BasitCRM; rent a car firmalarının müşteri bilgilerini, araç rezervasyonlarını, kiralama tarihlerini, sözleşmeleri, ödeme durumlarını ve teslim süreçlerini tek panel üzerinden yönetmesini sağlayan özelleştirilebilir müşteri takip programıdır. Telefon, WhatsApp, Excel dosyaları ve kağıt notlar arasında dağınık kalan kiralama süreçlerini daha düzenli hale getirebilir, hangi aracın hangi tarihlerde müsait olduğunu ve hangi müşteriye kiralandığını kolayca takip edebilirsiniz.
Araç kiralama sektöründe hızlı yanıt vermek, doğru aracı doğru tarihte müşteriye ayırmak ve kiralama sürecini eksiksiz kayıt altına almak önemlidir. Aynı araç için çakışan rezervasyon oluşturulması, teslim tarihinin unutulması, ödeme bilgisinin kaybolması veya müşterinin önceki kiralama geçmişine ulaşılamaması hem maddi kayba hem de müşteri memnuniyetsizliğine yol açabilir.
BasitCRM, rent a car işletmelerinin müşteri, rezervasyon, araç, sözleşme ve tahsilat süreçlerini merkezi bir sistem üzerinden yönetmesine yardımcı olur.
Rent a Car Firmaları Neden Takip Programına İhtiyaç Duyar?
Rent a car firmalarında günlük operasyon yalnızca aracı teslim etmekten ibaret değildir. Rezervasyon talebinin alınması, uygun aracın belirlenmesi, fiyat teklifinin verilmesi, müşteri bilgilerinin kaydedilmesi, sözleşmenin hazırlanması, ödemenin takip edilmesi ve aracın zamanında teslim alınması gerekir.
Araç sayısı ve rezervasyon yoğunluğu arttıkça şu sorulara hızlı yanıt vermek zorlaşabilir:
- Hangi araç hangi tarihlerde müsait?
- Rezervasyon kesinleşti mi?
- Müşteri kapora ödedi mi?
- Araç müşteriye ne zaman teslim edilecek?
- İade tarihi ne zaman?
- Kiralama süresi uzatıldı mı?
- Müşterinin önceki kiralama geçmişi var mı?
- Araç tesliminde yakıt seviyesi neydi?
- Araçta mevcut hasar bulunuyor muydu?
- Ödeme tamamen alındı mı?
- Geciken araç teslimi var mı?
- Hangi rezervasyon iptal edildi?
Bu bilgilerin farklı dosyalarda veya çalışanların telefonlarında tutulması operasyonun kontrol edilmesini zorlaştırır. Rent a car müşteri takip programı sayesinde tüm süreçler tek bir müşteri ve rezervasyon kaydı altında toplanabilir.
Müşteri Bilgilerini Tek Panelde Toplayın
Araç kiralama işlemlerinde müşteriye ait çok sayıda bilginin kayıt altına alınması gerekir. Müşterinin yalnızca adı ve telefon numarası yeterli değildir. Kimlik bilgileri, ehliyet durumu, adresi, rezervasyon geçmişi ve ödeme bilgileri de düzenli biçimde tutulmalıdır.
BasitCRM içerisinde müşteriler için şu bilgiler kaydedilebilir:
- Ad ve soyad
- Telefon numarası
- E-posta adresi
- Kimlik veya pasaport bilgisi
- Ehliyet sınıfı
- Ehliyet veriliş tarihi
- Doğum tarihi
- Adres bilgisi
- Firma adı
- Vergi bilgileri
- Önceki kiralama kayıtları
- Müşteri notları
- Ödeme geçmişi
- Kara liste veya özel uyarı notu
Müşteri yeniden araç kiralamak istediğinde eski kayıtlarına hızlıca ulaşılabilir. Daha önce hangi aracı kiraladığı, ödemesini zamanında yapıp yapmadığı ve teslim sürecinde sorun yaşanıp yaşanmadığı görülebilir.
Rezervasyon Taleplerini Düzenli Takip Edin
Rent a car firmalarına rezervasyon talepleri telefon, WhatsApp, web sitesi, sosyal medya, e-posta veya fiziksel ofis üzerinden gelebilir. Yoğun dönemlerde bu taleplerin bir bölümü unutulabilir veya yanlış tarihlerle kaydedilebilir.
BasitCRM üzerinde her rezervasyon talebi için ayrı bir kayıt oluşturulabilir.
Rezervasyon kaydında şu bilgiler yer alabilir:
- Müşteri adı
- Talep tarihi
- Teslim alma tarihi
- Teslim saati
- İade tarihi
- İade saati
- Araç grubu
- Seçilen araç
- Teslim noktası
- İade noktası
- Günlük kiralama bedeli
- Toplam tutar
- Kapora miktarı
- Kalan ödeme
- Rezervasyon durumu
- Ek hizmetler
- Rezervasyon notu
Rezervasyonlar “yeni talep”, “teklif verildi”, “kapora bekleniyor”, “onaylandı”, “araç teslim edildi”, “tamamlandı” veya “iptal edildi” gibi aşamalarla takip edilebilir.
Araçların Müsaitlik Durumunu Kontrol Edin
Rent a car işletmelerinde en kritik konulardan biri araç müsaitliğidir. Aynı aracın aynı tarih aralığında iki farklı müşteriye ayrılması ciddi operasyon sorunlarına neden olabilir.
BasitCRM üzerinde araçlar kayıt altına alınarak rezervasyonlarla ilişkilendirilebilir.
Araç kartında şu bilgiler tutulabilir:
- Plaka
- Marka
- Model
- Model yılı
- Yakıt tipi
- Vites tipi
- Araç sınıfı
- Renk
- Kilometre
- Günlük kiralama bedeli
- Depozito tutarı
- Sigorta bilgisi
- Kasko bitiş tarihi
- Muayene tarihi
- Bakım tarihi
- Araç durumu
- Şube veya konum
- Araç notları
Araçların rezervasyon tarihleri takvim üzerinden görüntülenebilir. Hangi aracın kirada, rezerve, bakımda veya müsait olduğu daha kolay anlaşılır.
Çakışan Rezervasyonların Önüne Geçin
Manuel rezervasyon sistemlerinde en sık karşılaşılan sorunlardan biri tarih çakışmasıdır. Özellikle yoğun tatil dönemlerinde veya hafta sonlarında aynı araç için birden fazla talep alınabilir.
BasitCRM ile araç ve tarih bilgileri rezervasyon kaydına eklendiğinde mevcut planlama daha net görülebilir. Yeni rezervasyon oluşturulmadan önce aracın ilgili tarihlerde uygun olup olmadığı kontrol edilebilir.
Bu yöntem sayesinde:
- Aynı aracın iki müşteriye ayrılması önlenir.
- Müşteriye son anda araç değişikliği yapılmaz.
- Daha doğru fiyatlandırma yapılır.
- Alternatif araç daha erken sunulur.
- Şube içi iletişim hataları azalır.
Rezervasyon planının merkezi bir panelde tutulması, çalışanların farklı Excel dosyaları kullanmasından kaynaklanan karışıklıkları da azaltır.
Fiyat Tekliflerini ve Kiralama Tutarlarını Takip Edin
Araç kiralama fiyatları sezona, araç grubuna, kiralama süresine, teslim noktasına ve ek hizmetlere göre değişebilir. Müşteriye verilen fiyatın ve teklif kapsamının kayıt altına alınması sonradan yaşanabilecek anlaşmazlıkları önler.
BasitCRM içerisinde fiyat teklifine şu bilgiler eklenebilir:
- Araç veya araç grubu
- Günlük kiralama bedeli
- Kiralama süresi
- Toplam araç bedeli
- Havalimanı teslim ücreti
- Farklı şehirde iade ücreti
- Ek sürücü ücreti
- Bebek koltuğu
- Navigasyon
- Ek kilometre bedeli
- Sigorta paketi
- Depozito
- İndirim
- Genel toplam
Müşteriye hangi tarihte ne kadar fiyat verildiği ve teklifin geçerlilik süresi görülebilir. Teklif verilen ancak rezervasyonu kesinleştirmeyen müşteriler tekrar aranabilir.
Kapora ve Tahsilat Süreçlerini Yönetin
Rent a car rezervasyonlarında müşteriden kapora veya ön ödeme alınabilir. Araç tesliminde kalan bakiye tahsil edilebilir. Bazı durumlarda ek ücretler araç iadesinden sonra netleşebilir.
Ödemelerin yalnızca mesaj veya kağıt not üzerinden takip edilmesi karışıklığa neden olabilir.
BasitCRM ile şu ödeme bilgileri kaydedilebilir:
- Toplam kiralama bedeli
- Kapora tutarı
- Tahsil edilen tutar
- Kalan bakiye
- Depozito
- Ödeme tarihi
- Ödeme yöntemi
- Tahsilatı yapan çalışan
- İade edilecek depozito
- Ek ücretler
- Fatura durumu
- Ödeme notu
Ödeme bekleyen rezervasyonlar filtrelenerek görüntülenebilir. Böylece eksik tahsilatlar ve unutulan kaporalar daha kolay kontrol edilir.
Araç Teslim ve İade Süreçlerini Kayıt Altına Alın
Araç teslimi sırasında yalnızca anahtarın müşteriye verilmesi yeterli değildir. Aracın kilometresi, yakıt seviyesi, mevcut hasarları ve teslim saati kayıt altına alınmalıdır.
Teslim kaydında şu bilgiler tutulabilir:
- Teslim tarihi ve saati
- Teslim yeri
- Aracın kilometresi
- Yakıt seviyesi
- Mevcut çizik veya hasarlar
- Araç içi ekipmanlar
- Teslim eden çalışan
- Müşteriye verilen belgeler
- Depozito durumu
- Ek açıklamalar
Araç iade edildiğinde de yeni kilometre, yakıt seviyesi, iade saati ve yeni hasar durumu kaydedilebilir.
Bu bilgiler müşteriye ait rezervasyon geçmişinde saklanarak ileride yaşanabilecek uyuşmazlıklarda kontrol edilebilir.
Geciken Araç İadelerini Takip Edin
Araçların planlanan tarihte teslim edilmemesi sonraki rezervasyonları doğrudan etkileyebilir. Bir aracın birkaç saat veya bir gün geç teslim edilmesi başka bir müşteriye verilen rezervasyonun aksamasına neden olabilir.
BasitCRM üzerinde iade tarihi yaklaşan veya iade süresi geçen rezervasyonlar listelenebilir.
Geciken işlemler için şu kayıtlar tutulabilir:
- Planlanan iade tarihi
- Gerçek iade tarihi
- Gecikme süresi
- Müşteriyle yapılan görüşme
- Ek ücret
- Yeni iade sözü
- Sonraki rezervasyon durumu
Bu sayede araç teslim süresi dolmadan müşteriye hatırlatma yapılabilir. Gecikme durumunda alternatif araç planlaması daha erken başlatılabilir.
Kiralama Süresi Uzatma Taleplerini Yönetin
Müşteriler kiralama devam ederken süre uzatma talebinde bulunabilir. Ancak aracın sonraki günlerde başka bir rezervasyonu varsa uzatma işlemi dikkatli yapılmalıdır.
BasitCRM ile müşterinin mevcut rezervasyonu açılarak yeni iade tarihi kaydedilebilir. Uzatma yapılmadan önce aracın sonraki rezervasyonları kontrol edilebilir.
Süre uzatma kaydında şu bilgiler yer alabilir:
- Eski iade tarihi
- Yeni iade tarihi
- Uzatılan gün sayısı
- Ek kiralama bedeli
- Ek ödeme durumu
- Müşteri onayı
- Sonraki rezervasyona etkisi
Böylece sözlü olarak yapılan süre uzatmaları kayıt dışı kalmaz.
Sözleşme ve Belge Süreçlerini Düzenleyin
Araç kiralama işlemlerinde sözleşme, kimlik, ehliyet, ödeme belgesi ve araç teslim formu gibi çeşitli dokümanlar kullanılabilir.
BasitCRM içinde müşteriye veya rezervasyona ait belge açıklamaları ve sözleşme bilgileri tutulabilir.
Takip edilebilecek bilgiler şunlardır:
- Sözleşme numarası
- Sözleşme tarihi
- Kiralama başlangıcı
- Kiralama bitişi
- Ek sürücü bilgisi
- Depozito koşulu
- Kilometre sınırı
- Yakıt politikası
- Sigorta kapsamı
- Özel kiralama şartları
- Sözleşme durumu
Bu yapı sayesinde hangi rezervasyonun sözleşmesinin hazırlandığı ve hangi belgelerin eksik olduğu görülebilir.
Kurumsal Müşteri ve Uzun Dönem Kiralamalarını Takip Edin
Bazı rent a car firmaları bireysel kiralama yanında şirketlere uzun dönem araç kiralama hizmeti verir. Kurumsal müşterilerde sözleşme, aylık ödeme, araç değişimi ve bakım takibi daha kapsamlıdır.
BasitCRM ile kurumsal müşteriler için şu bilgiler kaydedilebilir:
- Firma adı
- Yetkili kişi
- Vergi bilgileri
- Kiralanan araçlar
- Sözleşme başlangıç tarihi
- Sözleşme bitiş tarihi
- Aylık kira bedeli
- Fatura günü
- Ödeme vadesi
- Kilometre sınırı
- Bakım sorumluluğu
- Lastik değişim durumu
- İkame araç şartı
- Sözleşme yenileme tarihi
Sözleşmesi bitmek üzere olan kurumsal müşteriler listelenerek yenileme görüşmeleri zamanında yapılabilir.
Araç Bakım ve Resmi Tarihlerini Takip Edin
Araçların yalnızca rezervasyon durumunun değil, teknik ve resmi süreçlerinin de takip edilmesi gerekir. Bakımı geciken veya muayene süresi dolan bir aracın kiralamaya verilmesi risk oluşturabilir.
BasitCRM içerisinde araçlara ait önemli tarihler kaydedilebilir:
- Periyodik bakım tarihi
- Yağ değişimi
- Lastik değişimi
- Muayene bitiş tarihi
- Trafik sigortası
- Kasko bitiş tarihi
- Egzoz muayenesi
- Vergi ödeme tarihi
- Hasar onarım süreci
- Serviste kalma süresi
Bakımda olan araçların durumu “müsait” yerine “serviste” olarak işaretlenebilir. Böylece rezervasyon planında yanlışlıkla müşteriye sunulması önlenebilir.
WhatsApp ve Telefon Görüşmelerini Kaydedin
Rent a car müşterileri çoğunlukla telefon ve WhatsApp üzerinden iletişim kurar. Müşterinin talep ettiği araç, fiyat bilgisi ve teslim noktası mesajlarda kalırsa diğer çalışanlar süreci göremeyebilir.
BasitCRM müşteri kaydına kısa görüşme notları eklenebilir:
- Müşteri otomatik vites araç istedi.
- Havalimanından teslim alacak.
- Bebek koltuğu talep etti.
- Kaporayı akşam gönderecek.
- Rezervasyon tarihini bir gün erteledi.
- Kiralama süresini uzatmak istiyor.
- Aracı farklı şehirde iade edecek.
Bu notlar sayesinde müşterinin talebi ekip içinde kaybolmaz.
Eski Müşterilere Yeniden Ulaşın
Daha önce araç kiralayan müşteriler yeni kiralamalar için önemli bir müşteri kitlesidir. Müşterinin geçmiş işlemleri düzenli tutulduğunda yeniden iletişime geçmek daha kolay hale gelir.
BasitCRM içerisinde müşteriler şu kriterlere göre filtrelenebilir:
- Son bir yılda araç kiralayanlar
- Yaz döneminde kiralama yapanlar
- Kurumsal müşteriler
- Uzun dönem kiralama yapanlar
- Havalimanı teslimi tercih edenler
- Belirli araç grubunu kiralayanlar
- Rezervasyonu iptal edilenler
- Teklif alıp rezervasyon yapmayanlar
Yoğun sezon öncesinde eski müşterilere kampanya veya müsaitlik bilgisi verilebilir.
Excel ile Rent a Car Takibi Yeterli mi?
Az sayıda araç ve rezervasyonla çalışan işletmeler başlangıçta Excel kullanabilir. Ancak araç sayısı ve kiralama yoğunluğu arttıkça Excel yetersiz kalabilir.
Excel kullanımında sık karşılaşılan sorunlar şunlardır:
- Rezervasyon tarihlerinin çakışması
- Aynı müşterinin birden fazla kaydedilmesi
- Güncel dosyanın karışması
- Araç durumlarının anlık görülememesi
- Ödeme bilgilerinin ayrı dosyada tutulması
- Geciken iadelerin gözden kaçması
- Çalışanların farklı takip yöntemleri kullanması
- Müşteri geçmişine hızlı ulaşılamaması
- Bakım tarihlerinin unutulması
- Yetkilendirme yapılamaması
BasitCRM, müşteri, rezervasyon, araç, görev ve finans kayıtlarını birbiriyle bağlantılı biçimde yönetmenize yardımcı olur.
BasitCRM Rent a Car Firmalarına Nasıl Uyarlanır?
Her rent a car firmasının çalışma sistemi aynı değildir. Bazı işletmeler günlük kiralama yaparken bazıları uzun dönem araç kiralama hizmetine odaklanır. Havalimanında hizmet veren firmaların süreçleriyle şehir içi kiralama yapan işletmelerin ihtiyaçları farklı olabilir.
BasitCRM, firmanın çalışma biçimine göre özelleştirilebilir.
Rent a car firmaları için şu özel alanlar oluşturulabilir:
- Araç grubu
- Plaka
- Teslim tarihi
- İade tarihi
- Teslim noktası
- İade noktası
- Kapora tutarı
- Depozito
- Kilometre sınırı
- Yakıt seviyesi
- Ek sürücü
- Bebek koltuğu
- Rezervasyon kaynağı
- Sözleşme numarası
- Ödeme durumu
- Araç teslim durumu
Kullanılmayan alanlar kaldırılabilir, yeni alanlar eklenebilir. Böylece genel amaçlı bir müşteri takip sistemi yerine rent a car operasyonlarına uygun bir yapı oluşturulabilir.
Rent a Car Takip Programının Sağladığı Avantajlar
BasitCRM kullanımı araç kiralama firmalarına şu avantajları sağlayabilir:
- Müşteri bilgilerini tek panelde toplama
- Rezervasyonları düzenli takip etme
- Araç müsaitliğini kontrol etme
- Çakışan rezervasyonları azaltma
- Kapora ve tahsilat takibi yapma
- Araç teslim ve iade bilgilerini kaydetme
- Geciken iadeleri kontrol etme
- Kiralama uzatma taleplerini yönetme
- Sözleşme süreçlerini takip etme
- Kurumsal müşterileri düzenli yönetme
- Araç bakım tarihlerini hatırlama
- Eski müşterilere yeniden ulaşma
- Ekip içi bilgi kaybını azaltma
- Günlük operasyonu daha planlı yürütme
Araç ve müşteri sayısı arttıkça merkezi bir takip sistemi kullanmanın önemi daha da artar.
Rent a Car Firmanız İçin BasitCRM’i Deneyin
Rezervasyonlar farklı Excel dosyalarında tutuluyor, araç müsaitliği karışıyor, kaporalar unutuluyor veya müşteri geçmişine ulaşmak zorlaşıyorsa araç kiralama süreçlerinizi tek panelde yönetebilirsiniz.
Rent a car firmaları için müşteri ve rezervasyon takip programı BasitCRM ile müşterileri, araçları, rezervasyonları, teslim tarihlerini, sözleşmeleri ve tahsilatları daha düzenli biçimde takip edebilirsiniz.
Firmanızın çalışma sistemine uygun bir takip yapısı oluşturmak, rezervasyon hatalarını azaltmak ve müşteri süreçlerini daha profesyonel yönetmek için BasitCRM ile iletişime geçebilir, sistemi ücretsiz deneyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Rent a car müşteri takip programı nedir?
Rent a car müşteri takip programı; müşteri bilgilerini, araç rezervasyonlarını, kiralama tarihlerini, ödemeleri ve teslim süreçlerini tek sistem üzerinden yönetmeye yardımcı olan yazılımdır.
Araç rezervasyonları BasitCRM ile takip edilebilir mi?
Müşteri, araç, teslim tarihi, iade tarihi, ödeme ve rezervasyon durumu kayıt altına alınabilir. Rezervasyonlar takvim ve liste üzerinden takip edilebilir.
Araçların müsaitlik durumu görülebilir mi?
Araçlar rezervasyonlarla ilişkilendirildiğinde hangi tarihlerde kirada veya müsait olduğu daha kolay kontrol edilebilir.
Kapora ve ödeme takibi yapılabilir mi?
Rezervasyona ait toplam tutar, kapora, kalan bakiye, depozito ve ödeme tarihi kaydedilebilir.
Araç teslim ve iade bilgileri tutulabilir mi?
Teslim ve iade sırasında kilometre, yakıt seviyesi, tarih, saat, hasar ve çalışan bilgileri kayıt altına alınabilir.
Uzun dönem kiralamalar takip edilebilir mi?
Kurumsal müşteri, aylık kira bedeli, sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi, araç ve ödeme bilgileri sistemde saklanabilir.
BasitCRM rent a car firmalarına özel olarak uyarlanabilir mi?
Araç, rezervasyon, teslim, iade, depozito, sözleşme ve ödeme alanları firmanın çalışma biçimine göre özelleştirilebilir.
