Fizyoterapistler için danışan takibi yalnızca randevu saatlerini kaydetmekten ibaret değildir. Bir danışanın ilk iletişiminden başlayan süreç; randevu planlama, seans takibi, görüşme notları, ödeme bilgileri, sonraki randevular ve tekrar iletişim kurulması gereken tarihlerle birlikte devam eder. Danışan sayısı arttıkça bu bilgileri ajanda, WhatsApp konuşmaları veya farklı Excel dosyaları üzerinden takip etmek zorlaşabilir.
BasitCRM, fizyoterapistlerin danışan kayıtlarını, görüşmelerini, randevularını, seans süreçlerini ve ödeme takibini tek merkezden yönetebilmesine yardımcı olur. Böylece hangi danışanın kaç seans aldığı, bir sonraki görüşmesinin ne zaman olduğu, ödeme durumunun ne olduğu ve en son ne zaman iletişim kurulduğu daha kolay takip edilebilir.
Özellikle kendi kliniğinde çalışan fizyoterapistler, birden fazla fizyoterapistin bulunduğu merkezler ve düzenli danışan takibi yapan fizik tedavi danışmanlık işletmeleri için merkezi bir takip sistemi günlük operasyonu önemli ölçüde kolaylaştırabilir.
Fizyoterapistler İçin Danışan Takip Programı Nedir?
Fizyoterapist danışan takip programı; danışanların iletişim bilgilerinin, randevularının, seans geçmişlerinin, görüşme notlarının ve ödeme durumlarının düzenli şekilde takip edilmesini sağlayan sistemdir.
Bir danışan kaydında örneğin şu bilgiler tutulabilir:
- Ad soyad
- Telefon numarası
- E-posta adresi
- İlk iletişim tarihi
- Randevu tarihi
- Seans sayısı
- Görüşme notları
- Ödeme durumu
- Toplam ücret
- Kalan ödeme
- Son seans tarihi
- Bir sonraki randevu
- Takip notları
Bu bilgiler farklı yerlerde tutulduğunda danışanın geçmişine ulaşmak zaman alabilir.
CRM kullanıldığında ise danışanla ilgili bilgiler tek kayıt üzerinden görüntülenebilir.
Fizyoterapistler Neden CRM Kullanmalı?
Bir fizyoterapist günlük olarak çok sayıda farklı işlemle ilgilenebilir.
Yeni danışanlardan telefon gelir, mevcut danışanların randevuları değiştirilir, seanslar gerçekleştirilir, ödeme alınır ve sonraki randevular planlanır.
Örneğin aynı gün içerisinde:
- 4 yeni danışan arayabilir,
- 12 seans gerçekleştirilebilir,
- 3 randevu ertelenebilir,
- 2 danışan ödeme yapabilir,
- 5 danışana tekrar dönüş yapılması gerekebilir.
Bu işlemlerin tamamını yalnızca kişisel ajanda veya WhatsApp üzerinden yürütmek bir süre sonra karışıklığa neden olabilir.
CRM sistemi danışan iletişimini ve yapılacak işleri daha düzenli bir yapıya dönüştürür.
Yeni Danışan Kaydı Nasıl Tutulmalı?
Bir kişi fizyoterapi hizmeti hakkında bilgi almak için telefonla veya WhatsApp üzerinden iletişime geçtiğinde ilk aşamada temel bilgilerinin kaydedilmesi faydalıdır.
Örneğin:
Ad Soyad: Mehmet Yılmaz
Telefon: 05xx xxx xx xx
İlk Görüşme: 10 Ağustos
Randevu: 12 Ağustos 14.00
Durum: Yeni Danışan
Not: İlk görüşme için randevu oluşturuldu.
Bu kayıt sayesinde danışanın daha önce iletişim kurup kurmadığı görülebilir.
Aynı zamanda yalnızca bilgi alan ancak henüz randevu oluşturmayan kişiler de kaybolmaz.
Örneğin kişi:
“Bu hafta programım belli değil, pazartesi tekrar arayacağım.”
diyebilir.
Bu kişiyi yalnızca telefon rehberinde bırakmak yerine CRM'e kaydetmek ve pazartesi günü için takip görevi oluşturmak daha düzenli bir yöntemdir.
Randevu Takibi Nasıl Yapılır?
Fizyoterapi hizmetlerinde düzenli randevu planlaması günlük işleyişin temel parçalarından biridir.
Danışanların:
- İlk görüşme randevuları
- Seans randevuları
- Kontrol görüşmeleri
- Ertelenen randevuları
- İptal edilen randevuları
takip edilmelidir.
Örneğin bir danışanın haftada iki kez seans alması planlanmış olabilir.
Bu durumda yalnızca ilk randevuyu kaydetmek yeterli değildir.
Danışanın sonraki seanslarının da planlanması gerekir.
BasitCRM içerisindeki takvim ve görev özellikleri kullanılarak danışanların yaklaşan görüşmeleri daha düzenli takip edilebilir.
Örneğin:
Danışan: Ayşe Kaya
Randevu: 14 Ağustos 11.00
İşlem: 4. Seans
Not: Önceki görüşmedeki gelişim değerlendirilecek.
Bu yapı fizyoterapistin gün içerisinde hangi danışanlarla görüşeceğini önceden görmesini sağlar.
Seans Takibi Neden Önemlidir?
Fizyoterapistlerin danışanlarıyla gerçekleştirdiği süreç çoğu zaman tek görüşmeden oluşmaz.
Bir danışan 5, 10 veya daha fazla seans boyunca takip edilebilir.
Bu nedenle yalnızca danışan kaydı değil, seans geçmişinin de düzenli tutulması gerekir.
Örneğin:
1. Seans – 3 Ağustos
İlk değerlendirme gerçekleştirildi.
2. Seans – 6 Ağustos
Planlanan çalışma uygulandı.
3. Seans – 10 Ağustos
Danışanın geri bildirimi kaydedildi.
4. Seans – 14 Ağustos
Yeni değerlendirme yapılacak.
Bu geçmiş sayesinde danışanın ne zaman geldiği ve kaç görüşme gerçekleştirildiği daha kolay görülebilir.
Aynı zamanda uzun süre ara veren danışanları belirlemek de mümkün olur.
Seans Paketleri Nasıl Takip Edilebilir?
Bazı fizyoterapistler danışanlarına tek seans yerine belirli sayıda seans içeren paketler sunabilir.
Örneğin:
Paket: 10 seans
Başlangıç: 1 Ağustos
Tamamlanan: 6 seans
Kalan: 4 seans
Bu tür paketlerin ajanda üzerinden takip edilmesi karışıklığa neden olabilir.
Her danışanın kaydında toplam seans sayısının ve tamamlanan görüşmelerin takip edilmesi süreci daha şeffaf hale getirir.
Örneğin danışan:
“Kaç seansım kaldı?”
diye sorduğunda eski mesajları veya ödeme kayıtlarını kontrol etmek yerine doğrudan danışan kaydına bakılabilir.
Fizyoterapistlerde Ödeme Takibi Nasıl Yapılır?
Danışan takibinin önemli bölümlerinden biri de ödeme yönetimidir.
Özellikle seans paketi veya taksitli ödeme modeli kullanılıyorsa hangi danışanın ne kadar ödeme yaptığı düzenli şekilde kaydedilmelidir.
Örneğin:
Toplam Paket: 8.000 TL
Ödenen: 5.000 TL
Kalan: 3.000 TL
Son Ödeme: 5 Ağustos
Sonraki Ödeme: 20 Ağustos
Bu bilgilerin yalnızca WhatsApp konuşmalarında tutulması ilerleyen dönemlerde karışıklığa neden olabilir.
CRM içerisindeki finans ve ödeme takip yapısı kullanılarak danışan bazında ödeme geçmişi daha düzenli takip edilebilir.
Nakit, Havale ve Kart Ödemelerini Ayırın
Ödemelerin yalnızca tutar olarak değil, ödeme yöntemiyle birlikte kaydedilmesi de faydalıdır.
Örneğin:
- Nakit
- Havale/EFT
- Kredi kartı
- Online ödeme
şeklinde ödeme yöntemleri tanımlanabilir.
Bu sayede ay sonunda hangi yöntemle ne kadar tahsilat gerçekleştirildiği daha kolay kontrol edilebilir.
Aynı zamanda eksik veya bekleyen ödemelerin tespit edilmesi kolaylaşır.
Danışan Görüşme Notlarını Kaydedin
Danışanla yapılan görüşmeler sırasında ilerleyen süreçte hatırlanması gereken birçok bilgi ortaya çıkabilir.
Örneğin:
“Danışan önümüzdeki hafta şehir dışında olacak. Randevularına 25 Ağustos'tan sonra devam edecek.”
veya:
“Danışan seans saatini iş nedeniyle akşam saatlerine almak istiyor.”
Bu bilgiler yalnızca fizyoterapistin hafızasında kaldığında unutulabilir.
Danışan kartına not eklemek, sonraki iletişimde geçmiş bilgilerin hızlı şekilde görülmesini sağlar.
Birden fazla fizyoterapistin bulunduğu merkezlerde bu durum daha da önemlidir.
Çünkü danışanla daha önce görüşmeyen başka bir çalışan da geçmiş kayıtları inceleyerek süreç hakkında bilgi sahibi olabilir.
Randevu Hatırlatma ve Takip Görevleri Oluşturun
Fizyoterapi süreçlerinde danışanın yalnızca mevcut randevusunu takip etmek yeterli olmayabilir.
Bazı danışanlara belirli bir süre sonra tekrar ulaşmak gerekebilir.
Örneğin:
“Bir hafta sonra tekrar ara.”
“Ay sonunda yeni paket hakkında bilgi ver.”
“Bir sonraki seansı cuma günü planla.”
“Ödeme için 20 Ağustos'ta hatırlatma yap.”
Bu gibi işlemler için CRM içerisinde görev oluşturulabilir.
Örneğin:
Görev: Mehmet Yılmaz'ı ara
Tarih: 18 Ağustos
Açıklama: Yeni seans programını planla.
Bu yöntem, danışan takibinin kişisel hafızaya bağlı kalmasını önler.
Randevuya Gelmeyen Danışanlar Nasıl Takip Edilir?
Fizyoterapistlerin karşılaştığı problemlerden biri de randevu oluşturmasına rağmen görüşmeye gelmeyen danışanlardır.
Bu kişiler tamamen kaybedilmiş danışanlar olarak değerlendirilmemelidir.
Örneğin danışan kaydında:
Durum: Randevuya Gelmedi
Son Randevu: 11 Ağustos
Takip: 12 Ağustos'ta aranacak
şeklinde kayıt tutulabilir.
Daha sonra danışanla iletişim kurularak yeni randevu oluşturulabilir.
Bu yöntem özellikle yoğun şekilde yeni danışan başvurusu alan merkezlerde potansiyel gelir kaybını azaltmaya yardımcı olabilir.
Eski Danışanlarla Yeniden İletişim Kurun
CRM kullanımının avantajlarından biri yalnızca aktif danışanları değil, geçmişte hizmet alan kişileri de kayıt altında tutabilmektir.
Örneğin üç ay önce seans süreci tamamlanan bir danışanla daha sonra tekrar iletişim kurulması gerekebilir.
Danışan kayıtları düzenli tutulduğunda:
- Son bir aydır gelmeyen danışanlar
- Seans paketini tamamlayan kişiler
- Yeni randevu oluşturmayan danışanlar
- İleri tarihte tekrar aranması gereken kişiler
daha kolay bulunabilir.
Bu da danışan iletişiminin daha düzenli sürdürülmesine yardımcı olur.
Fizyoterapi Merkezlerinde Birden Fazla Çalışanın Takibi
Birden fazla fizyoterapistin veya personelin bulunduğu işletmelerde danışan yönetimi daha karmaşık hale gelir.
Bir çalışan randevuyu oluşturabilir, başka bir fizyoterapist seansı gerçekleştirebilir ve ödeme işlemini farklı bir çalışan kaydedebilir.
Bilgiler merkezi bir sistemde tutulmadığında ekip içerisinde iletişim kopukluğu yaşanabilir.
CRM kullanıldığında her danışan için tek kayıt oluşturularak süreç ortak şekilde takip edilebilir.
Örneğin:
Danışan: Zeynep Demir
Sorumlu: Fzt. Ahmet Yılmaz
Son Seans: 8 Ağustos
Sonraki Randevu: 12 Ağustos
Ödeme Durumu: 2.000 TL bakiye
Not: İki seans sonra tekrar değerlendirme yapılacak.
Bu yapı çalışanların danışanla ilgili güncel bilgilere daha hızlı ulaşmasını sağlar.
Excel ile Fizyoterapi Danışan Takibinin Zorlukları
Danışan sayısı azken Excel kullanmak yeterli olabilir.
Ancak zaman içerisinde farklı tablolar oluşmaya başlayabilir:
- Danışan listesi
- Randevu listesi
- Ödeme tablosu
- Seans takip tablosu
- Borç/alacak tablosu
Aynı danışanın bilgileri farklı dosyalarda bulunmaya başladığında veri güncelliğini korumak zorlaşır.
Örneğin danışanın telefon numarası değiştiğinde bir dosyada güncellenip diğerinde eski kalabilir.
CRM kullanımının temel avantajı danışanla ilgili bilgileri mümkün olduğunca tek kayıt altında toplamaktır.
BasitCRM Fizyoterapistler İçin Nasıl Kullanılabilir?
BasitCRM, fizyoterapistlerin danışan ilişkilerini klasik müşteri ilişkileri mantığıyla düzenli şekilde takip etmesini sağlar.
Yeni danışanlar sisteme kaydedilebilir, görüşme ve seans notları tutulabilir, yaklaşan işlemler için görevler oluşturulabilir ve randevular takvim üzerinden planlanabilir.
Danışan süreci örneğin şu şekilde oluşturulabilir:
Yeni Danışan → İlk Görüşme → Aktif Seans → Kontrol → Süreç Tamamlandı
Bunun yanında:
Randevu Bekliyor,
Paket Yenilenecek,
Ödeme Bekleniyor,
Tekrar Aranacak
gibi durumlar da kullanılabilir.
Bu sayede yalnızca aktif seans alan kişiler değil, potansiyel ve eski danışanlar da düzenli şekilde takip edilebilir.
Danışan, Randevu, Seans ve Ödeme Takibini Tek Merkezde Toplayın
Fizyoterapistlerin günlük iş yükü danışan sayısı arttıkça yalnızca seans gerçekleştirmekten ibaret olmaktan çıkar.
Randevuların planlanması, danışanlara geri dönüş yapılması, seans geçmişlerinin kontrol edilmesi ve ödemelerin takip edilmesi önemli bir operasyon haline gelir.
Bu bilgilerin ajanda, WhatsApp, telefon rehberi ve Excel dosyaları arasında dağınık tutulması yerine merkezi bir sistem kullanılması günlük çalışmayı kolaylaştırır.
Danışanlarınızı, randevularınızı, seans süreçlerinizi ve ödeme takibinizi daha düzenli yönetmek istiyorsanız BasitCRM'i fizyoterapistler için danışan takip programı olarak kullanabilirsiniz.
