BasitCRM, organizasyon firmalarının müşteri taleplerini, etkinlik ayrıntılarını, teklifleri, görüşme notlarını, görevleri ve ödeme sürecini tek panelde yönetmesini sağlayan sade ve Türkçe bir müşteri takip programıdır. İlk fiyat talebinden organizasyonun gerçekleştirileceği güne kadar bütün süreç müşteri kaydı üzerinden düzenli biçimde takip edilebilir.
Düğün, nişan, kına, sünnet, doğum günü, açılış veya kurumsal etkinlik düzenleyen firmalarda her müşteri farklı bir hizmet paketi ister. Etkinlik tarihi, davetli sayısı, mekân, konsept, ikram, süsleme ve bütçe gibi çok sayıda ayrıntının eksiksiz takip edilmesi gerekir. Bu bilgiler WhatsApp konuşmalarında, kâğıt notlarda ve farklı Excel dosyalarında kaldığında önemli ayrıntılar unutulabilir. BasitCRM, tekliften etkinlik gününe kadar ilerleyen bu süreci tek bir sistemde toplar.
Organizasyon Firmalarında Müşteri Takibi Neden Önemlidir?
Organizasyon sektöründe bir müşteriyle satış tamamlanmadan önce birden fazla görüşme yapılabilir. Müşteri önce paket fiyatını sorar, ardından örnek çalışmalar görmek ister, mekânı ziyaret eder, hizmet içeriğini değiştirir ve son olarak bütçesine uygun yeni bir teklif bekler.
Aynı anda çok sayıda müşteriyle görüşen bir organizasyon firmasında şu soruların hızlıca cevaplanabilmesi gerekir:
- Müşteri hangi organizasyon için iletişime geçti?
- Etkinlik hangi tarihte ve nerede yapılacak?
- Kaç kişilik bir organizasyon planlanıyor?
- Hangi hizmetler talep edildi?
- Müşteriye ne kadar fiyat verildi?
- Teklifin güncel durumu nedir?
- Kapora alındı mı?
- Hangi hazırlıklar tamamlandı?
- Ekipte kim hangi görevden sorumlu?
- Müşteriyle en son ne zaman görüşüldü?
Bu bilgiler yalnızca işletme sahibinin veya organizasyon sorumlusunun hafızasında kaldığında süreç kişiye bağlı hâle gelir. BasitCRM gibi bir organizasyon müşteri takip programı, tüm ekibin aynı güncel bilgiler üzerinden çalışmasını sağlar.
Farklı Kanallardan Gelen Talepleri Tek Yerde Toplayın
Organizasyon firmalarına Instagram, WhatsApp, telefon, web sitesi, Google reklamları veya referans yoluyla talep gelebilir. Bir müşteri fiyat sorup birkaç gün sonra geri dönebileceği gibi aylar sonraki etkinliği için erkenden araştırma da yapabilir.
Gelen talepler anında kayıt altına alınmadığında satış fırsatları mesajlar arasında kaybolabilir. BasitCRM’de her potansiyel müşteri için ayrı bir kayıt oluşturularak iletişim bilgileri ve talebin geldiği kanal saklanabilir.
Müşteri kaydına şu bilgiler eklenebilir:
- Adı ve soyadı
- Telefon ve e-posta bilgisi
- Talebin geldiği kanal
- İlgilendiği organizasyon türü
- Planlanan etkinlik tarihi
- Tahmini davetli sayısı
- Bütçe aralığı
- Mekân bilgisi
- Talep edilen hizmetler
- Görüşmeden sorumlu çalışan
- Bir sonraki geri dönüş tarihi
Böylece henüz karar vermemiş müşteriler de düzenli biçimde takip edilir. Bir talebin satışa dönüşmemesi durumunda neden kaybedildiği kaydedilerek gelecekteki satış stratejileri geliştirilebilir.
Organizasyon Ayrıntılarını Müşteri Kaydında Tutun
Her organizasyonun farklı ihtiyaçları vardır. Bir düğün organizasyonunda masa süslemesi, gelin yolu ve sahne tasarımı ön plandayken kurumsal bir etkinlikte ses sistemi, sunum ekipmanı ve marka uygulamaları daha önemli olabilir.
BasitCRM, müşteri ve organizasyonla ilgili ayrıntıların tek kayıt üzerinde tutulmasına yardımcı olur. Organizasyon türüne göre şu bilgiler takip edilebilir:
- Düğün, nişan, kına veya doğum günü türü
- Kurumsal etkinlik, açılış veya lansman bilgisi
- Etkinlik tarihi ve saati
- Mekân adı ve açık adresi
- Kapalı veya açık alan tercihi
- Davetli sayısı
- Masa ve sandalye düzeni
- Dekorasyon konsepti
- Renk tercihleri
- Ses, ışık ve sahne ihtiyacı
- Fotoğraf ve video hizmeti
- Catering ve ikram talepleri
- Sanatçı, DJ veya sunucu ihtiyacı
- Kurulum ve söküm saatleri
- Müşterinin özel istekleri
Müşteri yeniden aradığında önceki konuşmalar kolayca incelenebilir. Aynı soruları tekrar sormak yerine görüşmeye kaldığı yerden devam edilmesi daha profesyonel bir müşteri deneyimi oluşturur.
Teklif Hazırlama ve Teklif Takibini Düzenleyin
Organizasyon sektöründe fiyatlandırma çoğu zaman standart değildir. Etkinliğin türü, davetli sayısı, kullanılacak ekipmanlar, mekânın konumu ve seçilen hizmetler toplam fiyatı değiştirir.
BasitCRM’in ürün, hizmet ve teklif modülleri kullanılarak müşteriye sunulacak hizmet kalemleri daha düzenli biçimde hazırlanabilir. Teklife dekorasyon, catering, fotoğraf çekimi, ses sistemi, sahne kurulumu veya personel hizmeti gibi farklı kalemler eklenebilir.
Hazırlanan teklifin durumu şu aşamalarla takip edilebilir:
- Talep alındı
- İhtiyaçlar belirleniyor
- Fiyat çalışması yapılıyor
- Teklif hazırlandı
- Teklif müşteriye gönderildi
- Müşteri değerlendirmesinde
- Revize teklif istendi
- Teklif onaylandı
- Teklif reddedildi
- Sözleşme ve kapora bekleniyor
Bu yapı sayesinde hangi müşterinin teklif beklediği veya hangi teklifin yeniden hazırlanması gerektiği unutulmaz. Satış sorumlusu gün içinde öncelikle hangi müşterilerle iletişime geçmesi gerektiğini görebilir.
Revize Teklifleri Karıştırmadan Takip Edin
Müşteri ilk teklifi aldıktan sonra hizmet paketini değiştirmek isteyebilir. Davetli sayısı azalabilir, farklı bir konsept seçilebilir veya bazı hizmetler paketten çıkarılabilir. Bu durumda ilk verilen fiyatla güncel teklifin birbirine karışmaması gerekir.
Müşteri görüşme notlarına yapılan değişiklikler eklenerek teklif süreci kayıt altında tutulabilir. Örneğin:
“Müşteri canlı müzik hizmetini paketten çıkardı. Davetli sayısı 200’den 150’ye düşürüldü. Yeni fiyat teklifinin salı günü gönderilmesi gerekiyor.”
Bu notla birlikte ilgili çalışana görev atanabilir. Böylece revize teklif zamanında hazırlanır ve müşteriye hangi şartlarda fiyat verildiği sonradan kolayca anlaşılır.
Satış Sürecini Adım Adım Yönetin
Bir organizasyonun satış süreci yalnızca fiyat vermekten oluşmaz. Teklif onaylandıktan sonra sözleşme, kapora, hazırlık, tedarik ve etkinlik günüyle ilgili çok sayıda adım başlar.
BasitCRM’de organizasyon firmasının çalışma düzenine göre özel bir satış süreci oluşturulabilir. Örnek aşamalar şunlar olabilir:
- Yeni müşteri talebi
- Ön görüşme yapıldı
- Mekân keşfi planlandı
- Teklif hazırlandı
- Teklif gönderildi
- Revize teklif hazırlanıyor
- Müşteri onayı bekleniyor
- Sözleşme bekleniyor
- Kapora bekleniyor
- Organizasyon kesinleşti
- Hazırlık süreci başladı
- Etkinlik gerçekleştirildi
- Kalan ödeme bekleniyor
- Süreç tamamlandı
Bu satış akışı, devam eden bütün organizasyonların hangi aşamada olduğunu görmeyi kolaylaştırır. Yönetici, yalnızca tamamlanmış işleri değil, önümüzdeki haftalarda gerçekleşmesi beklenen satışları da inceleyebilir.
Etkinlik Tarihlerini Takvim Üzerinden Kontrol Edin
Organizasyon firmalarında aynı tarihe birden fazla iş alınması ciddi planlama sorunlarına neden olabilir. Etkinlik tarihi kaydedilirken ekip, araç, ekipman ve kurulum kapasitesinin de dikkate alınması gerekir.
BasitCRM’in takvim ve görev yapısı kullanılarak şu tarihler planlanabilir:
- Müşteri ön görüşmesi
- Mekân keşfi
- Konsept sunumu
- Teklif için geri dönüş
- Sözleşme görüşmesi
- Kapora ödeme tarihi
- Tedarikçi siparişleri
- Ürün hazırlık tarihleri
- Kurulum başlangıcı
- Etkinlik tarihi ve saati
- Söküm işlemi
- Kalan ödeme takibi
Yaklaşan etkinliklerin takvim üzerinde görüntülenmesi, ekibin iş yoğunluğunu önceden görmesini sağlar. Özellikle düğün ve mezuniyet sezonu gibi yoğun dönemlerde tarih planlaması daha kontrollü yapılabilir.
Ekip Görevlerini ve Hazırlıkları Takip Edin
Bir organizasyonun başarılı biçimde tamamlanması satış, tasarım, satın alma, kurulum ve saha ekiplerinin koordineli çalışmasına bağlıdır. Görevler yalnızca mesajlaşma gruplarında paylaşıldığında kimin hangi işi yapacağı belirsizleşebilir.
BasitCRM’de organizasyona bağlı görevler oluşturularak ilgili personele atanabilir. Örneğin:
- Mekân ölçülerini kontrol et
- Konsept görselini müşteriye gönder
- Masa süslemelerini hazırla
- Çiçek siparişini tedarikçiye ilet
- Ses sistemini ayır
- Nakliye aracını planla
- Kurulum ekibini belirle
- Fotoğrafçıyla saati teyit et
- Müşteriden son davetli sayısını al
- Etkinlik sonrası kalan ödemeyi takip et
Her görev için sorumlu kişi ve tamamlanma tarihi belirlenmesi, hazırlıkların son güne kalmasını önlemeye yardımcı olur. Yönetici hangi işlerin tamamlandığını ve hangilerinin geciktiğini tek panelden kontrol edebilir.
Kapora ve Ödeme Sürecini Müşteriyle Birlikte Takip Edin
Organizasyonlarda ödeme genellikle birkaç aşamada alınır. Teklif onaylandığında kapora, etkinlikten önce ara ödeme ve organizasyon tamamlandığında kalan tutar tahsil edilebilir.
BasitCRM’in finans ve gelir yönetimi özellikleri kullanılarak müşteriye ilişkin ödeme bilgileri düzenli tutulabilir:
- Toplam organizasyon bedeli
- Kapora tutarı
- Kapora tarihi
- Yapılan ara ödemeler
- Kalan bakiye
- Son ödeme tarihi
- Ödeme yöntemi
- Tahsilatla ilgili görüşme notları
Bu sayede etkinlik tarihi yaklaşan ancak ödemesi tamamlanmayan müşteriler kontrol edilebilir. Satış, organizasyon ve ödeme bilgileri aynı müşteriyle ilişkilendirildiği için farklı listeler arasında arama yapmak gerekmez.
BasitCRM kapsamlı bir muhasebe programının yerine geçmekten çok, müşteriyle bağlantılı satış ve ödeme sürecinin düzenli takip edilmesine yardımcı olur.
WhatsApp Görüşmelerini CRM Sürecine Dönüştürün
Organizasyon firmalarında ilk iletişim çoğunlukla WhatsApp veya Instagram üzerinden başlar. Müşteri örnek görseller gönderir, paket fiyatı sorar ve etkinlik tarihinin müsait olup olmadığını öğrenmek ister.
Bu görüşmeler yalnızca mesaj kutusunda kaldığında talep birkaç gün sonra unutulabilir. BasitCRM’in WhatsApp CRM çözümüyle WhatsApp üzerinden iletişime geçen müşteriler CRM sürecine bağlanabilir. Müşteri kaydı açılabilir, görüşme notu girilebilir, organizasyon ayrıntıları kaydedilebilir ve geri dönüş görevi oluşturulabilir.
Böylece “Fiyat aldı ancak karar vermedi” denilen müşteriler kaybolmaz. Satış ekibi, görüşme sonrasında yapılması gereken işlemleri planlayabilir.
Excel Yerine Organizasyon Takip Programı Kullanmanın Avantajları
Excel, müşteri ve etkinlik listesi oluşturmak için kullanılabilir. Ancak görüşme geçmişi, teklifler, görevler, ödeme bilgileri ve satış aşamaları arttıkça dosyanın yönetimi zorlaşır.
BasitCRM kullanıldığında:
- Müşteri bilgileri merkezi bir sistemde tutulur.
- Organizasyon ayrıntıları müşteriyle ilişkilendirilir.
- Görüşme ve teklif geçmişi kaybolmaz.
- Etkinlik tarihleri takvim üzerinden takip edilir.
- Görevler ilgili çalışanlara atanır.
- Kapora ve kalan ödeme bilgileri kayıt altında tutulur.
- Satış sürecinin hangi aşamada olduğu görülür.
- Ekip üyeleri güncel bilgilere erişebilir.
- Telefon ve tablet üzerinden takip yapılabilir.
- Tamamlanan ve kaybedilen satışlar raporlanabilir.
Excel’in temel görevi veri saklamaktır. CRM ise müşteri bilgisini teklif, görev, satış ve etkinlik süreciyle bir araya getirir.
BasitCRM Hangi Organizasyon Firmaları İçin Uygundur?
BasitCRM’in özelleştirilebilir yapısı farklı hizmetler sunan organizasyon işletmeleri tarafından kullanılabilir:
- Düğün ve nişan organizasyon firmaları
- Kına gecesi organizasyon firmaları
- Doğum günü organizasyon şirketleri
- Sünnet organizasyonu düzenleyenler
- Baby shower ve cinsiyet partisi firmaları
- Kurumsal etkinlik ajansları
- Açılış ve lansman organizasyonları
- Fuar ve kongre organizasyon firmaları
- Catering hizmeti veren işletmeler
- Ses, sahne ve ışık sistemi firmaları
- Dekorasyon ve konsept tasarım şirketleri
- Fotoğraf ve video ekipleri
- Parti ekipmanı kiralama firmaları
Firmanın sunduğu hizmetlere göre müşteri alanları, satış aşamaları ve görev düzeni oluşturulabilir. Böylece ekip yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgileri takip eder.
Organizasyon Firmaları İçin CRM Ne Kazandırır?
Bir CRM programı organizasyonu tek başına gerçekleştirmez; ancak iletişim kopukluğu, unutulan görevler ve geciken geri dönüşler nedeniyle oluşabilecek sorunları azaltır.
Düzenli kullanılan bir müşteri takip sistemi sayesinde şu sorular daha kolay cevaplanabilir:
- Bu ay kaç yeni organizasyon talebi geldi?
- Talepler en çok hangi kanaldan geliyor?
- Kaç müşteriye teklif gönderildi?
- Tekliflerin ne kadarı satışa dönüştü?
- Önümüzdeki ay kaç etkinlik var?
- Hangi organizasyonların hazırlıkları tamamlanmadı?
- Hangi müşterilerden ödeme bekleniyor?
- Satışlar en çok hangi aşamada kaybediliyor?
- En fazla talep gören hizmet paketi hangisi?
- Hangi çalışan hangi organizasyondan sorumlu?
Bu veriler hem günlük işlerin kontrolünü kolaylaştırır hem de firmanın gelecekteki satış ve hizmet planlamasına katkı sağlar.
Sık Sorulan Sorular
Organizasyon müşteri takip programı nedir?
Organizasyon müşteri takip programı; müşteri bilgilerini, etkinlik tarihlerini, talepleri, teklifleri, görüşme notlarını, görevleri ve ödeme sürecini tek panelde takip etmeyi sağlayan yazılımdır.
BasitCRM’de etkinlik tarihleri takip edilebilir mi?
Evet. Etkinlik, keşif, kurulum, toplantı ve ödeme tarihleri takvim ve görevler kullanılarak planlanabilir.
Organizasyon teklifleri BasitCRM’de hazırlanabilir mi?
Ürün ve hizmet kalemleri kullanılarak müşteriye sunulacak organizasyon teklifi oluşturulabilir. Teklifin gönderilme, değerlendirme ve onay durumu takip edilebilir.
Kapora ve kalan ödeme bilgileri kaydedilebilir mi?
Müşteriden alınan kapora, ara ödemeler, kalan tutar ve son ödeme tarihi müşteri ve satış süreciyle birlikte takip edilebilir.
Birden fazla çalışan BasitCRM kullanabilir mi?
Evet. Ekip üyeleri sisteme eklenebilir, müşteri ve görevler ilgili çalışanlara atanabilir. Kullanıcı yetkileri işletmenin çalışma düzenine göre belirlenebilir.
BasitCRM telefondan kullanılabilir mi?
BasitCRM mobil uyumludur. Müşteri, teklif, görev ve etkinlik bilgileri telefon, tablet veya bilgisayar üzerinden kontrol edilebilir.
BasitCRM ücretsiz denenebilir mi?
Evet. BasitCRM’i 14 gün ücretsiz deneyerek organizasyon firmanızın iş akışına uygunluğunu test edebilirsiniz.
Tekliften Etkinlik Gününe Kadar Bütün Süreci BasitCRM ile Yönetin
Müşteri talepleri WhatsApp’ta, fiyat teklifleri farklı dosyalarda, görevler mesajlaşma gruplarında ve ödeme bilgileri kâğıt notlarda tutuluyorsa organizasyon sürecini kontrol etmek zorlaşır.
BasitCRM organizasyon firmaları için müşteri takip programı ile ilk talepten teklif onayına, kapora takibinden ekip görevlerine ve etkinlik gününe kadar bütün süreci tek panelde yönetebilirsiniz. Türkçe ve sade arayüzü sayesinde ekibiniz karmaşık bir kurulum sürecine ihtiyaç duymadan sistemi kullanmaya başlayabilir.
BasitCRM’de ücretsiz hesabınızı oluşturarak sistemi 14 gün deneyebilir; müşteri, teklif, görev, takvim ve ödeme takibinizi daha düzenli hâle getirebilirsiniz.
