığında tekrar aranacak.
Bekleyen teklifler düzenli incelendiğinde satış personeli yalnızca yeni gelen taleplere değil, geçmiş fırsatlara da odaklanır.
Bu durum satış dönüşüm oranını artırmaya yardımcı olabilir.
Satış Temsilcisi ve Montaj Ekibi Arasında Bilgi Paylaşımı
Firmalarda yaşanan önemli problemlerden biri satış ekibi ile montaj ekibi arasındaki bilgi kopukluğudur.
Satış personeli müşteriyle özel bir detay konuşabilir ancak montaj personeline bu bilgi iletilmeyebilir.
Örneğin müşteri:
“Cumartesi öğleden önce gelin.”
“Balkon içerisinde mobilya var.”
“Kapıyı şu tarafa açılır istiyorum.”
gibi özel bir talepte bulunmuş olabilir.
Bu notların müşteri ve görev kayıtlarında tutulması ekipler arasındaki iletişimi kolaylaştırır.
Böylece bilgiler yalnızca sözlü olarak aktarılmaz.
BasitCRM ile Örnek Bir PVC ve Cam Balkon İş Akışı
Örnek olarak Ayşe Hanım’ın cam balkon yaptırmak istediğini düşünelim.
Ayşe Hanım Google üzerinden firmayı bulur ve telefonla arar.
Satış personeli müşteriyi BasitCRM’e potansiyel müşteri olarak kaydeder.
Talep: Cam balkon
Adres: İstanbul / Pendik
Kaynak: Google
Not: Balkon için ücretsiz keşif istiyor
Ertesi gün için keşif görevi oluşturulur.
Keşif personeli müşterinin adresine gider, gerekli ölçüleri alır ve notları müşteri kaydına ekler.
Satış personeli daha sonra 72.000 TL tutarında teklif hazırlar.
Teklif müşteriye gönderilir.
İki gün sonra müşteri antrasit renk profil istediğini bildirir. Teklif revize edilir ve 76.000 TL olarak yeniden gönderilir.
Yeni teklif CRM üzerinde güncel teklif olarak takip edilir.
Müşteri teklifi kabul eder ve 30.000 TL kapora öder.
Teklif satışa veya sipariş sürecine alınır.
Ardından ekip için görevler oluşturulur:
- Ölçüleri üretim ekibine ilet,
- Malzeme hazır olduğunda müşteriyi bilgilendir,
- Montaj tarihi oluştur,
- Montaj ekibini görevlendir.
Montaj tarihi 25 Eylül olarak belirlenir.
Montaj tamamlandıktan sonra kalan 46.000 TL için tahsilat kaydı takip edilir.
İki ay sonra müşteri açılır kapanır mekanizmalardan birinde ayar sorunu olduğunu bildirir.
Müşteri kartı açıldığında önceki teklif, montaj tarihi, ödeme durumu ve görüşme geçmişi görülebilir.
Servis talebi ilgili personele görev olarak atanır.
Böylece müşterinin ilk telefonundan montaj sonrası desteğe kadar bütün ticari süreç tek müşteri geçmişinde izlenmiş olur.
BasitCRM’in PVC ve cam balkon firmalarındaki temel kullanım alanı da tam olarak budur: müşteriyi, görüşmeleri, teklifleri, görevleri, montaj sürecini ve tahsilatı birbirinden kopuk kayıtlar yerine tek bir iş akışında toplamak.
Sık Sorulan Sorular
1. PVC doğrama müşteri takip programı ne işe yarar?
PVC doğrama müşteri takip programı; müşteri taleplerini, keşifleri, ölçü notlarını, teklifleri, teklif revizyonlarını, görevleri, montaj planlarını ve tahsilat süreçlerini daha düzenli takip etmeye yardımcı olur.
2. Cam balkon müşteri takip programı ile keşifler takip edilebilir mi?
Evet. Keşif talebi müşteri kaydına bağlanabilir, sorumlu personel belirlenebilir ve keşif tarihi görev veya takvim üzerinden takip edilebilir.
3. BasitCRM PVC kesim ve üretim hesabı yapar mı?
Hayır. BasitCRM teknik PVC çizimi, profil kesim optimizasyonu veya üretim hesabı yapan sektörel bir üretim yazılımı değildir. Müşteri, satış, teklif, görev, takvim ve finans süreçlerine odaklanır.
4. Bekleyen cam balkon teklifleri nasıl takip edilir?
Tekliflere durum verilerek gönderilen, bekleyen, revize edilen, kabul edilen ve reddedilen teklifler ayrılabilir. Teklif sonrasında müşteriyi yeniden aramak için görev oluşturulabilir.
5. Montaj sonrası servis talepleri CRM’de tutulabilir mi?
Müşteri geçmişine servis talebiyle ilgili not eklenebilir ve ilgili personele görev atanabilir. Böylece daha önce yapılan satış ve montaj bilgileriyle birlikte müşterinin satış sonrası süreci de takip edilebilir.
PVC doğrama ve cam balkon firmanızda müşteri, keşif, teklif, montaj ve tahsilat süreçlerini daha düzenli yönetmek istiyorsanız BasitCRM’i 14 gün ücretsiz deneyerek kendi iş akışınıza uygunluğunu test edebilirsiniz.
