Etüt merkezlerinde yalnızca öğrenci kaydı tutmak yeterli değildir. Öğrencinin sınıfı, velinin iletişim bilgileri, kayıt görüşmeleri, ödeme durumu, taksit planı, eğitim programı ve yapılan görüşmelerin tamamı düzenli şekilde takip edilmelidir. Öğrenci sayısı arttıkça Excel dosyaları, WhatsApp konuşmaları ve ayrı notlar üzerinden ilerlemek hem zaman kaybına hem de bilgi karışıklığına neden olabilir.
BasitCRM, etüt merkezlerinin öğrenci, veli, aday kayıt ve ödeme süreçlerini tek panel üzerinden yönetebilmesi için kullanılabilecek sade ve özelleştirilebilir bir CRM programıdır. Kurumunuza başvuran aday öğrencileri kaydedebilir, velilerle yapılan görüşmeleri takip edebilir, mevcut öğrencilerin bilgilerini saklayabilir, ödeme kayıtlarını yönetebilir ve yapılacak işler için görevler oluşturabilirsiniz.
BasitCRM'in önemli avantajlarından biri, sistemin etüt merkezinizin çalışma şekline göre uyarlanabilmesidir. Her kurum aynı bilgileri takip etmek zorunda değildir. Öğrenci sınıfı, okul adı, veli bilgileri, eğitim paketi, ödeme planı veya kayıt durumu gibi alanlar kurumunuzun ihtiyacına göre düzenlenebilir.
Etüt Merkezlerinde Öğrenci Takibi Neden Önemlidir?
Etüt merkezlerinde her öğrencinin süreci farklı olabilir.
Bir öğrenci LGS hazırlık programına kayıt olurken başka bir öğrenci okul derslerine destek almak isteyebilir. Bir veli yalnızca fiyat bilgisi almak için başvururken başka bir veli deneme dersi veya kurum görüşmesi talep edebilir.
Bu süreçte şu soruların cevaplarının kolayca bulunabilmesi gerekir:
- Öğrenci hangi sınıfa gidiyor?
- Hangi programla ilgileniyor?
- Veliyle en son ne zaman görüşüldü?
- Hangi fiyat bilgisi verildi?
- Öğrenci kayıt yaptırdı mı?
- Ödeme peşin mi, taksitli mi?
- Kalan ödeme var mı?
- Yeniden aranması gereken veli var mı?
- Öğrenci hangi eğitim paketine kayıtlı?
- Kayıt yenileme zamanı yaklaştı mı?
Bu bilgiler farklı dosyalarda tutulduğunda yönetim zorlaşır. Etüt merkezi öğrenci takip programı kullanıldığında ise tüm bilgiler merkezi bir yapıda tutulabilir.
BasitCRM ile Öğrenci Kayıtlarını Tek Yerde Toplayın
BasitCRM üzerinde her öğrenci için ayrı kayıt oluşturabilirsiniz.
Örneğin öğrenci kartında şu bilgiler tutulabilir:
- Öğrenci adı soyadı
- Sınıfı
- Okulu
- Doğum tarihi
- Eğitim programı
- Kayıt tarihi
- Başlangıç tarihi
- Kayıt durumu
- İlgilendiği dersler
- Eğitim paketi
- Görüşme notları
- Ödeme durumu
Böylece öğrencinin bilgilerini farklı Excel tablolarından veya kağıt dosyalardan aramak zorunda kalmazsınız.
Veli Bilgilerini Öğrenciyle Birlikte Takip Edin
Etüt merkezlerinde asıl iletişim çoğu zaman öğrenciyle değil, veliyle gerçekleştirilir.
Bu nedenle öğrenci kaydının yanında veli bilgilerinin de düzenli tutulması önemlidir.
Örneğin:
- Veli adı soyadı
- Yakınlık derecesi
- Telefon numarası
- E-posta
- Alternatif iletişim numarası
- Görüşme notları
- İletişim tercihi
gibi bilgiler kayıt altında tutulabilir.
Özellikle kardeş öğrencilerin bulunduğu durumlarda aynı veliyle ilişkili birden fazla öğrencinin süreçlerinin takip edilmesi de önem kazanır.
BasitCRM'in özelleştirilebilir yapısı sayesinde kurumunuzun ihtiyaç duyduğu öğrenci ve veli bilgileri için uygun alanlar oluşturulabilir.
Aday Öğrenci ve Veli Başvurularını Takip Edin
Her etüt merkezine düzenli olarak yeni kayıt talepleri gelir.
Başvurular;
- Telefon
- Web sitesi
- Referans
- Okul çevresi
- Broşür
- Mevcut veli tavsiyesi
gibi farklı kaynaklardan gelebilir.
Başvuru yapan her velinin hemen kayıt yaptırması beklenmez.
Bazıları yalnızca fiyat sorabilir, bazıları kurumla yüz yüze görüşmek isteyebilir, bazıları ise birkaç farklı etüt merkezini karşılaştırıyor olabilir.
BasitCRM üzerinde adaylar farklı aşamalarda takip edilebilir.
Örneğin:
Yeni Başvuru → Veli Arandı → Kurum Görüşmesi → Fiyat Verildi → Karar Bekleniyor → Kayıt Tamamlandı
Bu yapı sayesinde kayıt danışmanları hangi adayların takip edilmesi gerektiğini daha rahat görebilir.
Veli Görüşmelerini Kayıt Altına Alın
Etüt merkezlerinde aynı veliyle kayıt öncesinde veya eğitim devam ederken birçok kez görüşülebilir.
Örneğin:
02 Ağustos: Telefonla bilgi aldı. 7. sınıf öğrencisi için matematik ve fen desteği istiyor.
04 Ağustos: Kuruma geldi. Eğitim programı anlatıldı.
05 Ağustos: Fiyat bilgisi gönderildi.
08 Ağustos: Eşiyle görüşeceğini söyledi.
12 Ağustos: Tekrar aranacak.
Bu görüşmeler kayıt altında tutulduğunda farklı çalışanlar da sürecin geçmişini görebilir.
Özellikle birden fazla kayıt danışmanının çalıştığı etüt merkezlerinde bu yapı büyük kolaylık sağlar.
Tekrar Aranacak Velileri Unutmayın
Birçok kayıt fırsatı yalnızca takip edilmediği için kaybedilebilir.
Veli;
“Hafta sonu tekrar konuşalım.”
veya
“Diğer kurumlarla da görüşeceğiz, birkaç gün sonra karar vereceğiz.”
dediğinde bu bilginin sadece çalışan hafızasında kalması risklidir.
BasitCRM üzerinden görev oluşturularak ilgili veliyle yeniden iletişim kurulması planlanabilir.
Örneğin:
Görev: Ayşe Hanım'ı 7. sınıf programı için ara
Tarih: 15 Ağustos
Not: Matematik + fen paketi hakkında fiyat verildi.
Bu şekilde potansiyel kayıtların unutulmasının önüne geçilebilir.
Öğrenci Ödeme Takibini Düzenli Hale Getirin
Etüt merkezlerinde ödeme süreçleri farklı şekillerde ilerleyebilir.
Bazı veliler yıllık ücreti peşin öderken bazıları aylık veya belirli sayıda taksitle ödeme yapabilir.
Örneğin bir öğrenci için;
Toplam eğitim ücreti: 48.000 TL
Peşinat: 8.000 TL
Kalan: 40.000 TL
Taksit: 8 ay x 5.000 TL
şeklinde bir ödeme planı oluşturulabilir.
Bu tür kayıtların düzenli tutulmaması;
- Hangi taksit ödendi?
- Hangi öğrenci borçlu?
- Son ödeme tarihi ne zaman?
- Ne kadar bakiye kaldı?
gibi soruların cevaplanmasını zorlaştırabilir.
BasitCRM'in finans özellikleri kullanılarak öğrenci ve veli ilişkili ödeme kayıtları daha düzenli şekilde takip edilebilir.
Ödeme Hatırlatmalarını ve Görevleri Yönetin
Ödeme günü yaklaşan öğrenciler için görev oluşturmak kurumun tahsilat sürecini daha kontrollü hale getirebilir.
Örneğin:
Görev: Mehmet Yılmaz Eylül taksiti kontrolü
Tarih: 5 Eylül
Not: 4.500 TL ödeme bekleniyor.
Bu sayede tahsilat süreci kişisel notlara veya manuel hatırlatmalara bağlı kalmaz.
Burada BasitCRM'in resmi muhasebe programı yerine geçmediğini belirtmek gerekir. Sistem, müşteri ve öğrenci ilişkili finans süreçlerinin takibinde kullanılabilir. Resmi muhasebe, e-fatura veya kapsamlı ön muhasebe işlemleri için ilgili muhasebe sistemlerinin ayrıca kullanılması gerekebilir.
Sınıf ve Eğitim Programına Göre Öğrencileri Ayırın
Etüt merkezlerinde öğrencilerin farklı gruplarda takip edilmesi gerekebilir.
Örneğin:
- sınıf
- sınıf
- sınıf
- sınıf
- LGS hazırlık
- TYT hazırlık
- AYT hazırlık
- Birebir özel ders
- Matematik destek programı
- Fen bilimleri destek programı
gibi farklı öğrenci grupları bulunabilir.
BasitCRM'in özelleştirilebilir yapısı sayesinde öğrenci kayıtları bu bilgilere göre kategorize edilebilir.
Örneğin yalnızca 8. sınıf LGS öğrencileri veya yalnızca matematik destek programındaki öğrenciler listelenebilir.
Eğitim Paketlerini Takip Edin
Etüt merkezlerinde farklı fiyat ve içeriklere sahip eğitim paketleri bulunabilir.
Örneğin:
Hafta İçi Etüt Paketi
Hafta Sonu LGS Paketi
Matematik + Fen Paketi
Birebir Ders Paketi
Tam Eğitim Paketi
Öğrencinin hangi pakete kayıt olduğu bilgisi CRM üzerinde tutulabilir.
Bu bilgi hem ödeme süreçlerinin hem de kayıt yenileme süreçlerinin daha düzenli yönetilmesini sağlar.
Kayıt Yenileme Süreçlerini Takip Edin
Etüt merkezleri açısından mevcut öğrencilerin sonraki dönem için yeniden kayıt yaptırması önemli bir gelir kaynağıdır.
Örneğin 6. sınıfta kurumunuzda eğitim alan bir öğrencinin 7. sınıf için kaydının yenilenmesi gerekebilir.
Kayıt bitiş tarihi yaklaşan öğrenciler için görevler oluşturulabilir.
Örneğin:
Görev: Elif Demir 7. sınıf kayıt yenileme görüşmesi
Tarih: 10 Haziran
Böylece kayıt yenileme döneminde hangi velilerle görüşülmesi gerektiği daha kolay takip edilir.
Deneme Dersi ve Tanışma Görüşmelerini Takip Edin
Bazı etüt merkezleri aday öğrencilerin kayıt öncesinde;
- Deneme dersi
- Seviye belirleme sınavı
- Rehberlik görüşmesi
- Kurum tanıtımı
- Öğretmen görüşmesi
gibi süreçlerden geçmesini sağlayabilir.
Bu aşamalar da CRM üzerinden takip edilebilir.
Örneğin:
Yeni Aday → Seviye Tespit → Deneme Dersi → Veli Görüşmesi → Teklif → Kayıt
şeklinde kurumunuza özel bir kayıt süreci oluşturulabilir.
Öğrencinin Hangi Kanaldan Geldiğini Takip Edin
Etüt merkezleri özellikle kayıt dönemlerinde reklam ve tanıtım çalışmalarına ciddi bütçe ayırabilir.
Google reklamı, Instagram reklamı, broşür, referans veya mevcut veli tavsiyesi gibi farklı kanallar kullanılabilir.
Ancak hangi kanalın gerçekten öğrenci kaydı getirdiğini takip etmek önemlidir.
BasitCRM üzerinde aday kaynağı olarak;
- Web sitesi
- Broşür
- Referans
- Mevcut veli
- Okul çevresi
- Etkinlik
gibi bilgiler tutulabilir.
Zamanla hangi kanaldan gelen adayların daha fazla kayıt yaptırdığı analiz edilebilir.
Birden Fazla Çalışanın Bulunduğu Etüt Merkezlerinde Merkezi Takip
Kurum içerisinde kayıt danışmanı, yönetici, muhasebe personeli ve rehberlik çalışanı gibi farklı kişiler bulunabilir.
Her çalışanın kendi Excel dosyasını veya not defterini kullanması bilgi dağınıklığı oluşturur.
Merkezi bir sistem kullanıldığında ise öğrenci ve veli bilgileri kurum içerisinde tek noktadan yönetilebilir.
Bir personel izinli olduğunda veya işten ayrıldığında süreçler kaybolmaz.
Yetkili çalışanlar geçmiş görüşmeleri ve kayıtları inceleyerek kaldıkları yerden devam edebilir.
Excel ile Etüt Merkezi Öğrenci Takibi Yeterli mi?
Küçük bir etüt merkezi başlangıçta Excel kullanabilir.
Örneğin:
| Öğrenci | Sınıf | Veli | Ödeme Durumu |
|---|---|---|---|
| Ali Kaya | 7. Sınıf | Ayşe Kaya | 2 taksit kaldı |
| Elif Demir | 8. Sınıf | Mehmet Demir | Ödendi |
Ancak öğrenci sayısı arttığında aynı tabloda;
- Öğrenci bilgileri
- Veli bilgileri
- Görüşmeler
- Taksitler
- Görevler
- Eğitim paketleri
- Kayıt yenilemeleri
- Aday kayıtları
takip edilmeye başlanır.
Bir süre sonra dosyalar büyür ve farklı çalışanlar tarafından farklı kopyalar kullanılmaya başlanabilir.
CRM sistemi ise yalnızca öğrenci listesini değil, öğrencinin ve velinin kurumla olan bütün ilişkisini yönetmeyi amaçlar.
BasitCRM Etüt Merkezine Göre Özelleştirilebilir mi?
Evet.
BasitCRM'in en önemli özelliklerinden biri özelleştirilebilir olmasıdır.
Her etüt merkezi farklı bir sistemle çalışabilir.
Bir kurum için;
- Öğrenci sınıfı
- Okul adı
- Veli bilgileri
- Eğitim paketi
- Taksit durumu
önemliyken başka bir kurum;
- Deneme sınavı
- Rehber öğretmen
- Kurs grubu
- Kayıt kaynağı
- Kayıt yenileme tarihi
gibi farklı bilgileri takip etmek isteyebilir.
BasitCRM'in kullanım yapısı kurumunuzun ihtiyacına göre düzenlenebilir. Böylece gereksiz alanlarla dolu karmaşık bir sistem yerine etüt merkezinizin gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgileri içeren bir öğrenci ve veli takip yapısı oluşturabilirsiniz.
Örnek Bir Etüt Merkezi Kayıt Süreci
BasitCRM üzerinde örnek bir süreç şu şekilde ilerleyebilir:
Bir veli Instagram reklamınız üzerinden kurumunuzu görür.
WhatsApp üzerinden 8. sınıf LGS programı hakkında bilgi ister.
Aday öğrenci ve veli bilgileri BasitCRM'e kaydedilir.
Veli telefonla aranır.
Kurum görüşmesi için randevu oluşturulur.
Öğrenci seviye belirleme sınavına katılır.
Veliyle eğitim programı ve ücret görüşmesi yapılır.
Teklif edilen fiyat görüşme notuna eklenir.
İki gün sonra yeniden aranması için görev oluşturulur.
Veli kayıt yaptırmaya karar verir.
Öğrenci mevcut öğrenci olarak takip edilmeye başlanır.
Ödeme planı oluşturulur.
Kurs döneminin sonuna yaklaşırken yeni dönem kayıt görüşmesi için görev eklenir.
Böylece ilk başvurudan kayıt yenilemeye kadar olan süreç tek panel üzerinden takip edilebilir.
Hangi Eğitim Kurumları BasitCRM Kullanabilir?
BasitCRM yalnızca klasik etüt merkezlerinde değil, öğrenci ve veli ilişkilerinin takip edildiği farklı eğitim kurumlarında da kullanılabilir.
Örneğin:
- Etüt merkezleri
- LGS hazırlık kursları
- TYT-AYT hazırlık kurumları
- Özel ders merkezleri
- Ödev destek merkezleri
- Akademik destek merkezleri
- Eğitim danışmanlık merkezleri
- Çocuk eğitim merkezleri
- Kurs merkezleri
kendi süreçlerine uygun şekilde BasitCRM'den yararlanabilir.
Öğrenci, Veli ve Ödeme Süreçlerini BasitCRM ile Tek Noktadan Yönetin
Etüt merkezlerinde başarılı bir yönetim yalnızca kaliteli eğitim vermekle sınırlı değildir. Aday öğrencilerin zamanında takip edilmesi, velilerle yapılan görüşmelerin kayıt altında tutulması, ödeme süreçlerinin düzenli yönetilmesi ve mevcut öğrencilerin kayıt yenileme dönemlerinin kaçırılmaması da operasyonun önemli parçalarıdır.
BasitCRM ile öğrenci ve veli kayıtlarını, aday başvurularını, görüşmeleri, görevleri, ödeme süreçlerini ve kayıt durumlarını tek panel üzerinden takip edebilirsiniz.
Üstelik kurumunuz hazır bir sisteme uyum sağlamak zorunda değildir. BasitCRM'in özelleştirilebilir yapısı sayesinde öğrenci kartlarını, takip aşamalarını ve kullanılan bilgileri etüt merkezinizin çalışma şekline göre düzenleyebilirsiniz.
Excel dosyaları, WhatsApp konuşmaları ve çalışanların kişisel notları arasında dağılan bilgileri merkezi bir sisteme taşıyarak kayıt süreçlerinizi daha düzenli, takip edilebilir ve yönetilebilir hale getirebilirsiniz.
