BasitCRM, mali müşavirlerin mükellef bilgilerini, beklenen evrakları, yapılacak işleri, personel sorumluluklarını ve yaklaşan son tarihleri tek panelden takip etmesine yardımcı olan sade ve Türkçe bir müşteri takip programıdır. Her mükellef için ayrı kayıt oluşturularak görüşmeler, notlar, görevler, dosyalar ve tamamlanması gereken işlemler aynı yerde yönetilebilir.
Mali müşavirlik bürolarında iş yükü yalnızca muhasebe kayıtlarından oluşmaz. Mükelleften evrak istenmesi, eksik belgelerin takip edilmesi, beyannamelerin hazırlanması, işe giriş ve çıkış işlemleri, sözleşmeler, tahsilatlar ve resmi süreler aynı anda kontrol edilmelidir. Bu işler Excel dosyalarına, WhatsApp mesajlarına ve çalışanların kişisel notlarına dağıldığında hata ve gecikme riski artar. BasitCRM, muhasebe programının yaptığı hesaplama ve resmi gönderim işlemlerinin yerine geçmeden, müşteri iletişimi ve ofis içi iş takibini daha düzenli hâle getirir.
Mali Müşavirlik Bürolarında İş Takibi Neden Zordur?
Bir mali müşavirlik bürosu aynı anda onlarca veya yüzlerce mükellefle çalışabilir. Her mükellefin şirket türü, çalışan sayısı, vergisel yükümlülükleri, belge gönderme alışkanlığı ve ihtiyaç duyduğu hizmet birbirinden farklıdır.
Bazı mükellefler evraklarını zamanında iletirken bazılarına düzenli olarak hatırlatma yapılması gerekebilir. Bir işletmenin yalnızca aylık beyannameleri takip edilirken başka bir işletme için bordro, işe giriş ve çıkış, teşvik, sözleşme veya danışmanlık işleri de yürütülebilir.
Büro içinde şu soruların hızlıca cevaplanabilmesi gerekir:
- Mükellefin işlemlerinden hangi çalışan sorumlu?
- Bu ay hangi evraklar teslim edildi?
- Eksik kalan belgeler neler?
- Mükellefle en son ne zaman görüşüldü?
- Hangi işlemler tamamlandı?
- Yaklaşan son tarihler hangileri?
- Hangi görevler gecikti?
- Yeni gelen talep kime atandı?
- Mükelleften ödeme bekleniyor mu?
- Bekleyen özel bir danışmanlık işi var mı?
Bu bilgiler farklı yerlerde tutulduğunda büro içindeki koordinasyon zorlaşır. Mali müşavir iş takip programı, müşteri ve görev bilgilerini ortak bir sistemde toplayarak sürecin kişisel hafızaya bağlı kalmasını önler.
Mükellef Bilgilerini Tek Müşteri Kartında Toplayın
BasitCRM’de her mükellef için ayrı bir müşteri kartı oluşturulabilir. Mükellefin temel iletişim bilgilerinin yanında, hizmet sürecinde ihtiyaç duyulan özel notlar da aynı kayıt altında saklanabilir.
Müşteri kartında şu bilgiler takip edilebilir:
- Firma veya mükellef adı
- Yetkili kişi bilgileri
- Telefon ve e-posta adresi
- Şirket türü
- Vergi dairesi ve vergi numarası
- Faaliyet alanı
- Çalışan sayısı
- Hizmete başlama tarihi
- Sorumlu mali müşavir
- İşlemleri yürüten personel
- Verilen hizmetlerin kapsamı
- Evrak teslim yöntemi
- Özel çalışma notları
- Görüşme geçmişi
- İletişim tercihleri
Mükellef aradığında geçmiş görüşmeler incelenebilir ve daha önce konuşulan konular hatırlanabilir. Böylece çalışan değişse bile müşteriyle ilgili bilgi yalnızca önceki çalışanın hafızasında veya mesaj kutusunda kalmaz.
Evrak Takibini WhatsApp Mesajlarından Çıkarın
Mali müşavirlik bürolarında zaman kaybına yol açan konuların başında eksik evrak takibi gelir. Fatura, dekont, gider belgesi, bordro bilgisi veya farklı bir dokümanın zamanında gelmemesi sonraki işlemleri de geciktirebilir.
Evrak talepleri yalnızca WhatsApp üzerinden iletildiğinde hangi mükellefin hangi belgeyi gönderdiğini takip etmek zorlaşabilir. Bazı dosyalar gelirken bazıları eksik kalabilir. Mesaj okunsa bile ilgili işlem için görev oluşturulmadığında evrak gözden kaçabilir.
BasitCRM’de mükellef kaydına bağlı evrak görevleri açılabilir:
- Aylık faturalar bekleniyor
- Banka hareketleri talep edildi
- Gider belgeleri eksik
- Personel puantajı bekleniyor
- İşe giriş için kimlik belgesi gerekli
- Kira sözleşmesi talep edildi
- İmza sirküsü bekleniyor
- Faaliyet belgesinin güncel nüshası istenecek
- Mükellefin gönderdiği evraklar kontrol edilecek
- Eksik belge için yeniden hatırlatma yapılacak
Görevin açıklamasına hangi belgelerin beklendiği yazılabilir, sorumlu çalışan belirlenebilir ve tamamlanması gereken tarih eklenebilir. Evrak ulaştığında görev tamamlandı olarak işaretlenerek süreç kayıt altında tutulabilir.
Tekrarlanan Aylık İşleri Düzenli Takip Edin
Mali müşavirlik hizmetlerinde birçok işlem belirli aralıklarla tekrar eder. Ancak her mükellefin yapılacak işleri aynı olmayabilir. Bu nedenle standart bir kontrol listesi oluşturmak ve mükellefe göre uyarlamak işlerin unutulmasını önlemeye yardımcı olur.
BasitCRM kullanılarak takip edilebilecek aylık görevlerden bazıları şunlardır:
- Evrakların mükelleften istenmesi
- Gelen belgelerin kontrol edilmesi
- Eksik evrak listesinin hazırlanması
- Muhasebe kayıtlarının kontrolü
- Personel bilgilerinin güncellenmesi
- Bordro sürecinin takip edilmesi
- Beyanname hazırlık kontrolü
- Tahakkukların mükellefe iletilmesi
- Ödeme hatırlatması yapılması
- Aylık hizmet bedelinin takip edilmesi
- Mükellefin özel taleplerine dönüş yapılması
BasitCRM’in görev ve takvim özellikleri sayesinde yapılacak işler ilgili çalışana atanabilir. Böylece ofisteki herkes yalnızca kendi sorumluluğundaki işleri görebilir; yönetici ise genel iş yoğunluğunu ve bekleyen görevleri kontrol edebilir.
Beyanname ve Bildirim Süreçlerini Aşamalara Ayırın
Bir işlemin yalnızca “yapılacak” veya “tamamlandı” şeklinde takip edilmesi her zaman yeterli değildir. Evrak bekleniyor, kontrol yapılıyor veya müşteri onayı gerekiyor olabilir.
Mali müşavirlik bürosunun iş akışına göre şu aşamalar kullanılabilir:
- Evrak bekleniyor
- Evraklar kısmen geldi
- Eksik evrak bildirildi
- Evraklar tamamlandı
- İşlem hazırlık aşamasında
- Personel kontrolü bekleniyor
- Mali müşavir kontrolü bekleniyor
- Mükellef onayı bekleniyor
- İşlem tamamlandı
- Tahakkuk veya bilgi müşteriye iletildi
- Ödeme takibi yapılıyor
- Dosya kapatıldı
Bu aşamalar sayesinde bir görevin neden beklediği anlaşılabilir. İşlem mükelleften evrak gelmediği için mi, personel henüz tamamlamadığı için mi yoksa kontrol aşamasında olduğu için mi bekliyor, sistem üzerinde görülebilir.
Son Tarihleri Takvim Üzerinden Kontrol Edin
Mali müşavirlik işlerinde son tarihler büyük önem taşır. Beyanname, bildirim, ödeme, sözleşme veya personel işlemlerinde gecikme yaşanmaması için tarihler önceden planlanmalıdır.
BasitCRM’in takvim ve görev modülleri kullanılarak şu tarihler takip edilebilir:
- Evrak teslim tarihleri
- İç kontrol tarihleri
- Beyanname hazırlık takvimi
- Müşteri onayı için son gün
- İşe giriş ve çıkış işlemleri
- Sözleşme yenileme tarihleri
- Mükellefle yapılacak toplantılar
- Ödeme hatırlatma tarihleri
- Resmi başvuru süreçleri
- Müşteri taleplerine dönüş tarihleri
- Dönemsel kontrol işlemleri
Resmi süreler ve mevzuat değişiklik gösterebildiği için görev tarihleri güncel resmi takvimlere göre büro tarafından belirlenmelidir. BasitCRM burada resmi takvimi belirleyen bir sistem değil, belirlenen tarihlerin ekip içinde takip edilmesini sağlayan bir iş yönetim aracıdır.
Görevleri İlgili Personele Atayın
Mali müşavirlik bürolarında her çalışan farklı bir müşteri grubundan veya iş türünden sorumlu olabilir. Evrak kontrolünü bir çalışan yaparken bordro veya beyanname sürecini başka bir çalışan yürütebilir.
BasitCRM’de görevler ilgili personele atanabilir. Görev açıklamasına yapılacak işlem, mükellef bilgisi ve gerekli notlar eklenebilir.
Örnek görevler şunlar olabilir:
- ABC Ltd. Şti. eksik faturalarını iste
- Yeni personelin işe giriş evraklarını kontrol et
- Mükellefe tahakkuk bilgilerini gönder
- Gelen banka hareketlerini incele
- Şirket kuruluşu için eksik belgeleri bildir
- Müşteri görüşmesi için randevu oluştur
- Sözleşme yenileme görüşmesini planla
- Kapanış talebi hakkında mükellefe dönüş yap
- Bekleyen hizmet ödemesini hatırlat
- Personel sayısındaki değişikliği kontrol et
Görevlerin kime ait olduğunun netleşmesi, “Bu işle ilgilenildi mi?” sorusunu azaltır. Yönetici tamamlanan, devam eden ve geciken işleri daha kolay kontrol edebilir.
Özel Müşteri Taleplerini Kaybetmeden Yönetin
Mükelleflerden gelen her talep aylık rutin işlerle ilgili olmayabilir. Şirket kuruluşu, adres değişikliği, şube açılışı, personel işlemleri, teşvik araştırması, sermaye değişikliği veya danışmanlık talebi gibi özel işler de takip edilmelidir.
Bu talepler yalnızca telefon görüşmesinde kalırsa yoğunluk içinde unutulabilir. BasitCRM’de özel talep müşteriyle ilişkilendirilerek ayrı bir görev veya proje olarak takip edilebilir.
Özel iş süreci şu aşamalara ayrılabilir:
- Talep alındı
- İhtiyaçlar belirleniyor
- Evrak listesi gönderildi
- Evrak bekleniyor
- Ücret teklifi verildi
- Müşteri onayı bekleniyor
- İşlem devam ediyor
- Resmi kurum işlemi bekleniyor
- Müşteriye bilgi verildi
- İşlem tamamlandı
Böylece aylık muhasebe hizmetleriyle özel danışmanlık işleri birbirine karışmaz. Ek hizmetlerin ne kadarının tamamlandığı ve hangi müşteriden geri dönüş beklendiği görülebilir.
Görüşme Notlarıyla Kurumsal Hafıza Oluşturun
Bir mükellefle yapılan görüşmenin ayrıntıları yalnızca görüşmeyi gerçekleştiren çalışanın telefonunda kalmamalıdır. Özellikle ödeme anlaşmaları, evrak talepleri, personel değişiklikleri ve özel talepler kayıt altına alınmalıdır.
Müşteri kartına şu tür görüşme notları eklenebilir:
“Mükelleften mart dönemi banka hareketleri istendi. Belgeleri çarşamba günü göndereceğini belirtti. Gelmezse perşembe sabahı tekrar aranacak.”
Bu notla birlikte geri dönüş görevi oluşturulabilir. Başka bir çalışan müşteriyle iletişim kurduğunda önceki konuşmayı görebilir ve aynı bilgileri tekrar sormak zorunda kalmaz.
Düzenli görüşme geçmişi, müşteriyle yaşanabilecek anlaşmazlıklarda hangi tarihte hangi bilginin istendiğini kontrol etmeyi de kolaylaştırır.
Hizmet Tekliflerini ve Sözleşme Sürecini Takip Edin
Yeni bir müşteri adayı mali müşavirlik bürosuna ulaştığında önce ihtiyaçları belirlenir. Şirket türü, işlem hacmi, çalışan sayısı ve talep edilen hizmetler değerlendirilerek ücret teklifi hazırlanır.
BasitCRM’in teklif ve satış özellikleri kullanılarak yeni müşteri kazanma süreci takip edilebilir:
- Yeni müşteri adayı
- Ön görüşme yapıldı
- Firma bilgileri alındı
- Hizmet kapsamı belirlendi
- Teklif hazırlanıyor
- Teklif gönderildi
- Müşteri değerlendiriyor
- Görüşme devam ediyor
- Teklif kabul edildi
- Sözleşme bekleniyor
- Müşteri kaydı tamamlandı
- Teklif reddedildi
Bu sayede sadece mevcut mükelleflerin işleri değil, yeni müşteri adayları da düzenli biçimde takip edilir. Hangi tekliflerin beklediği ve hangi adaylara yeniden ulaşılması gerektiği görülebilir.
Hizmet Bedeli ve Tahsilat Takibini Müşteriyle İlişkilendirin
Mali müşavirlik bürolarında aylık hizmet bedellerinin ve özel işlemlere ait ücretlerin takibi de önemli bir süreçtir. BasitCRM’in finans özellikleri kullanılarak müşteriye ait gelir ve ödeme bilgileri kayıt altına alınabilir.
Takip edilebilecek bilgiler arasında şunlar bulunabilir:
- Aylık hizmet bedeli
- Ek hizmet ücretleri
- Ödeme tarihi
- Yapılan tahsilatlar
- Bekleyen bakiye
- Son görüşme tarihi
- Ödeme sözü verilen tarih
- Tahsilatla ilgili açıklamalar
Bu yapı, muhasebe programındaki resmi kayıtların yerine geçmez. Ama hangi müşteriye ödeme hatırlatması yapılacağını ve yapılan görüşmelerin sonucunu takip etmeyi kolaylaştırır.
Excel Yerine Mali Müşavir İş Takip Programı Kullanmanın Avantajları
Excel ile mükellef ve görev listesi hazırlanabilir. Ancak müşteri sayısı ve ekip büyüdükçe aynı dosyanın güncel tutulması zorlaşır. Görüşmeler, görevler, dosyalar ve son tarihler farklı alanlara dağıldığında bütün süreci görmek mümkün olmayabilir.
BasitCRM kullanıldığında:
- Mükellef bilgileri tek müşteri kartında tutulur.
- Evrak talepleri görev olarak takip edilir.
- Görüşme geçmişine ekip tarafından ulaşılabilir.
- Son tarihler takvim üzerinde görüntülenebilir.
- Görevler ilgili personele atanabilir.
- Özel müşteri talepleri ayrı olarak yönetilebilir.
- Teklif ve yeni müşteri süreci takip edilebilir.
- Tahsilat görüşmeleri kayıt altında tutulabilir.
- Tamamlanan ve geciken görevler kontrol edilebilir.
- Mobil uyumlu yapı sayesinde ofis dışında da erişim sağlanabilir.
Excel çoğunlukla bir liste sunarken CRM, müşteri ile yapılacak işi, sorumluyu, tarihi ve görüşme geçmişini aynı süreçte birleştirir.
BasitCRM Muhasebe Programı mıdır?
BasitCRM bir muhasebe veya beyanname gönderim programı değildir. Defter kayıtlarının tutulması, beyannamelerin hesaplanması, bordro hazırlanması veya resmi kurumlara veri gönderilmesi için kullanılan mali müşavirlik yazılımlarının yerini almaz.
BasitCRM’in kullanım amacı; mükellef ilişkilerini, evrak taleplerini, büro içi görevleri, özel işleri, teklifleri, görüşmeleri ve son tarihleri takip etmektir. Mevcut muhasebe programının yanında müşteri ve iş yönetimi çözümü olarak kullanılabilir.
Bu ayrım, mali müşavirlik bürosunun hem teknik muhasebe işlemlerini hem de günlük operasyonunu daha düzenli yönetmesini sağlar.
Sık Sorulan Sorular
Mali müşavir müşteri takip programı nedir?
Mali müşavir müşteri takip programı; mükellef bilgilerini, görüşme notlarını, beklenen evrakları, yapılacak görevleri ve son tarihleri tek sistemde yönetmeyi sağlayan yazılımdır.
BasitCRM’de evrak takibi yapılabilir mi?
Evet. Mükelleften beklenen evraklar görev olarak kaydedilebilir, ilgili çalışana atanabilir ve teslim tarihi belirlenebilir. Gönderilen dosyalar ve ilgili notlar müşteri kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Beyanname tarihleri takip edilebilir mi?
Büro tarafından belirlenen kontrol, hazırlık, onay ve gönderim tarihleri görev ve takvim üzerinde takip edilebilir. Güncel resmi tarihler ilgili kurumların duyurularına göre sisteme eklenmelidir.
Görevler çalışanlara atanabilir mi?
Evet. Her görev ilgili personele atanabilir. Böylece hangi mükellefin hangi işleminden kimin sorumlu olduğu görülebilir.
BasitCRM muhasebe programının yerine geçer mi?
Hayır. BasitCRM muhasebe hesaplaması veya resmi beyanname gönderimi yapan bir yazılım değildir. Mevcut muhasebe programının yanında müşteri, evrak ve iş takibi için kullanılır.
Hizmet ödemeleri takip edilebilir mi?
Aylık hizmet bedelleri, ek hizmet ücretleri, yapılan tahsilatlar ve bekleyen ödemeler müşteriyle ilişkilendirilerek takip edilebilir.
BasitCRM telefondan kullanılabilir mi?
BasitCRM mobil uyumludur. Müşteri, görev, takvim ve görüşme bilgilerine telefon, tablet veya bilgisayar üzerinden ulaşılabilir.
BasitCRM ücretsiz denenebilir mi?
Evet. BasitCRM’i 14 gün ücretsiz deneyerek mali müşavirlik büronuzun iş akışına uygunluğunu görebilirsiniz.
Mükellef, Evrak ve Görev Takibini BasitCRM ile Düzenleyin
Mükellef bilgileri farklı Excel dosyalarında, evrak talepleri WhatsApp konuşmalarında ve son tarihler çalışanların kişisel notlarında tutuluyorsa büro içi işleri kontrol etmek zorlaşır. Küçük bir iletişim kopukluğu bile evrakın geç gelmesine veya önemli bir görevin unutulmasına neden olabilir.
BasitCRM mali müşavir müşteri ve iş takip programı ile mükellef bilgilerini, görüşmeleri, evrak taleplerini, görevleri, teklifleri ve son tarihleri tek panelde toplayabilirsiniz. Türkçe ve sade arayüzü sayesinde ekip üyeleri karmaşık bir öğrenme sürecine ihtiyaç duymadan sistemi kullanmaya başlayabilir.
BasitCRM’de ücretsiz hesabınızı oluşturarak sistemi 14 gün deneyebilir, mali müşavirlik büronuzun müşteri ve iş takibini daha kontrollü hâle getirebilirsiniz.
