Uzun zamandır işlerimi Excel ile yürütmeye çalışıyordum. Müşteri bilgileri, teklif takibi, iş listeleri… Her şey ama her şey bir şekilde o hücrelerin içine sıkışmış durumdaydı. İlk başlarda güzeldi, düzenli gibiydi. Ama iş büyüdükçe, satırlar çoğaldıkça, işler içinden çıkılmaz hale geldi.

Bir müşteriyle ilgili bilgi mi lazım? Hangi dosyadaydı? Son teklif neydi? Kim göndermişti? Cevap hep: “Bakayım, bir saniye…”

Artık bu iş böyle gitmez dedim ve gerçekten Excel yerine ne kullanabileceğimi araştırmaya başladım.

Neden Excel Yetmiyor?

Excel harika bir araç. Bunu kimse inkar edemez. Ama her şeyi onunla yapmaya çalışınca bir süre sonra fark ediyorsun ki aslında çok daha fazlasına ihtiyacın var. Mesela:

• Aynı dosyada birden fazla kişinin düzenleme yapması riskli.

• Mobilde kullanmak eziyet.

• Her şey manuel. Otomasyon yok.

• Takip zor, hataya açık.

Bir gün yanlışlıkla tüm müşterileri başka bir sekmeye kopyalayıp üstüne yazdım. Yedek yoktu. O an karar verdim: Daha profesyonel bir şeye geçmeliyim.

Peki Ne Kullanmalı?

Araştırınca karşıma birkaç farklı alternatif çıktı. Proje yönetim araçları, Google Sheets, Trello gibi görsel panolar… Ama hiçbirisi tam olarak aradığım şey değildi. Ben daha çok müşteri odaklı çalıştığım için, bir CRM sistemi arıyordum aslında ama o zamana kadar CRM’lerin büyük şirketler için olduğunu sanıyordum.

Sonra “küçük işletmeler için CRM” diye arattım. Karşıma BasitCRM diye bir sistem çıktı. Türkçe, sade, uygun fiyatlı ve özellikle benim gibi işi hem sahada hem bilgisayar başında yürütenler için tasarlanmış.

Excel’in Yapamadığı Ne Varsa...

Şimdi şöyle düşün:

• Müşteri bilgileri tek ekranda, filtrelenebilir.

• Teklifler kayıtlı, kim gönderdi, ne zaman, durumu ne? Hepsi görünür.

• Ajanda var, görev atama var, hatırlatma var.

• Hatta mobilde bile kullanabiliyorum. Sabah sahada müşteriye giderken telefonumdan bakıyorum ne zaman ne yapılmış.

Ve en güzeli ne biliyor musun? Kaybolan veri yok. Unutulan müşteri yok. Eksik teklif yok. Her şey sistemli.

Dev bir dönüşüm gibi görünebilir ama aslında sadece basit bir karar: “Bu kadar iş manuel mi yürür?”
Excel'e yıllarca güvenmiş biri olarak söylüyorum, bir yerden sonra bırakmak gerekiyor. Daha verimli, daha düzenli bir alternatif var ve inanın çok fark ediyor.