Taksitli satış yapan işletmeler için yalnızca toplam satış tutarını bilmek yeterli değildir. Hangi müşterinin kaç taksiti kaldığı, bir sonraki ödemenin ne zaman yapılacağı, hangi taksidin geciktiği ve toplam borcun ne kadarının tahsil edildiği düzenli takip edilmelidir. BasitCRM, müşteri kayıtlarını finansal hareketler, görevler, görüşme notları ve ödeme tarihleriyle birlikte yönetmenize yardımcı olan sade bir taksit takip programı olarak kullanılabilir.
BasitCRM ile her müşterinin taksitli satış sürecini kendi kaydı altında takip edebilir, ödeme planlarını düzenleyebilir ve yaklaşan vadeler için görev oluşturabilirsiniz. Böylece müşteri bilgileri bir dosyada, ödeme kayıtları başka bir Excel tablosunda ve hatırlatmalar telefon notlarında kalmaz. Müşteriyle yapılan satıştan son taksidin tahsil edilmesine kadar geçen süreç tek panel üzerinden daha kontrollü biçimde yönetilebilir.
Taksit Takip Programı Nedir?
Taksit takip programı, müşterilere yapılan vadeli veya taksitli satışların ödeme planlarını düzenli şekilde takip etmek için kullanılan yazılımdır. Toplam satış tutarı, peşinat, taksit sayısı, vade tarihleri, ödenen tutarlar ve kalan borç gibi bilgiler müşteri bazında kayıt altında tutulur.
Örneğin bir müşteriye 60.000 TL tutarında hizmet sattınız. Müşteri 15.000 TL peşinat ödedi ve kalan 45.000 TL’nin üç taksitte ödenmesi konusunda anlaştınız. Bu durumda yalnızca “müşteriden 45.000 TL alacak var” bilgisini tutmak yeterli olmaz.
Şu bilgilerin de izlenmesi gerekir:
Peşinatın ödendiği tarih
Her taksidin tutarı
Taksitlerin vade tarihleri
Ödenen taksitler
Geciken taksitler
Kalan toplam borç
Müşterinin verdiği ödeme sözü
Tahsilat görüşmesinin sonucu
Bir sonraki iletişim tarihi
Ödemeyi takip eden sorumlu personel
Taksit sayısı ve müşteri sayısı arttıkça bu bilgileri hafızadan veya dağınık tablolardan takip etmek zorlaşır. Müşteri taksit takip programı, bütün bu kayıtları daha görünür ve yönetilebilir hale getirir.
Taksit Takibi İşletmeler İçin Neden Önemlidir?
Bir işletme yüksek satış yapmasına rağmen ödemelerini zamanında tahsil edemiyorsa nakit akışında ciddi sorunlar yaşayabilir. Kira, personel maaşı, vergi, tedarikçi ödemesi ve operasyonel giderler devam ederken müşterilerden alınacak taksitlerin gecikmesi işletmenin günlük düzenini etkileyebilir.
Düzenli taksit takibi sayesinde hangi tarihte ne kadar ödeme beklendiği daha net görülür. İşletme sahibi yalnızca yaptığı satışları değil, bu satışların ne kadarının gerçekten tahsil edildiğini de kontrol edebilir.
Taksit takip programı kullanmak şu konularda fayda sağlar:
Yaklaşan ödeme tarihlerini görmek
Geciken taksitleri erken fark etmek
Müşteri bazında toplam borcu incelemek
Ödenen ve kalan tutarları karşılaştırmak
Tahsilat görüşmelerini kayıt altında tutmak
Aynı müşteriyi farklı çalışanların tekrar tekrar aramasını önlemek
Ödeme sözü verilen tarihleri unutmamak
Aylık beklenen tahsilatı daha düzenli planlamak
Taksitli satış sürecini çalışanların hafızasından çıkarmak
Satışın gerçekleşmiş olması, ödemenin tamamlandığı anlamına gelmez. Taksitli çalışan işletmeler için satış süreci, son ödeme tahsil edilene kadar devam eder.
Excel ile Taksit Takibi Yapmak Yeterli mi?
Az sayıda müşteri ve ödeme kaydı bulunan işletmeler başlangıçta Excel ile taksit takibi yapabilir. Müşteri adı, toplam borç, taksit tutarı ve vade tarihi gibi bilgiler sütunlara yazılabilir. Ancak müşteri sayısı arttığında aynı tabloyu güncel tutmak zorlaşır.
Bir müşterinin birden fazla taksiti olduğunda her ödeme için yeni satır açılması gerekir. Kısmi ödeme yapıldığında kalan tutar yeniden hesaplanır. Vade tarihi değiştiğinde ilgili kayıt güncellenir. Müşteriyle yapılan telefon görüşmesinin sonucu ise çoğu zaman tabloya yazılmaz.
Excel ile taksit takibinde sık yaşanan sorunlar şunlardır:
Aynı müşterinin farklı satırlarda bulunması
Ödenen taksidin işaretlenmemesi
Formüllerin yanlışlıkla silinmesi
Geciken ödemelerin gözden kaçması
Birden fazla çalışanın farklı dosyalar kullanması
Müşteri görüşmelerinin ödeme kayıtlarından ayrı kalması
Güncel dosyanın hangisi olduğunun karışması
Çalışan ayrıldığında takip bilgisinin kaybolması
Taksit takip yazılımı, ödeme kayıtlarını müşteri kartı ve iletişim geçmişiyle birlikte yöneterek bu dağınıklığı azaltır.
Taksit Takibi Nasıl Yapılır?
Sağlıklı bir taksit takibi için yalnızca ödeme tutarını kaydetmek yeterli değildir. Satışın başından son tahsilata kadar uygulanacak düzenli bir iş akışı oluşturulmalıdır.
1. Müşteri Kaydını Oluşturun
Taksitli satış yapılan müşteri için ayrı bir kayıt oluşturulmalıdır. Ad, soyad, firma adı, telefon, e-posta ve adres gibi temel bilgiler eksiksiz girilmelidir.
Müşterinin geçmiş görüşmeleri, aldığı ürün veya hizmetler ve ödeme alışkanlıkları aynı kayıt üzerinden incelenebilmelidir.
2. Satış ve Ödeme Koşullarını Kaydedin
Toplam satış tutarı, alınan peşinat, kalan borç ve taksit sayısı açık şekilde belirtilmelidir. Müşteriyle anlaşılan ödeme yöntemi ve özel koşullar da görüşme notuna eklenebilir.
Örneğin:
Toplam satış: 60.000 TL
Peşinat: 15.000 TL
Kalan tutar: 45.000 TL
Taksit sayısı: 3
Taksit tutarı: 15.000 TL
Ödeme yöntemi: Havale
Ödeme günü: Her ayın 10’u
Bu kayıt, sonradan yaşanabilecek anlaşmazlıkları ve bilgi karışıklığını azaltır.
3. Her Taksit İçin Vade Tarihi Belirleyin
Her taksit ayrı bir ödeme olarak değerlendirilmelidir. Taksitlerin vade tarihleri, tutarları ve durumları açıkça kaydedilmelidir.
Taksit durumları işletmenin çalışma düzenine göre şu şekilde sınıflandırılabilir:
Ödeme bekleniyor
Vadesi yaklaşıyor
Vadesi bugün
Gecikti
Kısmi ödeme alındı
Ödendi
Ertelendi
İptal edildi
Bu yapı sayesinde yalnızca toplam borç değil, ödeme planının hangi aşamada olduğu da anlaşılır.
4. Yaklaşan Vadeler İçin Görev Oluşturun
Ödeme günü geldiğinde müşteriyi aramak veya mesaj göndermek gerekiyorsa bu işlem kişisel hafızaya bırakılmamalıdır. İlgili çalışan için tarihli bir görev oluşturulabilir.
Örneğin:
Görev: Ahmet Yılmaz ikinci taksit kontrolü
Tarih: 10 Kasım
Tutar: 15.000 TL
Sorumlu: Satış veya finans personeli
Not: Ödeme havale olarak yapılacak
BasitCRM’in görev ve takvim özellikleri sayesinde yaklaşan taksitler için takip işlemleri planlanabilir.
5. Yapılan Ödemeyi Kaydedin
Müşteri ödeme yaptığında tutar, tarih, ödeme yöntemi ve gerekli açıklama kaydedilmelidir. Müşteri taksidin tamamını ödemediyse alınan kısmi ödeme ile kalan tutar ayrı şekilde belirtilmelidir.
Ödeme bilgisi zamanında girilmezse müşteriye yanlışlıkla yeniden ödeme hatırlatması yapılabilir. Bu durum hem ekip içinde karışıklık oluşturur hem de müşteri ilişkisini olumsuz etkileyebilir.
6. Geciken Taksitlerde Görüşme Geçmişini Tutun
Geciken her ödeme aynı nedenle gecikmez. Müşteri unutmuş, nakit sıkıntısı yaşamış, ödeme tarihinin değiştirilmesini istemiş veya hizmetle ilgili bir sorun bildirmiş olabilir.
Müşteriyle yapılan görüşmenin sonucu kayıt altına alınmalıdır:
Müşteri yarın ödeme yapacağını bildirdi.
Ödeme tarihi bir hafta ertelendi.
Kısmi ödeme yapıldı.
Müşteriye banka bilgileri tekrar gönderildi.
Yetkili kişiye ulaşılamadı.
Finans departmanından onay bekleniyor.
Bu notlar sayesinde sonraki görüşmeyi yapan çalışan, sürecin geçmişini bilerek iletişim kurar.
Taksit Takip Programında Hangi Özellikler Bulunmalı?
Bir taksit takip programı seçerken yalnızca ödeme kaydı eklenip eklenemediğine bakılmamalıdır. Programın müşteri ve tahsilat sürecini birlikte yönetebilmesi gerekir.
İhtiyaç duyulabilecek temel özellikler şunlardır:
Müşteri kartı oluşturma
Toplam satış ve borç kaydı
Peşinat bilgisi
Taksit sayısı ve vade tarihleri
Ödenen ve kalan tutar takibi
Kısmi ödeme kaydı
Geciken ödeme takibi
Görev ve hatırlatma oluşturma
Sorumlu personel belirleme
Görüşme notları
Teklif ve sipariş geçmişi
Müşteri bazlı finansal hareketler
Yetkilendirme
Raporlama
Mobil uyumlu kullanım
Programın sade ve anlaşılır olması da önemlidir. Çalışanların kullanamadığı veya güncel tutmadığı bir sistem, ne kadar kapsamlı olursa olsun işletmeye fayda sağlamaz.
Taksit Takibi ile Tahsilat Takibi Arasındaki Fark Nedir?
Taksit takibi ve tahsilat takibi birbirine yakın kavramlardır ancak aynı şeyi ifade etmez.
Tahsilat takibi, müşterilerden alınacak tüm ödemelerin genel olarak izlenmesini kapsar. Taksit takibi ise toplam borcun belirli vadelere bölündüğü ödeme planına odaklanır.
Örneğin müşteriden tek seferde alınacak 20.000 TL, tahsilat kaydıdır. Aynı tutarın dört ay boyunca 5.000 TL olarak ödenmesi ise taksit planıdır.
Taksit takip programında her vade ayrı ayrı görülebilmeli, yapılan ödemeler ilgili taksitle ilişkilendirilmeli ve kalan borç takip edilmelidir. Bu nedenle taksitli satış yapan işletmeler için yalnızca genel alacak tutarını görmek yeterli olmayabilir.
Kimler Taksit Takip Programı Kullanabilir?
Taksitli veya vadeli satış yapan birçok işletme bu tür bir programa ihtiyaç duyabilir:
Eğitim ve kurs merkezleri
Danışmanlık firmaları
Ajanslar
Mobilya ve dekorasyon firmaları
İnşaat ve tadilat şirketleri
Organizasyon firmaları
Spor salonları
Klinikler ve hizmet işletmeleri
Toptan satış yapan firmalar
Proje bazlı çalışan işletmeler
Uzun süreli hizmet paketi satan şirketler
Ürünlerini vadeli satan KOBİ’ler
İşletmenin sektörü ne olursa olsun, müşteriden farklı tarihlerde ödeme alınıyorsa taksitlerin düzenli takip edilmesi gerekir.
BasitCRM ile Müşteri Taksitlerini Düzenli Takip Edin
BasitCRM’de müşteri, finans, görev, takvim, teklif, sipariş ve görüşme kayıtlarını birlikte kullanarak taksitli satışlar için düzenli bir takip sistemi kurabilirsiniz.
Müşteri kartında satışın kapsamını ve ödeme koşullarını görebilir, finansal hareketler üzerinden yapılan tahsilatları kaydedebilir ve yaklaşan vadeler için görev oluşturabilirsiniz. Geciken ödemelerde müşteriyle yapılan görüşmeleri not olarak saklayabilir, bir sonraki iletişim tarihini planlayabilirsiniz.
Birden fazla çalışanın yer aldığı işletmelerde görevler ilgili personele atanabilir. Böylece hangi müşterinin ödemesini kimin takip ettiği netleşir. Yönetici de bekleyen işlemleri ve müşteri sürecini daha kolay kontrol edebilir.
BasitCRM resmi muhasebe, banka veya e-fatura sisteminin yerine geçmez. Müşteri ilişkileriyle bağlantılı satış, taksit, tahsilat ve görev süreçlerini daha düzenli yönetmenize yardımcı olur. Resmi muhasebe kayıtları için kullandığınız mevcut sistemin yanında müşteri ve ödeme takip çözümü olarak kullanılabilir.
Taksit Takip Programı Hakkında Sık Sorulan Sorular
Taksit takip programı ne işe yarar?
Müşterilerin taksitli borçlarını, vade tarihlerini, yapılan ödemeleri, kalan tutarları ve geciken taksitleri düzenli şekilde takip etmeye yardımcı olur.
Excel yerine taksit takip programı kullanmak gerekli mi?
Müşteri ve taksit sayısı az olduğunda Excel kullanılabilir. Ancak kayıt sayısı arttığında müşteri kartı, ödeme geçmişi, görevler ve görüşme notlarını birlikte yönetmek için taksit takip programı daha düzenli bir yapı sağlar.
Kısmi ödemeler takip edilebilir mi?
Müşterinin yaptığı kısmi ödeme finansal kayıt olarak eklenebilir. Alınan tutar, ödeme tarihi ve kalan borç bilgisi müşteri kaydıyla birlikte tutulabilir.
Geciken taksitler nasıl takip edilir?
Her taksit için vade tarihi belirlenebilir. Ödeme yapılmadığında ilgili müşteri için görev oluşturulabilir, görüşme sonucu not edilebilir ve yeni ödeme sözü tarihi kaydedilebilir.
Taksitler personele atanabilir mi?
Taksit tahsilatıyla ilgili arama, kontrol ve hatırlatma görevleri ilgili çalışana atanabilir. Böylece sorumluluklar ekip içinde netleşir.
BasitCRM muhasebe programı mıdır?
BasitCRM bir CRM ve iş takip programıdır. Müşterileri, satışları, teklifleri, görevleri ve müşteriyle ilişkili finansal hareketleri yönetmeye yardımcı olur. Resmi muhasebe ve yasal bildirim işlemleri için muhasebe programı ayrıca kullanılmalıdır.
Taksitli Satışlarınızı Kontrol Altında Tutun
Taksitli satışlarda asıl önemli konu yalnızca satış yapmak değil, ödemelerin zamanında ve eksiksiz biçimde tamamlanmasını sağlamaktır. Vade tarihleri, ödeme sözleri ve kalan tutarlar farklı dosyalarda tutulduğunda tahsilat süreci kolayca karışabilir.
BasitCRM ile müşterilerinizi, ödeme planlarını, yapılan tahsilatları, görüşme notlarını ve takip görevlerini tek panelde daha düzenli yönetebilirsiniz. BasitCRM’i 14 gün ücretsiz deneyerek taksitli satış süreçlerinize uygun bir takip düzeni oluşturabilirsiniz.
