Dil kurslarında yalnızca mevcut öğrencileri takip etmek yeterli değildir. İngilizce, Almanca, Fransızca veya farklı yabancı dil eğitimleri veren kurumlar; kurs hakkında bilgi isteyen adaylardan kayıt yaptıran öğrencilere, ödeme takibinden görüşme notlarına kadar çok sayıda bilgiyi aynı anda yönetmek zorundadır. Excel tabloları, WhatsApp konuşmaları ve farklı not uygulamaları arasında dağılan bilgiler ise zamanla hem çalışanların işini zorlaştırır hem de potansiyel öğrencilerin gözden kaçmasına neden olabilir.
BasitCRM, dil kurslarının aday öğrenci ve mevcut öğrenci süreçlerini daha düzenli takip edebilmesi için kullanılabilecek sade ve özelleştirilebilir bir CRM sistemidir. Kursunuza başvuran kişileri kayıt altına alabilir, hangi dil eğitimiyle ilgilendiklerini görebilir, görüşme notlarını saklayabilir, takip görevleri oluşturabilir ve kayıt sürecinin hangi aşamada olduğunu tek panel üzerinden takip edebilirsiniz.
BasitCRM'in önemli avantajlarından biri, sistemin yalnızca standart bir müşteri takip programı olarak kullanılmak zorunda olmamasıdır. Alanlar, süreçler ve kullanım biçimi kurumun çalışma düzenine göre uyarlanabilir. Böylece klasik bir satış CRM'i yerine, dil kursunun kendi öğrenci kayıt ve aday takip sistemine dönüştürülebilir.
Dil Kurslarında Aday Öğrenci Takibi Neden Önemlidir?
Bir dil kursuna kayıt yaptırmadan önce adaylar genellikle birçok farklı kanaldan iletişime geçebilir:
- Web sitesindeki iletişim formu
- Telefon
- Google reklamları
- Referans
- Kurs merkezine doğrudan ziyaret
- Sosyal medya reklamları
- E-posta
Bir aday İngilizce kursu fiyatlarını sorarken başka bir aday Almanca A1 eğitiminin başlangıç tarihini öğrenmek isteyebilir. Başka bir kişi ise IELTS veya YDS hazırlık programıyla ilgilenebilir.
Gün içerisinde onlarca farklı görüşme gerçekleştirildiğinde, bilgiler düzenli kaydedilmiyorsa şu soruların cevaplarını bulmak zorlaşır:
Aday hangi kursla ilgileniyordu?
En son ne zaman görüşüldü?
Hangi fiyat verildi?
Tekrar aranması gerekiyor muydu?
Kayıt yaptırdı mı?
Neden kayıt yaptırmadı?
Dil kursları için öğrenci takip programı kullanmanın temel amacı tam olarak burada ortaya çıkar. Her aday için merkezi bir kayıt oluşturulduğunda görüşme geçmişi kaybolmaz ve kayıt danışmanları süreci kaldığı yerden devam ettirebilir.
BasitCRM ile Aday Öğrenci Kayıtlarını Tek Yerde Toplayın
BasitCRM üzerinde dil kursuna başvuran her aday için ayrı kayıt oluşturabilirsiniz.
Örneğin aday kaydında şu bilgiler tutulabilir:
- Ad soyad
- Telefon numarası
- E-posta adresi
- İlgilendiği dil
- İlgilendiği kurs programı
- Mevcut dil seviyesi
- Tercih ettiği eğitim modeli
- Online veya yüz yüze eğitim tercihi
- Tercih ettiği şube
- Uygun olduğu günler
- Uygun olduğu saatler
- Görüşme tarihi
- Teklif edilen ücret
- İndirim bilgisi
- Başvuru kaynağı
- Görüşme notları
- Kayıt durumu
Böylece adayla tekrar iletişime geçildiğinde önceki görüşmenin detaylarını hatırlamaya veya WhatsApp konuşmalarını tek tek bulmaya gerek kalmaz.
İngilizce, Almanca ve Farklı Kurs Türlerine Göre Özelleştirilebilir
Her dil kursunun çalışma sistemi aynı değildir.
Bazı kurumlar ağırlıklı olarak genel İngilizce eğitimi verirken bazıları;
IELTS, TOEFL, YDS, YÖKDİL, Almanca A1-A2, konuşma kulübü, çocuk İngilizcesi veya kurumsal dil eğitimi gibi çok sayıda farklı programa sahip olabilir.
Bu nedenle kullanılacak sistemin kursun çalışma şekline uyum sağlayabilmesi önemlidir.
BasitCRM özelleştirilebilir bir yapıya sahiptir. Kursunuzun ihtiyaçlarına göre öğrenci veya aday kayıtlarında kullanılacak bilgileri ve takip yöntemini kendi operasyonunuza uygun şekilde düzenleyebilirsiniz.
Örneğin bir Almanca kursu için;
- Hedef seviye
- Goethe sınavı
- Aile birleşimi
- Almanya çalışma planı
- A1 başlangıç tarihi
gibi bilgiler önemli olabilir.
IELTS eğitimi veren bir kurum ise;
- Mevcut IELTS skoru
- Hedef skor
- Sınav tarihi
- Academic / General
- Speaking seviyesi
gibi farklı bilgiler takip etmek isteyebilir.
Sistemin özelleştirilebilir olması sayesinde her eğitim kurumunu aynı kalıba sokmak yerine kurumun kendi kayıt sürecine uygun bir yapı oluşturulabilir.
Adayları Kayıt Aşamalarına Göre Takip Edin
Her bilgi alan kişi doğrudan öğrenciye dönüşmez.
Bir kişi fiyat öğrenir, bir başkası seviye tespit sınavına katılır, başka biri deneme dersinden sonra karar vermek isteyebilir.
Bu nedenle adayları yalnızca bir kişi listesinde tutmak yerine kayıt sürecindeki durumlarına göre takip etmek daha sağlıklıdır.
Örneğin kursunuzda şu aşamalar kullanılabilir:
Yeni Aday → İlk Görüşme Yapıldı → Teklif Verildi → Tekrar Aranacak → Kayıt Bekleniyor → Kayıt Tamamlandı
İhtiyaç duyulursa farklı aşamalar da oluşturulabilir.
Bu yapı özellikle kayıt danışmanlarının gün içerisinde hangi adaylarla ilgilenmesi gerektiğini belirlemesini kolaylaştırır.
Tekrar Aranacak Adayları Unutmayın
Dil kurslarında satış kaybının önemli nedenlerinden biri takip edilmeyen adaylardır.
Aday;
“Bir düşüneyim, haftaya tekrar görüşelim.”
dediğinde bu bilgi yalnızca personelin hafızasına bırakılırsa birkaç gün sonra unutulabilir.
BasitCRM üzerinden aday için görev oluşturularak belirlenen tarihte tekrar iletişime geçilmesi planlanabilir.
Örneğin:
Görev: Ahmet Yılmaz'ı İngilizce B1 kursu için ara
Tarih: 18 Ağustos
Not: Akşam grubu fiyatı verildi, eşiyle görüşüp dönüş yapacak.
Böylece kayıt danışmanları yapılacak işleri daha düzenli takip edebilir.
Görüşme Geçmişini Kayıt Altında Tutun
Aynı adayla kayıt gerçekleşene kadar birkaç defa görüşmek gerekebilir.
İlk görüşmede fiyat sorabilir.
İkinci görüşmede eğitim saatlerini öğrenebilir.
Üçüncü görüşmede indirim talep edebilir.
Dördüncü görüşmede kayıt yaptırmaya karar verebilir.
Bu görüşmeler kayıt altında olmadığında farklı personellerin aynı adaya farklı bilgiler vermesi veya önceki görüşmelerin unutulması mümkündür.
BasitCRM sayesinde müşteri veya aday kartı üzerinde süreçle ilgili notlar tutulabilir.
Örneğin:
03 Ağustos: Instagram üzerinden ulaştı. Genel İngilizce B1 programıyla ilgileniyor.
05 Ağustos: Telefon görüşmesi yapıldı. Hafta içi akşam grubu önerildi.
08 Ağustos: Fiyat bilgisi gönderildi.
12 Ağustos: Tekrar aranacak.
Bu yapı özellikle birden fazla kayıt danışmanının bulunduğu dil kurslarında ciddi kolaylık sağlar.
Adayın Nereden Geldiğini Takip Edin
Dil kursları öğrenci kazanmak için farklı reklam ve pazarlama kanallarını kullanabilir.
Google Ads, Instagram reklamları, organik Google sonuçları, referanslar veya fiziksel reklamlar bunlardan yalnızca birkaçıdır.
Ancak yalnızca kaç kişinin kursa başvurduğunu bilmek yeterli değildir.
Hangi kanalın daha fazla kayıt getirdiğini bilmek gerekir.
Aday kayıtlarına başvuru kaynağı ekleyerek;
- Web sitesi
- Referans
- Sokak reklamı
- Etkinlik
- Eski öğrenci tavsiyesi
gibi kaynakları takip edebilirsiniz.
Bu veriler zaman içerisinde reklam bütçesinin hangi kanallara ayrılması gerektiğine ilişkin daha sağlıklı kararlar alınmasına yardımcı olabilir.
Mevcut Öğrencileri de BasitCRM Üzerinden Takip Edin
BasitCRM yalnızca potansiyel öğrenci takibi için kullanılmak zorunda değildir.
Kayıt tamamlandıktan sonra kişinin kaydı mevcut öğrenci süreçlerinde de kullanılabilir.
Öğrenci kartında;
- Kayıt olduğu program
- Seviye
- Kurs başlangıç tarihi
- Kurs bitiş tarihi
- Şube
- Öğretmen bilgisi
- Ödeme bilgileri
- Görüşme notları
- Yenileme durumu
gibi bilgiler tutulabilir.
Böylece adayın ilk iletişiminden öğrenciliğinin ilerleyen dönemlerine kadar olan süreç daha bütüncül şekilde takip edilebilir.
Kurs Yenileme ve Üst Kur Programlarını Takip Edin
Dil kursları için müşteri ilişkileri yalnızca ilk kayıtla sona ermez.
A1 seviyesine başlayan bir öğrenci daha sonra A2, B1 ve B2 seviyelerine devam edebilir.
Genel İngilizce eğitimi alan bir öğrenci daha sonra konuşma kulübüne veya sınav hazırlık programına katılabilir.
Bu nedenle mevcut öğrencilerin kurs bitiş tarihlerini ve sonraki eğitim fırsatlarını takip etmek önemlidir.
Örneğin B1 programı bitmek üzere olan öğrenciler için:
“B2 kayıt görüşmesi yapılacak”
şeklinde görev oluşturulabilir.
Bu yaklaşım hem öğrenciyle iletişimin devam etmesini hem de mevcut öğrenci tabanından yeni kayıt oluşturulmasını kolaylaştırır.
Ödeme ve Finans Süreçlerini Daha Düzenli Takip Edin
Dil kurslarında öğrencilerin ödeme yöntemleri farklı olabilir.
Bazı öğrenciler peşin ödeme yaparken bazıları taksitli ödeme tercih edebilir. Kurumsal eğitimlerde ise fatura ve ödeme süreçleri farklı şekilde ilerleyebilir.
BasitCRM'in finans özellikleri kullanılarak müşteri ve öğrenci ilişkili finans kayıtlarının daha düzenli tutulması sağlanabilir.
Böylelikle aday görüşmesi, kayıt süreci ve finansal bilgiler tamamen birbirinden bağımsız sistemlerde takip edilmek zorunda kalmaz.
Ancak kapsamlı bir öğrenci muhasebesi veya resmi muhasebe uygulaması gereken kurumların CRM ile muhasebe sistemlerinin görevlerini birbirinden ayırması önemlidir. BasitCRM'in temel amacı müşteri, aday, satış ve operasyon süreçlerinin yönetimidir.
Excel ile Öğrenci Takibi Yerine CRM Kullanmanın Avantajı Nedir?
Yeni açılmış veya az sayıda öğrencisi bulunan bir kurs için Excel başlangıçta yeterli görünebilir.
Örneğin:
| Ad Soyad | Telefon | Kurs | Durum |
|---|---|---|---|
| Ayşe Kaya | 05xx xxx xx xx | İngilizce B1 | Tekrar aranacak |
| Mehmet Demir | 05xx xxx xx xx | Almanca A1 | Kayıt oldu |
Ancak başvuru sayısı arttıkça tablo büyür.
Bir süre sonra adayların görüşme geçmişleri, görevler, teklifler, ödeme notları ve iletişim kayıtları aynı Excel dosyasında yönetilmeye çalışılır.
CRM sisteminin farkı yalnızca bilgileri tablo halinde saklaması değildir.
Adayla ilgili sürecin tamamını yönetilebilir hale getirmesidir.
Birden Fazla Personelin Çalıştığı Kurslarda Merkezi Sistem
Kayıt danışmanlarının ayrı ayrı Excel dosyaları veya kişisel notları kullanması önemli bir bilgi dağınıklığı oluşturabilir.
Bir aday bugün bir personelle, ertesi gün başka bir personelle görüşebilir.
Merkezi bir CRM kullanıldığında ise yetkili kullanıcılar adayla ilgili mevcut bilgilere ulaşabilir ve süreci kaldığı yerden devam ettirebilir.
Bu durum personel değişikliklerinde de avantaj sağlar.
Çalışanın kurumdan ayrılmasıyla beraber aday geçmişinin ve görüşme bilgilerinin kaybolmasının önüne geçilebilir.
Dil Kursları BasitCRM'i Nasıl Kullanabilir?
Örnek bir süreç şöyle oluşturulabilir:
Bir aday Google üzerinden kursunuzu bulur ve WhatsApp'tan İngilizce kursu hakkında bilgi ister.
Personel adayı BasitCRM'e kaydeder.
İlgilendiği program Genel İngilizce B1 olarak işaretlenir.
Telefon görüşmesi gerçekleştirilir ve görüşme notu eklenir.
Adayın cumartesi günü seviye tespit sınavına katılacağı bilgisi kaydedilir.
Sınav sonrasında fiyat teklifi iletilir.
İki gün sonrasına “kayıt için tekrar ara” görevi oluşturulur.
Aday kayıt yaptırdığında durumu güncellenir.
Kurs tamamlanmaya yaklaşırken B2 programı için yeni görüşme planlanabilir.
Böylece ilk başvurudan kurs yenilemeye kadar devam eden süreç tek sistem üzerinden takip edilebilir.
BasitCRM Dil Kursuna Göre Özelleştirilebilir mi?
Evet.
BasitCRM'in dil kursları açısından önemli özelliklerinden biri özelleştirilebilir olmasıdır.
Her kurumun kullandığı kavramlar, kayıt adımları ve topladığı bilgiler farklı olabilir. Bu nedenle sistemi hazır bir şablona göre kullanmak yerine kendi iş akışınıza uygun şekilde yapılandırabilirsiniz.
Örneğin kursunuz için;
Dil → Seviye → Program → Şube → Eğitim Modeli → Kayıt Durumu
mantığı kullanılabilir.
Başka bir kurum ise;
Aday → Seviye Tespit → Deneme Dersi → Teklif → Kayıt
şeklinde ilerlemek isteyebilir.
Kuruma özel ihtiyaçların bulunması durumunda BasitCRM'in yapısı ve kullanılacak alanlar bu ihtiyaçlara göre düzenlenebilir. Böylece gereksiz özelliklerle dolu karmaşık bir öğrenci takip ekranı yerine çalışanların gerçekten kullandığı bilgilere odaklanan daha sade bir sistem kurulabilir.
Dil Kursları İçin Basit ve Kullanışlı Bir Aday Takip Sistemi
Dil kurslarında öğrenci kazanımı büyük ölçüde düzenli iletişim ve doğru takip üzerine kuruludur. Çok sayıda yeni başvuru almak tek başına yeterli değildir. Asıl önemli olan bu adayların zamanında aranması, görüşmelerin kayıt altında tutulması ve kayıt sürecinin düzenli biçimde ilerletilmesidir.
BasitCRM ile dil kursunuza başvuran adayları, mevcut öğrencileri, görüşmeleri, görevleri ve satış süreçlerini tek panel üzerinden takip edebilirsiniz.
Üstelik kurumunuz standart bir CRM yapısına uymak zorunda değildir. BasitCRM'in özelleştirilebilir yapısı sayesinde sistemi kendi dil kursunuzun kayıt sürecine, kullandığı programlara ve çalışma şekline göre düzenleyebilirsiniz.
Excel dosyaları, kişisel notlar ve farklı uygulamalar arasında kaybolan aday bilgilerini merkezi bir sisteme taşıyarak hem kayıt danışmanlarının işini kolaylaştırabilir hem de potansiyel öğrencilerin takip edilmeden unutulmasının önüne geçebilirsiniz.
