Franchise sistemiyle büyüyen işletmeler için yeni bayi adayları bulmak kadar, gelen başvuruları doğru şekilde takip etmek de önemlidir. Web sitesindeki franchise formu, telefon görüşmeleri, WhatsApp mesajları, sosyal medya ve referanslar üzerinden gelen onlarca başvuru kısa süre içinde kontrol edilmesi zor bir yapıya dönüşebilir. Başvurular Excel dosyalarında, e-postalarda veya çalışanların kişisel notlarında tutulmaya başladığında değerli adayların unutulması kaçınılmaz hale gelir.
BasitCRM, franchise başvurularını tek merkezde toplamak, aday bayi görüşmelerini kayıt altına almak ve satış sürecine benzer şekilde franchise adaylarını aşama aşama takip etmek için kullanılabilir. Böylece hangi adayın yeni başvuru yaptığı, kimle görüşme gerçekleştirildiği, hangi adaydan belge beklendiği ve hangi franchise görüşmesinin sözleşme aşamasına geldiği daha kolay takip edilebilir.
Franchise Başvuru Takibi Nedir?
Franchise başvuru takibi; markanızdan bayilik veya franchise almak isteyen kişi ve şirketlerin ilk başvurudan sözleşme aşamasına kadar olan sürecinin düzenli şekilde yönetilmesidir.
Başvuru sürecinde genellikle şu bilgiler toplanır:
- Adayın adı ve soyadı
- Telefon numarası
- E-posta adresi
- Franchise açmak istediği şehir
- İlçe veya bölge
- Yatırım bütçesi
- Ticari deneyimi
- Mevcut işletmesi olup olmadığı
- Talep ettiği franchise modeli
- İlk görüşme tarihi
- Görüşme notları
- Gönderilen teklif veya franchise sunumu
- Beklenen belgeler
- Başvurunun mevcut durumu
Başvuru sayısı az olduğunda bu bilgiler basit bir Excel dosyası üzerinden takip edilebilir. Fakat başvurular arttıkça Excel'de hangi adayın ne zaman aranması gerektiğini görmek, eski görüşme notlarını bulmak ve çalışanlar arasındaki bilgi akışını sağlamak zorlaşır.
Bu noktada franchise CRM kullanımı süreci daha sistematik hale getirir.
Franchise Başvurularını Excel ile Takip Etmenin Sorunları
Birçok franchise veren işletme başlangıçta başvurularını Excel veya Google Sheets üzerinden takip eder.
Örneğin aşağıdaki gibi bir tablo oluşturulabilir:
| Aday | Şehir | Telefon | Bütçe | Durum |
|---|---|---|---|---|
| Ahmet Y. | İstanbul | 05xx xxx xx xx | 2.000.000 TL | Görüşüldü |
| Mehmet K. | Bursa | 05xx xxx xx xx | 1.500.000 TL | Beklemede |
| Ayşe D. | Ankara | 05xx xxx xx xx | 2.500.000 TL | Teklif Gönderildi |
İlk bakışta oldukça pratik görünen bu sistem, başvuru sayısı arttığında yetersiz kalabilir.
Örneğin bir adayla iki hafta önce telefon görüşmesi gerçekleştirildiğini düşünelim. Görüşme sırasında adayın yatırım için uygun bir lokasyon aradığı ve iki hafta sonra tekrar aranması gerektiği belirtilmiş olsun.
Excel dosyasına yalnızca:
“Görüşüldü.”
yazılması durumunda iki hafta sonra yapılması gereken takip kolaylıkla unutulabilir.
CRM sisteminde ise adayın kaydına görüşme notu eklenebilir ve yeniden aranması gereken tarih için görev oluşturulabilir.
CRM ile Franchise Başvuruları Nasıl Takip Edilir?
Franchise başvurularının CRM üzerinden takip edilmesinin temel amacı tüm adayları ortak bir satış sürecine dahil etmektir.
Örneğin franchise adayları için aşağıdaki aşamalar kullanılabilir:
Yeni Başvuru → İlk Görüşme → Değerlendirme → Lokasyon İncelemesi → Teklif → Sözleşme → Franchise Açılışı
Her aday bulunduğu aşamaya göre takip edilir.
Bu yapı sayesinde yöneticiler yüzlerce başvuru arasında tek tek kayıt aramak yerine adayların hangi aşamada olduğunu hızlı şekilde görebilir.
1. Yeni Franchise Başvurusunu CRM'e Kaydedin
Web sitesi, telefon, sosyal medya veya WhatsApp üzerinden gelen her franchise talebi CRM sistemine eklenmelidir.
Aday kaydında mümkün olduğunca standart bilgiler tutulmalıdır.
Örneğin:
Ad Soyad: Murat Kaya
Telefon: 05xx xxx xx xx
Şehir: İzmir
Talep Edilen Bölge: Karşıyaka
Yatırım Bütçesi: 2.000.000 TL
Başvuru Kaynağı: Web sitesi
Durum: Yeni Başvuru
Başvuru kaynaklarının da kayıt altına alınması önemlidir.
Çünkü zaman içerisinde hangi kanalların daha fazla franchise adayı getirdiğini görebilirsiniz.
Örneğin başvuruların önemli bölümü Google reklamlarından gelirken sosyal medyadan gelen adayların daha düşük dönüşüm sağladığını fark edebilirsiniz.
2. İlk Görüşme Notlarını Kaydedin
Franchise adaylarıyla yapılan ilk görüşme genellikle sürecin en önemli aşamalarından biridir.
Bu görüşmede adayın:
- yatırım bütçesi,
- hedeflediği bölge,
- ticari deneyimi,
- işletmenin başında bulunup bulunmayacağı,
- franchise beklentileri,
- yatırım zamanlaması
gibi bilgiler öğrenilir.
Bu bilgilerin çalışanların kişisel notlarında kalması yerine aday kaydına eklenmesi gerekir.
Örneğin görüşme notu şu şekilde olabilir:
“Aday İzmir Karşıyaka bölgesinde franchise açmak istiyor. Yaklaşık 2 milyon TL yatırım bütçesi bulunuyor. Uygun dükkan arıyor. Bölgedeki lokasyonları değerlendirdikten sonra 15 Ağustos'ta yeniden aranacak.”
Böyle bir kayıt sayesinde başka bir çalışan da adayın geçmiş görüşmelerini anlayabilir.
3. Franchise Adaylarını Aşamalara Ayırın
Her franchise başvurusunun aynı durumda olmadığını unutmamak gerekir.
Bazı adaylar sadece bilgi almak isterken bazıları yatırım yapmaya hazır olabilir.
Bu nedenle adayları belirli aşamalara ayırmak takip sürecini önemli ölçüde kolaylaştırır.
Örnek bir franchise satış süreci şöyle olabilir:
Yeni Başvuru
Henüz iletişim kurulmamış franchise adayları.
İlk Görüşme
Telefon veya çevrim içi toplantı gerçekleştirilmiş adaylar.
Ön Değerlendirme
Bütçe, bölge ve franchise şartları açısından uygunluğu değerlendirilen adaylar.
Lokasyon Bekleniyor
Franchise şartlarını kabul eden fakat uygun mağaza veya işletme lokasyonu arayan adaylar.
Teklif Gönderildi
Franchise yatırım maliyetleri ve sözleşme şartları iletilmiş adaylar.
Sözleşme Aşaması
Tarafların franchise sözleşmesi üzerinde çalıştığı adaylar.
Kazanıldı
Franchise anlaşmasının tamamlandığı başvurular.
Uygun Değil
Yatırım bütçesi, bölge veya diğer şartlar nedeniyle devam edilmeyen başvurular.
Bu sistem özellikle aynı anda çok sayıda franchise başvurusu alan markalarda ciddi zaman kazandırır.
Franchise Adaylarına Görev ve Hatırlatma Ekleyin
Franchise satış süreçlerinin önemli bölümü takip görüşmelerinden oluşur.
Bir aday:
“İki hafta sonra sermayem netleşecek.”
diyebilir.
Başka bir aday:
“Şu anda dükkan bakıyorum, önümüzdeki ay görüşelim.”
diyebilir.
Bir başka aday ise:
“Ortağımla görüştükten sonra size dönüş yapacağım.”
şeklinde cevap verebilir.
Bu görüşmeler yalnızca not olarak bırakıldığında adaylar zaman içerisinde unutulabilir.
CRM kullanırken her görüşmenin ardından bir sonraki aksiyonu belirlemek daha sağlıklıdır.
Örneğin:
Görev: Murat Kaya'yı tekrar ara
Tarih: 15 Ağustos
Açıklama: Karşıyaka lokasyon çalışmasını sor.
Böylece franchise ekibinin takip etmesi gereken adaylar günlük görev listesine dönüşür.
Franchise Adaylarının Görüşme Geçmişini Saklayın
Bir franchise görüşmesi bazen birkaç ay sürebilir.
Aynı adayla:
- telefon görüşmesi,
- WhatsApp konuşması,
- çevrim içi toplantı,
- yüz yüze görüşme,
- teklif görüşmesi
gibi birçok farklı iletişim gerçekleştirilebilir.
Üstelik süreç boyunca adayla ilgilenen çalışan değişebilir.
CRM kullanılmadığında yeni çalışan adayla yapılan eski görüşmeleri öğrenmek için önceki çalışanlara sormak zorunda kalabilir.
CRM sisteminde ise adayın geçmiş aktiviteleri kayıt altında tutulabilir.
Örneğin:
3 Ağustos: Franchise formu doldurdu.
4 Ağustos: İlk telefon görüşmesi yapıldı.
6 Ağustos: Franchise sunumu gönderildi.
10 Ağustos: Yatırım bütçesi görüşüldü.
15 Ağustos: Lokasyon değerlendirmesi yapılacak.
Bu geçmiş, adayla gerçekleştirilecek sonraki görüşmenin çok daha hazırlıklı yapılmasını sağlar.
Şehre ve Bölgeye Göre Franchise Başvurularını Takip Edin
Franchise sistemlerinde bölge yönetimi önemli bir konudur.
Örneğin İstanbul Kadıköy bölgesi için aynı anda 15 farklı başvuru gelebilir.
CRM içerisinde adayların şehir ve bölge bilgileri tutulduğunda şu tür sorgular yapmak kolaylaşır:
- İstanbul'daki franchise adayları
- Ankara'daki yeni başvurular
- İzmir'de teklif gönderilen adaylar
- Bursa'da lokasyon arayan franchise adayları
Bu yapı, markanın genişleme stratejisinin planlanmasına da yardımcı olabilir.
Örneğin belirli bir şehirde sürekli franchise talebi geliyorsa o bölgenin marka açısından potansiyeli ayrıca değerlendirilebilir.
Franchise Başvuru Formu ile CRM Birlikte Kullanılabilir
Franchise başvurularının önemli bölümü markanın web sitesindeki başvuru formundan gelir.
Bu formda gereğinden fazla soru sormak başvuru oranını düşürebilir. Buna karşılık çok az bilgi istemek de satış ekibinin her adayla tekrar uzun görüşmeler yapmasına neden olabilir.
Başlangıç için aşağıdaki bilgiler yeterli olabilir:
- Ad soyad
- Telefon
- E-posta
- Şehir
- Yatırım bütçesi
- Franchise açmayı düşündüğü tarih
- Kısa açıklama
Başvurular daha sonra CRM sistemine aktarılabilir ve adayın süreci buradan yönetilebilir.
Başvuru formu ile CRM entegrasyonu yapıldığında manuel veri girişine duyulan ihtiyaç da azaltılabilir.
Franchise CRM Kullanmanın Avantajları
Franchise başvurularının CRM üzerinden yönetilmesi yalnızca kayıt tutmayı kolaylaştırmaz.
Aynı zamanda franchise satış sürecinin tamamının daha ölçülebilir hale gelmesini sağlar.
Örneğin şu soruların cevapları daha kolay bulunabilir:
Bu ay kaç franchise başvurusu geldi?
Kaç adayla ilk görüşme yapıldı?
Kaç aday teklif aşamasına geçti?
Kaç franchise sözleşmesi imzalandı?
En fazla franchise başvurusu hangi şehirden geliyor?
Hangi çalışan kaç adayla ilgileniyor?
Hangi adayların tekrar aranması gerekiyor?
Bu veriler franchise satış ekibinin performansını ve büyüme sürecini değerlendirmek açısından önemlidir.
Franchise Satış Sürecinde En Sık Yapılan Hatalar
Franchise başvurularının takip edilmemesi markaların ciddi fırsat kaybetmesine neden olabilir.
En sık karşılaşılan hatalardan biri adayla ilk görüşme yapıldıktan sonra herhangi bir takip tarihi belirlenmemesidir.
Bir diğer hata ise franchise başvurularının farklı çalışanların telefonlarında veya Excel dosyalarında tutulmasıdır.
Bu durumda çalışan değiştiğinde başvuruların önemli bölümü kaybolabilir.
Başka bir sorun ise tüm franchise adaylarına aynı şekilde yaklaşılmasıdır.
Bilgi almak için başvuran bir aday ile yatırım yapmaya hazır bir aday aynı öncelikte değildir.
CRM sistemi adayların aşamalara ayrılmasını sağlayarak satış ekibinin zamanını daha doğru kullanmasına yardımcı olur.
BasitCRM ile Franchise Aday Yönetimi
BasitCRM içerisindeki müşteri, görüşme, görev ve satış takip özellikleri franchise başvurularını yönetmek için de kullanılabilir.
Franchise adaylarını CRM'e müşteri veya potansiyel müşteri olarak kaydedebilir, her aday için görüşme notları oluşturabilir ve yapılacak işlemler için görevler tanımlayabilirsiniz.
Örneğin franchise süreciniz:
Yeni Başvuru → Görüşme → Değerlendirme → Teklif → Sözleşme
şeklindeyse adaylar bu aşamalara göre takip edilebilir.
Adayın kaydına geçmiş görüşmeler, iletişim bilgileri ve yapılacak işlemler eklenebilir.
Böylece franchise başvuruları farklı Excel dosyaları, WhatsApp konuşmaları ve kişisel notlar arasında dağılmak yerine tek sistem üzerinden yönetilebilir.
Franchise Başvurularında Düzenli Takip Neden Önemlidir?
Franchise yatırımı birçok aday için ciddi bir karar sürecidir. Başvuru yapan kişi aynı anda farklı markalarla da görüşüyor olabilir.
Bu nedenle ilk görüşmenin ardından günlerce veya haftalarca geri dönüş yapılmaması potansiyel franchise adayının başka bir markaya yönelmesine neden olabilir.
İyi yapılandırılmış bir takip sistemi sayesinde hangi adayın ne zaman aranacağı, hangi adaydan belge beklendiği ve hangi adayın karar aşamasında olduğu görülebilir.
Başvuru sayısı arttıkça bu disiplin daha da önemli hale gelir.
On adayın bulunduğu bir süreç kişisel notlarla yönetilebilir.
Ancak yüzlerce franchise adayı bulunan bir yapıda aynı yöntem sürdürülebilir değildir.
CRM kullanımı burada yalnızca bir müşteri kayıt sistemi olmaktan çıkar ve franchise satış sürecinin operasyonel merkezine dönüşür.
Markanız düzenli şekilde franchise veya bayilik başvurusu alıyorsa adayları tek merkezden takip etmek, görüşme geçmişlerini saklamak ve takip görevlerini planlamak için BasitCRM'i franchise aday takip sistemi olarak kullanabilirsiniz.
